Como sistema vivo y en constante evolución, Absys avanza de la mano de las bibliotecas para adaptarse a sus necesidades diarias y a los cambios tecnológicos que transforman el entorno bibliotecario. La versión 2.4 introduce mejoras que no solo optimizan la gestión bibliotecaria, sino que también refuerzan la experiencia de los usuarios. Algunas de estas novedades, como el incremento en la seguridad del mOpac o el uso del identificador de volumen en reservas y préstamos, ya se han detallado en anteriores publicaciones. Ahora, nos centraremos en una funcionalidad que mejora el manejo de los contadores de préstamo.

Esta nueva funcionalidad responde a una demanda directa del personal bibliotecario, que había identificado discrepancias entre las políticas de préstamo y su aplicación práctica en versiones anteriores. Con esta mejora, se asegura que los contadores reflejen con mayor precisión las transacciones asociadas a préstamos procedentes de peticiones, eliminando problemas frecuentes que afectaban al funcionamiento habitual del sistema.

Para facilitar su implementación y comprensión, los contadores se han ajustado según el tipo de movimiento que registran, asegurando una gestión más fluida y coherente de la colección. Estas mejoras no solo optimizan la administración de préstamos, sino que también subrayan el compromiso de Absys con la calidad y la eficiencia en el entorno bibliotecario. ¿Quieres saber más sobre cómo estas novedades pueden beneficiar a tu biblioteca?

Gestión de peticiones de préstamo en Absys: Solicitud, devolución y finalización

1. Préstamos procedentes de una petición

En versiones anteriores de Absys, podía surgir una discrepancia en el manejo del contador de peticiones de préstamo. Por ejemplo, si un lector hacía una solicitud de préstamo, ya fuera desde el mOpac o desde el mostrador, el contador de peticiones sumaba una unidad. Sin embargo, cuando el ejemplar solicitado se le prestaba, ese contador restaba automáticamente una unidad. Esto permitía que el lector, aunque ya tuviera ejemplares en uso o pendientes de recibir, pudiera realizar nuevas peticiones, excediendo el límite establecido por la política de préstamo de la biblioteca.

Pongamos un caso práctico: si la política de la biblioteca permite un máximo de 3 peticiones de préstamo simultáneas y un lector tiene 2 peticiones en espera, podría solicitar una tercera. Sin embargo, al convertir una de esas solicitudes en préstamo efectivo, el contador volvía a marcar 2, lo que permitía al lector realizar una nueva petición, llegando en la práctica a tener 4 ejemplares asociados a su cuenta. Esta situación podría ampliarse aún más si el lector tenía tres ejemplares prestados y otros tres en proceso de solicitud, acumulando un total de 6.

Con la nueva actualización de Absys 2.4, este problema queda resuelto. Ahora, el contador de peticiones no restará automáticamente las solicitudes que se conviertan en préstamos hasta más adelante en el proceso. Así, el sistema asegura que el número de peticiones activas coincida con el máximo establecido en la política de la biblioteca. En el ejemplo anterior, el lector que haya recibido uno de sus tres préstamos seguirá registrado con el máximo permitido (3) y no podrá generar nuevas solicitudes hasta que el contador lo permita, garantizando así una gestión más coherente y ajustada a las normas establecidas.

2. Devoluciones procedentes de una petición

En versiones anteriores de Absys, al devolver un ejemplar que había sido solicitado como préstamo, el contador de solicitudes no se actualizaba de inmediato, ya que la reducción se registraba en el momento en que el préstamo era asignado al lector. Esto podía ocasionar confusiones, ya que, mientras el ejemplar estuviera en préstamo, el sistema permitía que el lector generara nuevas solicitudes, incluso si ya había alcanzado el límite establecido en la política de la biblioteca.

Con la nueva actualización, este proceso se ha optimizado. Ahora, el contador de solicitudes de préstamo se ajusta en el momento exacto en que el lector devuelve el ejemplar. Por ejemplo, si un lector tenía tres peticiones activas (dos en espera y una en préstamo), su contador marcaba el máximo permitido, impidiendo nuevas solicitudes. Una vez que devuelve el ejemplar prestado, el contador se actualiza automáticamente a 2, permitiéndole generar una nueva petición acorde con las políticas establecidas.

Este cambio mejora la coherencia y evita situaciones confusas o injustas que podían perjudicar a otros usuarios. Con el nuevo sistema, las peticiones activas siempre se ajustan al límite permitido, garantizando una gestión más clara y eficiente. Además, esta mejora no se limita a este escenario, ya que Absys 2.4 también ha considerado otros aspectos que completan el ciclo de préstamo, como es el siguiente caso.

3. Finalización de peticiones

Hasta ahora hemos visto cómo el contador de solicitudes de préstamo se actualiza al realizar y devolver préstamos. Sin embargo, también es fundamental gestionar los casos en los que una petición no puede ser satisfecha, ya sea por decisión de la biblioteca de origen, la de destino o debido a problemas durante el traslado del ejemplar.

En estos casos, Absys 2.4 introduce un cambio importante: al actualizar el estado de la petición a F – Finalizar, el contador del lector resta automáticamente esa solicitud, permitiéndole realizar una nueva petición sin exceder el límite establecido. Este ajuste aplica a las principales etapas del proceso de préstamo: R – Petición, B – Proceso de búsqueda, T – Tránsito a destino y E – Recibido.

Por ejemplo, si un lector realiza una tercera petición alcanzando el máximo permitido y la biblioteca de origen no encuentra el ejemplar, actualiza el estado de la solicitud a B – Proceso de búsqueda. Si finalmente el ejemplar se declara ilocalizable, la petición pasa al estado F – Finalizar, y el contador del lector se ajusta automáticamente de 3 a 2, liberando una solicitud para otro ejemplar.

Con esta mejora, Absys 2.4 asegura que todas las etapas del proceso de préstamo, incluidas las solicitudes no satisfechas, se gestionen de forma coherente y eficiente. Esto no solo facilita el trabajo del personal bibliotecario, sino que también garantiza una experiencia más justa y sostenible para la comunidad usuaria, manteniendo el equilibrio en el uso del servicio de préstamos.

Antes de llegar al final, cabe recordar que esta es solo una de las novedades incluidas en la versión 2.4 de Absys. Además de las mejoras en la gestión de peticiones, también se han implementado nuevas funcionalidades relacionadas con los permisos de usuarios y se han actualizado diversas tablas del sistema para soportar las posibilidades que ofrece esta versión. Estas mejoras refuerzan el compromiso de Baratz con la innovación y la adaptabilidad a las necesidades de las bibliotecas.

Son muchas las bibliotecas que ya están trabajando satisfactoriamente con Absys 2.4, aprovechando todas las ventajas que esta versión proporciona para optimizar sus procesos. Si tu biblioteca aún no ha dado el paso, esperamos que esta Cápsula te anime a explorar y descubrir todo lo que Absys 2.4 puede ofrecerte.

Enrique Escaño

Técnico de Soporte