¿Digitalizar o no digitalizar? Es una de las preguntas que conviene hacerse cuando una biblioteca prepara un proyecto sobre su patrimonio bibliográfico. Aunque digitalizar permite ampliar el acceso a los fondos, el trabajo no consiste únicamente en escanear documentos y crear metadatos. También implica tomar decisiones sobre el tiempo disponible, el presupuesto y la dedicación del personal. Antes de poner en marcha los equipos o establecer un calendario, merece la pena comprobar si alguna de las obras seleccionadas ya ha sido digitalizada por otra institución y puede consultarse en línea.
Esta revisión previa puede evitar que dos instituciones dediquen recursos a hacer el mismo trabajo sin necesidad. Además de ahorrar tiempo y dinero, ayuda a reducir la manipulación de ejemplares originales, algo especialmente importante cuando se trabaja con fondos antiguos o delicados. La cuestión no es descartar automáticamente cualquier obra que ya tenga una copia digital, sino disponer de información suficiente para decidir qué materiales necesitan realmente una nueva digitalización. Como refleja la radiografía de la digitalización del patrimonio bibliográfico en España, conocer qué existe y coordinar esfuerzos entre instituciones ayuda a establecer prioridades y planificar mejor los proyectos.
Para realizar estas comprobaciones, las bibliotecas cuentan con repertorios y agregadores que reúnen contenidos digitales de numerosas instituciones. Plataformas como Hispana, Europeana y BNE Digital facilitan el contraste de títulos y ayudan a identificar materiales que ya están disponibles. Sin embargo, revisar los catálogos y cotejar los resultados puede convertirse en una tarea larga, sobre todo cuando la colección es amplia. En esta Cápsula veremos qué aporta cada uno de estos recursos, por qué conviene consultarlos antes de empezar y cómo Baratz acompaña a las bibliotecas en el análisis y la selección de fondos para que puedan planificar la digitalización con mayor criterio.
Dónde consultar antes de iniciar un proyecto de digitalización
Antes de abordar la digitalización de un fondo bibliográfico o una colección de prensa, conviene contrastar los títulos seleccionados con las principales plataformas de agregación y consulta del patrimonio digital. Para realizar esta comprobación, podemos recurrir a tres recursos que reúnen información sobre materiales digitalizados por distintas instituciones.
1. Hispana
Hispana es el agregador nacional de contenidos digitales del Ministerio de Cultura. Su consulta permite comprobar si alguna biblioteca pública, universitaria o institución autonómica ya ha digitalizado una obra y la ha incorporado a su repositorio institucional. Para ello, reúne información de diferentes repositorios digitales mediante protocolos como OAI-PMH.
2. Europeana
Europeana reúne millones de objetos digitales procedentes de miles de archivos, bibliotecas y museos europeos. Es especialmente útil cuando trabajamos con fondos de proyección internacional o colecciones relacionadas con el patrimonio europeo. Su consulta permite ampliar la búsqueda y localizar materiales digitalizados por instituciones de otros países, así como conocer sus posibilidades de acceso y reutilización.
3. BNE Digital
BNE Digital permite comprobar si determinadas obras históricas ya han sido digitalizadas por la Biblioteca Nacional de España. A través de la Biblioteca Digital Hispánica y la Hemeroteca Digital, podemos localizar monografías antiguas, grabados, periódicos y publicaciones seriadas que ya cuentan con versiones digitales de acceso libre y alta resolución.
Consultar estos tres recursos antes de comenzar nos ayuda a conocer mejor qué materiales están disponibles y a decidir dónde conviene concentrar los esfuerzos de digitalización.
Sostenibilidad, subvenciones y gestión del tiempo
Comprobar qué fondos están ya digitalizados contribuye a la conservación preventiva y a una gestión más eficiente de los recursos disponibles. No solo permite evitar trabajos innecesarios, sino también reducir la manipulación de los documentos originales y aprovechar mejor el presupuesto destinado al proyecto.
Esta revisión también puede resultar importante a la hora de solicitar subvenciones. Entre los aspectos que suelen valorarse en las convocatorias se encuentran la coherencia del proyecto y el interés de los materiales seleccionados. Destinar recursos a digitalizar obras que ya están disponibles, sin una justificación adecuada, puede perjudicar la valoración de la propuesta y reducir sus posibilidades de obtener financiación. Por eso, contar con asesoramiento especializado en proyectos de digitalización puede ayudar a preparar mejor estas solicitudes.
Sin embargo, revisar catálogos, contrastar registros y seleccionar los fondos requiere tiempo. Es una tarea que puede suponer una carga de trabajo considerable para los equipos bibliotecarios, especialmente cuando se trata de colecciones extensas.
Para facilitar este proceso, en Baratz ofrecemos un servicio especializado de cotejo y selección de fondos. Nos encargamos de analizar la colección, detectar títulos que ya han sido digitalizados e identificar aquellos materiales que todavía no lo están. De esta manera, ayudamos a las bibliotecas a reducir el tiempo dedicado a estas comprobaciones y a preparar una propuesta técnica mejor fundamentada ante las comisiones evaluadoras.
El acompañamiento técnico de Baratz desde la planificación
En Baratz entendemos que un proyecto de digitalización comienza mucho antes de poner en marcha un escáner. Por eso, nuestro trabajo no se limita a proporcionar soluciones tecnológicas para la captura de imágenes o la gestión documental. También acompañamos a las bibliotecas en las decisiones que deben tomar durante las primeras fases del proyecto.
Ayudar a revisar las listas de obras candidatas a digitalización y contrastarlas con los repertorios disponibles permite orientar los recursos hacia materiales inéditos, raros o que presentan riesgo de deterioro físico-químico. Así, cada inversión puede aprovecharse mejor y contribuir a ampliar el patrimonio cultural disponible en formato digital.
Si estás preparando un proyecto de digitalización, tienes previsto solicitar una subvención o necesitas apoyo para revisar tu fondo patrimonial, ponte en contacto con nuestro equipo técnico. Estaremos encantados de ayudarte a realizar estas comprobaciones y acompañarte durante la planificación del proyecto.
Luis Fernando Méndez
Documentalista en Baratz
