Asistimos a un momento de grandes transformaciones donde absolutamente todo está tomando un nuevo rumbo. Todo está siendo sometido a una profunda transformación: la sociedad, el mercado laboral, las herramientas empleadas, nuestra forma de relacionarnos… y lo que lo está cambiando todo es la tecnología. Vivimos en una nueva revolución, una revolución tecnológica y digital. Es la Era de la transformación digital… y ésta también ha llegado (y de qué manera) al mundo de los Archivos.

Esta transformación digital es un reto y un desafío, pero brinda también una oportunidad de innovación a los archivos y a sus actores. Una oportunidad para tomar el protagonismo en la nueva Administración electrónica que va implantándose, y una oportunidad también en relación a la transparencia, la participación y el papel que se le va otorgando a la ciudadanía.

En el contexto de ésta transformación digital, ponemos de relieve aquellos retos a los que (en nuestra opinión) el sector de Archivos está dando ya o debería de dar respuesta en los próximos años.

Retos a los que dar respuesta desde el sector de los Archivos

1.    Administración electrónica y Archivo electrónico.

Adecuación de la gestión y el funcionamiento de los archivos a las necesidades de la nueva Administración Electrónica. Implantar el archivo electrónico único, del que habla la Ley de Procedimiento Administrativo. Será un camino duro (lo está siendo) pero se están consiguiendo grandes avances gracias a una normas y estándares establecidos por el sector profesional (ENI, e-EMGDE, normas técnicas,…).

2.    Acceso, Transparencia y Gobierno Abierto

Sin duda que es una oportunidad para el sector. Se abre una puerta para dar importancia y relevancia a los archivos. El reto está en ligar y relacionar Transparencia con archivos. Y que sea el personal cualificado que trabaja con los documentos quienes se encarguen de ello: fuera trabas y cuestiones políticas, y que se tenga una verdadera política activa de transparencia. Además es necesario mejorar la calidad de los datos abiertos ofrecidos y demandados, y el acceso a los mismos. Brindar un papel activo en la cultura de la transparencia y del gobierno abierto.

3.    Visibilidad y apertura a la ciudadanía.

Mejorar la calidad del acceso de los ciudadanos a la información custodiada y preservada en los archivos, y buscar nuevas fórmulas de colaboración y participación ciudadana: “centros abiertos”. La tecnología nos da la herramienta para abrir el archivo a los usuarios, ofreciendo soluciones y vías tecnológicas para que los fondos documentales custodiados y preservados sean visibles, accesibles y consultados por el usuario. El archivo ya debe estar visible gracias a la tecnología. No hay excusa para no estar en red de forma proactiva y con el máximo nivel de visibilidad a través del acceso y consulta de los documentos.

4.    Macrovaloración

La transformación digital, la implantación de la Administración electrónica y el nuevo Archivo electrónico único ofrecen una oportunidad para afrontar la revisión del proceso de valoración documental y aprovechar las ventajas que ofrece la macrovaloración. Se deberá realizar una valoración “proactiva” integrada definitivamente en la propia gestión documental (en la fase de creación de los documentos). El tradicional archivero tiene que ver ampliada su área de actuación a toda la gestión documental, que incluye la fase de creación del documento.

5.    Interoperabilidad y reutilización

El tradicional aislamiento del archivo en la gestión documental de las organizaciones ya se ha acabado. Aquel archivo que no esté implicado con el sistema de gestión documental de la organización, estará condenado al fracaso. Es necesaria la interoperabilidad con cualquier sistema mediante el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) o bien mediante otros estándares o protocolos. Y es que compartir y hacer accesibles e interoperables los datos y la documentación es también una vía para compartir y asegurar la disponibilidad.

6.    Nuevo rol profesional

La transformación también afecta al profesional del archivo. Éste debe formar e integrar equipos interdisciplinares: juristas, tecnológos, conservadores, técnicos administrativos,… El profesional del archivo debe liderar estos equipos.

7.    Preservación

Asegurar que los datos y documentos digitales (los cuales son muy vulnerables) podrán ser accesibles y usados a largo plazo en ambientes y entornos técnica y económicamente sostenibles. Asegurar a largo plazo la integridad, autenticidad e inteligibilidad es el gran reto de la documentación electrónica. Preservación que no sólo cubre la documentación derivada de la Administración electrónica sino que también todo el material digitalizado a lo largo de los años.

8.    Cooperación

Interoperabilidad mediante estándares entre instituciones, sistemas, recolectores y repositorios nacionales e internacionales como Europeana, Hispana, APE (Portal de Archivos Europeo), PARES (Portal de Archivos Españoles) de cara al fomento de la difusión de los documentos de archivos. Cooperar y unir fuerzas.

9.    Derechos humanos, memoria y libertades

El archivo debe seguir jugando un papel fundamental en la defensa de los derechos humanos, de las minorías, rescatar la memoria histórica de pueblos y etnias, represaliados,… en la lucha contra la amnesia colectiva que afecta a nuestro pasado reciente o remoto (¡Archívese! de Ramón Alberch Fugueras y José Ramón Cruz Mundet)

Fran Dodero

Jefe de productos de Archivos de Baratz

Imagen superior cortesía de Shutterstock