El pasado 14 de marzo se cumplió un año desde que en España se decretara el estado de alarma para hacer frente a la expansión de la COVID-19. El Gobierno hizo uso de este mecanismo, previsto en el artículo 116 de la Constitución española, con el fin de garantizar la protección de la salud de los ciudadanos, la contención de la enfermedad y el refuerzo del sistema de salud pública. A día de hoy, seguimos luchando contra este virus y seguimos sufriendo las consecuencias que ha traído esta crisis sanitaria.

Inmersos en plena ola de transformación digital desde hace ya un tiempo, la pandemia ha destacado la importancia de los archivos y los servicios que ofrece, a la ciudadanía y a los trabajadores de las organizaciones para el desempeño de su trabajo, suponiendo una toma de conciencia de la importancia de su digitalización y automatización. Es importante el papel de la digitalización en los archivos, no solo para la conservación de sus fondos, sino para ofrecer un acceso eficiente a todos los usuarios y más en los tiempos que corren.

La importancia de la digitalización en tiempos de COVID: cincos Archivos en tiempos de pandemia

Durante todo este último año, y especialmente durante los duros meses de confinamiento total, muchos Archivos han seguido siendo accesibles y prestando sus servicios, a pesar de que en algunos casos sus sedes físicas han estado cerradas. La digitalización y el contar con herramientas informáticas lo ha hecho posible, puesto que aquellos que tenían sus fondos digitalizados han podido seguir ofreciendo a sus usuarios un servicio durante la pandemia y sus trabajadores han podido seguir desempeñando sus actividades.

Los profesionales del Archivo se han y se están adaptando a las nuevas realidades y a los nuevos modelos de prestación de servicios que la tecnología les permite. Los archiveros son vitales para mantener a la administración, a las instituciones y a las empresas en movimiento con su respaldo documental, aunque sea trabajando desde casa. Se está trabajando en entornos digitales, garantizando al mismo tiempo que los empleados y los responsables de la toma de decisiones puedan continuar para acceder a registros y a datos y así poder mantener las cosas en movimiento.

A continuación os invitamos a conocer el testimonio de algunos de estos profesionales de instituciones que han continuado dando servicio durante toda la pandemia .

1) Archivo del Museo Nacional del Prado

Yolanda Cardito Rollán, archivera del Archivo del Museo Nacional del Prado nos cuenta cómo han vivido este año de pandemia:

«Tras el cierre de nuestras instalaciones en marzo de 2020, nos hemos dedicado a procesos de catalogación y organización de la gestión de documentos principalmente. Las nuevas condiciones laborales de teletrabajo nos obligaron a tener una comunicación con los investigadores a través del Archivo Digital, que durante ese año sumó casi mil registros más. Hemos mantenido una relación más directa con los usuarios a través del correo del personal técnico y en el buzón de consultas archivo@museodelprado.es, desde donde se atendieron 290 solicitudes de información».

«Las condiciones han sido complicadas, hemos intentado atender a todos aquellos investigadores que lo han solicitado facilitando búsquedas y digitalizaciones, en muchos casos nos ha hecho conocerlos más de cerca y estrechar lazos que, muy probablemente, en otra situación, no se hubiera dado. Nuestras instalaciones continúan cerradas al público, el día que podamos recibir investigadores será un gran momento para todos y para nuestra Institución, el trato directo y personal es algo propio de nuestro trabajo y esperamos poder recuperarlo pronto».

«De toda experiencia se saca una parte positiva, en nuestro caso ha sido el poder mantener el servicio abierto tanto para profesionales que necesitan la consulta de nuestros fondos, como a aquellos que llegan a nuestra web de manera accidental y descubren una visión del museo desconocida y que, de no ser por la pandemia, no hubieran descubierto».

2) Archivo de la Real Maestranza de Caballería de Ronda

Francisco Rosales Martín, archivero de la Real Maestranza de Caballería de Ronda nos narra su testimonio sobre este año:

«En nuestro caso concreto se aúnan varios factores positivos, por buscar una parte buena a toda esta situación que estamos viviendo. El COVID, nos cogió diseñando todo un plan de difusión y comunicación en nuestras redes sociales. Buscando una mayor visibilidad y actividad en todos aquellos foros, grupos, comunidades afines a las materias descritas, con la idea de dar a conocer nuestros fondos y configurarnos como un Centro de Documentación e Investigación. Con el confinamiento y el teletrabajo todo este proyecto se desarrolló aún más y la dedicación fue total. El resultado ha sido una mayor presencia en redes, hemos conseguido fidelizar a un número importante de “curiosos” y estamos llegando a un mayor número de usuarios o posibles usuarios de los fondos documentales y bibliográficos. Sobre todo, interesa el perfil de estos investigadores, ya que, si antes nos dedicábamos más a un usuario especialistas, ahora tenemos un público mucho más diverso que va desde el simple aficionado o investigador amateur al especialista en la materia». 

«En consecuencia, las consultas al archivo desde hace un año se han duplicado, además, el servicio de reproducción digital también ha aumentado el número de solicitudes». 

«La consecuencia de todo este proceso es que la digitalización y la actividad en red es fundamental para nuestro centro. En la práctica nos ha llevado a actualizar todos aquellos procesos que muestran al exterior el trabajo de la gestión documental y bibliográfica. Estamos inmersos en la actualización del MediaSearch, que esperemos que nos dé ese punto de calidad a la hora de difundir y ofrecer nuestros fondos».    

