Que los archivos son un bien necesario para la sociedad no es ningún secreto. Los archivos preservan, custodian y dan acceso a colecciones documentales y de información para que las sociedades, en general, y las personas, en particular, puedan conocer su pasado y puedan, incluso, vislumbrar su futuro a través de hechos pasados. Ahora bien, ¿cómo recopilar toda la información que hay en la web?… Por suerte la Biblioteca Nacional de España ya se está ocupando de eso.

La Biblioteca Nacional de España a través de su ‘archivo web’ recolecta de manera automatizada los sitios web de España. La finalidad de este archivo web es la preservación y difusión de estos recursos “nacidos digitales” para que puedan servir como herramienta de conocimiento para generaciones presentes y futuras. Hay iniciativas que ya realizan este tipo de recolecciones, como por ejemplo Internet Archive, PADICAT (Patrimonio Digital de Cataluña) o ONDARENET (Archivo del Patrimonio Digital Vasco).

El pasado mes de julio la Biblioteca Nacional de España terminó la primera recolección web del dominio .es. El software de recolección automática recorrió 1,8 millones de dominios y se descargó un total de 460 millones de archivos. El resultado final fue que el 87% de los dominios .es en activo fueron recolectados y el tamaño de la colección a guardar alcanzó los 20 Terabytes. [A tener en cuenta: No se limita la recolección al dominio .es porque hay mucho patrimonio documental fuera de dicho dominio]

Casi todo en esta vida puede ser clasificado y guardado para la posteridad… y si no que se lo pregunten a los archiveros y archiveras. Profesionales que pueden dar fe de que en los archivos uno se puede encontrar casi cualquier cosa. