Durante los últimos días del mes de junio de 2014 se ha procedido en la Universidad Nebrija a la actualización del SIGB (sistema integrado de gestión bibliotecaria) absysNET a su última versión disponible, la 2.1. Este cambio responde a la necesidad de incorporar algunas de las funcionalidades más interesantes –y perseguidas- aportadas por la misma. El proceso de cambio partió de la propuesta de Baratz de que la Universidad probara la versión para complementar la fase de puesta a prueba, antes de cualquier instalación “oficial” o en producción. Con ánimo de conocer de primera mano sus prestaciones, el Servicio de Biblioteca de la Universidad aceptó el reto y se comprometió a la verificación del funcionamiento de las novedades y servicios añadidos de la nueva versión.

A lo largo de algo más de un mes se probaron las distintas novedades y aquellos servicios para los que había habido algún cambio o adaptación, con el objetivo de respaldar el proceso de prueba al que ya habían sido sometidos en Baratz, pero también para solucionar cualquier problema sobrevenido y/o adaptar los mismos a la instalación particular de la Universidad. Los distintos equipos de trabajo que asumieron las pruebas fueron comunicando sus impresiones acerca del funcionamiento y éxito de los resultados, así como de los problemas surgidos, información con la cual se fue redactando el informe final que sirvió para resolver, en colaboración con el equipo de mantenimiento de Baratz, tales problemas buscando la solución pertinente, pero también para ofrecer, al final del proceso, un compendio de impresiones que radiografiaran el resultado final y promediaran el éxito de la nueva versión que, con bastante holgura, ha pasado el test a que se la sometió.

Los servicios y novedades de esta versión que más motivaban el cambio en la Red de Bibliotecas de la Universidad Nebrija eran, por una parte, la posibilidad de encadenar al fin las desideratas de usuarios finales con los procesos internos de gestión de adquisiciones, que pasaban por la creación de propuestas de compra y generación de pedidos, formando un único proceso ininterrumpido desde la solicitud inicial hasta la recepción final de copias o ejemplares en las sucursales y su paso a proceso técnico. Esta novedad permite que las desideratas no queden aisladas y desconectadas de todo el proceso, facilitando el seguimiento y control de las mismas y la gestión del bibliotecario, todo ello con la debida transparencia para el usuario final.

El otro servicio principal que motivó el cambio fue el de la posibilidad del control de documentos electrónicos, mediante la generación de ejemplares virtuales o electrónicos y la incorporación en absysNET de una nueva identidad para los tipos de ejemplar llamada préstamo electrónico, que determina ya para el sistema la naturaleza de este tipo de ejemplares y su comportamiento a la hora del préstamo o descarga. El control de licencias con DRM u otra protección para estas copias precisa, sin embargo, de una utilidad o servicio ajenos a absysNET cuya instalación debe ser considerada por cada organización.

Otros servicios añadidos en esta nueva versión incluyen facilitadores de trabajo como la posibilidad de copiar políticas de préstamo o lectores –tarea siempre tediosa- de forma rápida y automática, anular recepciones o cancelaciones equivocadas y otras pequeñas modificaciones interesantes en los módulos de adquisiciones y de catálogo.

En esta versión el OPAC incorpora funcionalidades interesantes que devienen de la lógica de aprovechamiento de los datos que ya existen en el sistema, y cuya explotación hacia fuera parece acertada, como la posibilidad de separar la visión completa de las bibliografías recomendadas –en página aparte- de algunas específicas que pueden destacarse en la página principal del OPAC, el uso potenciado de los filtros –llamados facetas- y el enriquecimiento del servicio de nube de etiquetas con el concepto añadido de términos procedentes de la catalogación del fondo bibliográfico, la publicación de los títulos más prestados y visualizados, la creación de listas personalizadas de resultados en la sesión personal del usuario que pueden grabarse y quedar residentes en su perfil, y una mayor, en general, interacción del sistema con éste, aunque la versión 2.1 sigue adoleciendo en este aspecto de un mayor desarrollo sobre el que algunos bibliotecarios estaremos encantados de ofrecer alguna que otra sugerencia.

Conviene, sin embargo, destacar los esfuerzos hechos en otros aspectos, como se ejemplifica en el acertado desarrollo del servicio de listas de distribución –antes una mera herramienta informativa y de control para el bibliotecario- que ahora permite al usuario final ver en su espacio personal Mi biblioteca si los números de las revistas de su interés están ya disponibles. Una vez dado este paso facilitamos a Baratz el siguiente empujón para hacer este servicio redondo… que el sistema mande notificaciones automáticas al usuario final, perezoso al fin y al cabo para darse los debidos paseos por Mi biblioteca.

Y nuestra enhorabuena, en cualquier caso, por el trabajo continuado en el desarrollo de las nuevas versiones para la mejora y añadido de los servicios de absysNET.

Olga Álvarez y Rafael Jiménez

Servicio de Biblioteca. Universidad Nebrija