El Archivo de la Diputación de Zaragoza, después de la migración de la información del anterior sistema OPAC utilizado, implanta la solución MediaSearch para la difusión de sus fondos documentales históricos digitalizados. En primera instancia, se podrá acceder a todo el Archivo del Reino. Este grupo de fondos generados por las instituciones aragonesas incluyen el tracto cronológico situado entre los siglos XIV a XVIII.

Las Cortes, la Diputación y El Justicia de Aragón, eran los órganos representativos y defensores de los intereses del Reino de Aragón frente a la autoridad monárquica ejercida mediante el Consejo Supremo de Aragón, el Lugarteniente General o Virrey, el Gobernador General, la Real Audiencia y la Inquisición. De todas estas instituciones se conserva documentación, en total 2.364 registros, la mayor parte con imágenes incluidas. También se publican los libros de actas del Pleno de la Diputación Provincial de Zaragoza desde sus primeras reuniones en 1837 hasta 1917, con un vaciado de todos los asuntos tratados en ellos que asciende a más de 58.000 registros.

El nuevo portal de acceso a los fondos archivísticos de la DPZ destaca por las importantes novedades en el diseño del buscador/recolector MediaSearch, que lo diferencian de otros proyectos con esta solución que ya han sido implantados.

La principal novedad es una total integración del portal de acceso y búsqueda de los fondos documentales en MediaSearch con la página web corporativa de la Diputación. Ésta integración se ha realizado respetando la imagen corporativa con colores, logos e iconos, imágenes, menú principal y secundario del portal de la diputación y del área específica de Cultura y Patrimonio.  El objetivo de esta integración es ofrecer al usuario una experiencia constante de estar en un mismo lugar, la página web del Archivo de la Diputación, y no ingresar en ninguna herramienta externa ni ajena a él.

Dentro de los componentes, se ha optado por una renovación de la página inicial ofreciendo nuevos elementos que informen al usuario sobre los contenidos que ofrece el portal a modo de información destacada. En este sentido se ofrecen tres apartados:

• Carrusel de documentos destacados, en el que se ofrece la imagen del documento digitalizado y el título del mismo.
• Nube de etiquetas de descriptores geográficos, “lugares”, en los que cada una de las etiquetas está enlazada con los registros que la contienen en su descripción. Al ser el archivo de la diputación, se ha optado por el descriptor geográfico que puede ser de gran interés a usuarios que busquen documentos referidos a una localidad o pueblo concreto de la provincia de Zaragoza.
• Enlaces directos a los fondos, series y tipos documentales que contienen mayor número de documentos. Al seleccionar cada una de éstas entradas, el sistema lanzará una búsqueda interna para mostrar al usuario los documentos pertenecientes a la respectiva agrupación documental.

Otras características a destacar del nuevo MediaSearch:

• La profundización y mejora de las funcionalidades relacionadas con entornos “OPAC”, cada vez más tendentes a la tecnología 2.0 (etiquetado social, valoraciones, ranking de popularidad,…)
• Herramientas para mejorar la búsqueda y navegación por los resultados: búsqueda facetada, mejora de las funciones de sugerencias automáticas ante consultas sin resultados, etc.
• Incorporación de listado propio de descriptores.
• Nuevas prestaciones del visor de objetos digitales: trato con la imagen, vistas mosaico y listado, mejor calidad en el visionado de las imágenes.
• Ranking de relevancia

Dentro de las herramientas de búsqueda que se le ofrece al usuario, estarían:

• La búsqueda libre: caja única de búsqueda sobre los principales campos descriptivos y sobre todos los fondos. El usuario puede seleccionar como opciones de la búsqueda: documentos digitalizados o no, o ambos, y la tipología de los mismos.

• La búsqueda avanzada: formulario personalizado donde el usuario podrá realizar búsquedas más exhaustivas y precisas. Destacar la búsqueda por descriptores y la búsqueda en niveles concretos del cuadro de clasificación.

La recuperación de registros llevará a listados, desde los cuales el usuario podrá acceder a la ficha descriptiva de los documentos. Esta ficha descriptiva estará compuesta por sus metadatos así como por los documentos digitalizados (si lo están).

Una vez el usuario se sitúe en la ficha de un documento, podrá descargarse el objeto digital (imagen o pdf) o bien visualizar el documento a pantalla completa con el visor de documentos.

Fruto de la gestión del Archivo de la Diputación con el gestor integral de documentación de archivo Albalá, la Diputación de Zaragoza abre al público una ventana digital para el acceso y la consulta a sus fondos con una herramienta moderna y sofisticada, utilizando última tecnología. Esta herramienta de Baratz, MediaSearch, es una solución amigable e intuitiva para el usuario de fondos documentales y archivos a través de la web, que le permite, por un lado, consultar y encontrar documentos de manera sencilla y ágil, así como el visualizarlos con calidad.

Asimismo, permite al Archivo poder ofrecer un servicio de mayor calidad y deslocalizado a sus usuarios, elevando su nivel de visibilidad al máximo.

MediaSearch es una solución por la que Baratz está apostando y en la que incorporará próximamente importantes novedades, como por ejemplo: espacio de usuario personalizado, función de Agregador/Servidor OAI-PMH, streaming de ficheros digitales (pdf/videos/audios), integración con redes sociales, etc.

MediaSearch es una realidad que trata de acercar al gran público el trabajo archivístico, serio y riguroso, y a veces oscuro y desconocido. Pero a la vez, dando como resultado un portal de contenido histórico documental, asequible, sofisticado y amiga­ble, orientado a toda la ciudadanía.

Desde Baratz nos enorgullecemos de contribuir a esa labor de gestión del conocimiento, en ofrecer un servicio integral de gestión archivística: no sólo en ser capaz de describir, clasificar, organizar y almacenar los documentos de archivos, sino también de difundir.

Eduardo Llona Bilbao

Gerente de Cuentas / Consultor de Proyectos

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