La solución Albalá 7 es una aplicación web que permite la gestión integral del Archivo, tanto de los documentos y expedientes en papel como de los electrónicos, generados y custodiados por una organización en el desempeño de sus actividades, garantizando el ingreso, la administración, el almacenamiento, el acceso y la difusión. Albalá aporta el valor añadido de una gestión bajo consolidados e innovadores principios archivísticos y documentales, tanto a nivel nacional como internacional.

Y es que recientemente hemos sacado al mercado un producto innovador y renovado, con una nueva tecnología, con una nueva visión y unas nuevas funcionalidades: Albalá 7. Todo ello manteniendo nuestra filosofía y experiencia archivística acumulada en los más de 30 años que llevamos en el mundo de los archivos y la documentación.

Albalá 7 nace con un doble objetivo. Por un lado renovar la gestión del Archivo Físico con una aplicación más ágil, moderna y sofisticada y por otro lado gestionar la fase de archivo de los documentos y expedientes electrónicos y asegurar su preservación a largo plazo.

Características funcionales, técnicas y novedades de Albalá 7

La solución Albalá 7 facilita la gestión del ciclo vital de la documentación, física y electrónica, en su fase de archivo: oficina, central/intermedio e histórico. Su nueva arquitectura y componentes facilitan la integración con las herramientas de base de la gestión documental administrativa: gestores documentales, gestores de expedientes, aplicaciones de Registro, herramientas de gestión económica…

Su arquitectura modular permite adaptarse a las necesidades de cualquier archivo: Archivo Físico, Archivo Electrónico y Archivo Híbrido: Físico+Electrónico.

Entre sus características funcionales destaca:

• Descripción archivística (ISAD-G e ISAAR-CPF, Neda)
• Estándares: OAIS, MoReq, ISO 15489, EAD, EAC,…)
• Potentes y ágiles métodos de búsqueda y descubrimiento.
• Gestión de consultas en sala.
• Gestión de préstamos.
• Calendarios de conservación.
• Calendarios preservación.
• Gestión de depósitos.
• Gestión de cuadros de clasificación.
• Instrumentos de descripción: guías, inventarios, catálogos, etiquetas,…
• Publicación de fondos documentales digitales (MediaSearch)
• Administración: usuarios y roles, control de accesos, diseño del sistema,…

Entre sus características técnicas destaca que es una aplicación web Java y una plataforma 100% web. Además de la instalación In-House / SaaS, el multirepositorio y la multitenancy.

En cuanto a las novedades de la versión 7 de Albalá destaca el módulo de Archivo Electrónico, las funcionalidades de Preservación Digital, la plataforma de ingreso o ingesta de expedientes y documentos (ENI), el visor multimedia alta resolución, la nueva interfaz unificada para distintos roles (administrador, archivero, oficina, opac), la mejora en la usabilidad y navegabilidad, y el diseño responsive.

El módulo de Archivo Electrónico (ARCE) y MediaSearch

La incorporación del módulo de Archivo Electrónico (ARCE) dota a Albalá del componente necesario para dar satisfacción a los requerimientos actuales de los Archivos y de la Administración, cumpliendo con la normativa vigente, e ingresar y gestionar toda la documentación generada electrónicamente en un único Archivo Electrónico. De esta forma Albala 7 permite la gestión del Archivo Híbrido, gestionando en un único software tanto el Archivo Físico como el Archivo Electrónico.

Y para publicar y difundir los fondos documentales en la web, Albala cuenta con MediaSearch, recolector OAI-PMH integrado automáticamente que permite disponer de un portal web en el que publicar los registros de archivo de forma atractiva y amigable al usuario final.

MediaSearch es una potente herramienta de búsqueda de fácil manejo, capaz de “recolectar” información (metadatos y objetos digitales) de distintos repositorios o fuentes de datos. Permite cosechar el conjunto de metadatos tanto de soluciones de Baratz como de terceros, para difundir los documentos de archivo y sus ficheros digitalizados.

Proporciona además un módulo web 2.0 a través del cual es posible comentar un registro, darle una puntuación, crear etiquetas del mismo, añadirlo al listado de favoritos y compartirlo en las redes sociales. MediaSearch fomenta la publicación del patrimonio y supone una evolución del opac tradicional.

En resumen…

Albalá 7 es una perfecta solución para la gestión integral de documentación de archivo.

El módulo de Archivo Electrónico permite integrar toda la documentación de archivo generada por otras herramientas en un repositorio único y darle el tratamiento adecuado para asegurar su autenticidad, integridad y validez jurídica.

Los módulos de Archivo Físico y Electrónico, junto al de publicación (MediaSearch), permite cubrir todas las necesidades de un Archivo, tanto de gestión y administración de la documentación como la difusión y publicación web de los fondos documentales.

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