Con el paso de los años, y de las versiones, AlbaláNET ha ido incorporando una serie de funcionalidades nuevas con el objetivo de satisfacer las necesidades del trabajo archivístico. Algunas dentro del marco legislativo, como la de dar respuesta a la Ley Orgánica de Protección de Datos y otras para responder al cada vez más complejo y variado trabajo con los documentos de archivo.

Estas funcionalidades y novedades han venido marcadas por la necesidad de dar respuesta a un contexto más variado y amplio, tanto funcional como tecnológico, destacando:

• Dar respuesta al trabajo en archivos de oficina/administrativos (abordar no solo al Archivo Histórico, punto de partida de Albalá).
• Dar respuesta a los nuevos soportes: documentos digitales.
• Dar respuesta a nuevas necesidades de  visualización/publicación/difusión de los fondos documentales resguardados.

Entre éstas novedades, en la última versión  AlbalaNET 6.3, destacamos las siguientes:

1. Gestión de la LOPD: Albalá incorpora un conjunto de funcionalidades que permiten aplicar la Ley Orgánica de Protección de Datos en el trabajo con la documentación gestionada. Especificar nivel de LOPD (ninguno, bajo, medio, alto) a:
   • aplicación
   • usuarios
   • expedientes y documentos
   • [El usuario Administrador de LOPD podrá acceder a un interfaz propio para auditar y administrar niveles, accesos, auditoría, etc.]
2. Gestión de Depósitos: gestión de las medidas de los espacios físicos del Archivo en función de las unidades de instalación dadas de alta. Calcula el total de metros lineales ocupados, espacio libre, huecos, gestiona el árbol de signaturas del Archivo, gráficas de espacio utilizado…
3. Marca de Agua: incorporación automática de marca de agua a las imágenes adjuntas a las unidades descriptivas (jpg, png, bmp,..).
4. Campos automáticos: los campos de descripción (metadatos identificativos) podrán hacerse automáticos bien para fechas, para texto o bien para números secuenciales (por ejemplo para el campo “Número de Expediente”).
5. Campos no repetibles: se podrán configurar aquellos campos cuyo contenido no podrá repetirse dentro de un mismo grupo documental (por ejemplo: no repetir el mismo número de expediente dentro de una misma serie documental). El sistema dará un aviso al usuario informándole.
6. Desclasificación LOPD: poder establecer un periodo de tiempo para desclasificar unidades descriptivas que tengan asignada nivel LOPD.
7. Información privada: identificar en la descripción aquellos archivos u objetos digitalizados que no serán públicos y que no se difundirán en la web (opac, MediaSearch).
8. Editor gráfico: Albalá cuenta en su módulo multimedia con un editor gráfico que permite manipular las imágenes (color, brillo, recortar, resaltar, ocultar,…).
9. Integración con DropBox. Configurar el almacenamiento de los objetos digitales (pdf, jpg, tiff, word, html, txt, etc) en la plataforma DropBox como unidad de repositorio de los objetos digitales. Ventajas: mantenimiento, seguridad, disponibilidad,…
10. Integración con MediaSearch: nuevo componente desarrollado que recolecta y publica/difunde en web los fondos digitales destinado al usuario de internet con funcionalidades de la web 2.0 (etiquetado, comentarios, valoración de registros, favoritos,…).

Como conclusión, poner de relieve la compleja realidad de satisfacer a organizaciones tan diversas: archivos municipales, ministeriales, diputaciones, históricos provinciales, consejerías, museos, archivos privados…no sirva esto como excusa sino como desafío. Y próximamente, anunciaremos en qué estamos trabajando ya para la nueva versión.

Fran Dodero

Jefe de productos de Archivos