3) Archivo de Villa de Madrid

Gloria Donato Blanch, directora del Archivo de Villa nos ha relatado su experiencia en el Archivo durante este pasado 2020:

«Durante la pandemia, la consulta del catálogo online creció muchísimo, facilitando a muchos investigadores el poder seguir su investigación desde casa. Una vez finalizado el confinamiento, aunque pueden venir al Archivo con cita previa, hemos observado también que muchos de ellos ya traen la búsqueda realizada desde su domicilio, lo que agiliza y facilita la investigación in situ».

4) Archivo Municipal de Málaga

María Isabel Vila González, jefa de Servicio del Archivo Histórico y Administrativo Intermedio del Ayuntamiento de Málaga:

«Para hacer un balance del último año, desde el Archivo Municipal diferenciamos dos periodos claves a efectos del trabajo realizado y de las estrategias desplegadas: el confinamiento domiciliario y la reapertura del servicio presencial. A nivel general durante el último año se ha puesto de relieve, más que nunca, la relevancia de poder ofrecer servicios y contenidos digitales a nuestros usuarios e interesados. Tendencia que se sigue manteniendo en auge y desarrollo. Las Nuevas Tecnologías y la Comunicación han sido nuestras principales aliadas. Y en ese sentido, hemos explotado dos elementos esenciales: nuestra página web y nuestras redes sociales. La web del Archivo Municipal de Málaga permite a cualquier interesado acceder a múltiples servicios, incluyendo el acceso a miles de documentos y ejemplares digitalizados del importante Patrimonio Documental y Bibliográfico que conservamos. La presencia de Mediasearch con su estructura de “caja única” ha sido para nosotros una herramienta fundamental».

«Durante el confinamiento pusimos en marcha un proyecto del que nos sentimos especialmente orgullosos “Málaga se queda en casa”. Nuestro objetivo era conseguir guardar la memoria gráfica del confinamiento y conservar para la posteridad las imágenes de un momento de la vida de los ciudadanos de Málaga que pasará, sin duda, a los libros de historia. Para ello pedimos la colaboración ciudadana y la respuesta fue multitudinaria. Recibimos miles de imágenes de particulares, asociaciones o colectivos profesionales, la mayoría de los cuales ya están accesibles a través de nuestra web. Esta iniciativa tuvo un importante impacto mediático y fue emulada por otras instituciones archivística a nivel nacional».

«Respecto a la Sala de Lectura del Archivo Municipal, una vez que se pudo proceder a su reapertura, diseñamos un completo “Protocolo” para garantizar la seguridad tanto de los usuarios como del personal del Archivos: aforo limitado, uso de geles hidro alcohólicos, mascarillas obligatorias, mamparas de seguridad, circuito diferenciado de entrada y salida, cuarentenas de documentos, etc. Además, inauguramos nuestro servicio de “Cita Previa” que ha funcionado muy bien y que pretendemos mantener de forma estable en nuestra estructura de trabajo diaria. Por último, hay que destacar el importante papel que han jugado las redes sociales, las cuales se han convertido en aliadas esenciales en la difusión de nuestras actividades, nuestros servicios y del patrimonio que conservamos y que han sido, también, un nexo de unión continuo, y en una doble dirección, entre nuestros usuarios y el Archivo».

5) Archivo Municipal de Burgos

Yolanda Rodríguez García, directora del Archivo Municipal de Burgos:

«Gracias a nuestro programa de gestión de Archivo, hemos podido atender a los ciudadanos incluso en los momentos más duros. El Archivo no ha parado de resolver las consultas y si estas han disminuido, ha sido por el descenso de actividad en las empresas».

«Durante la etapa del confinamiento de 2020, la actividad del Archivo no se paralizó en ningún momento, la atención a funcionarios se realizó de manera telemática desde el 16 de marzo, y a partir del 17 de abril de manera presencial; la atención a investigadores se realizó de diversas formas: hasta el 17 de abril solo se les pudo enviar documentación que ya estaba digitalizada, a partir del 20 de abril se les atendió telemáticamente y a partir del 4 de mayo se decretó la apertura del Archivo al público. Fue el primer centro municipal que abrió al público con excepción de los servicios esenciales».

«En 2020, la página web del Archivo recibió 39.157 visitas y es interesante destacar el número de entradas en el MediaSearch del Archivo, el cual recibió 174.104 visitas. La presencia del Archivo en las redes sociales no se ha paralizado en ningún momento y ha aumentado el número de seguidores. Hay que tener en cuenta que los  ciudadanos confinados han estado muy activos en redes sociales».

El impulso del teletrabajo

La crisis sanitaria sufrida, y que aún sufrimos, ha provocado la aceleración de dos procesos que han venido para quedarse: uno, la necesidad de implantar el teletrabajo y así poder continuar con la actividad laboral; y dos, la necesidad de contar con herramientas de software para poder llevar a cabo este trabajo, y este trabajo supone tanto el que se hace de puertas hacia dentro como de puertas hacia fuera.. El trabajo online supone un gran cambio cultural. Supone la necesidad de adaptar procedimientos y procesos; y la obligación de acoger herramientas tecnológicas que permitan desempeñar el trabajo tanto presencial como telemático. El Gobierno está apostando por esta modalidad con diferentes medidas en la Administración General del Estado y en diversas empresas.

Baratz posibilita trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento gracias a sus soluciones web, las cuales gestionan, publican y permiten el acceso a un entorno web de la documentación de archivo, generada y custodiada por cualquier organización. Albalá, por su parte, permite administrar, en una única aplicación y repositorio, tanto el Archivo físico como el Archivo electrónico. Por otro lado, la herramienta idónea para  la difusión y el acceso a la documentación del Archivo es MediaSearch, que recolecta la información ubicada en distintos repositorios y bases de datos. Y por último, BKM, el gestor documental de Baratz, para centros de documentación y empresas.

Silvia Santos Collado

Consultora en Marketing y Comunicación Digital en Archivos/ECM

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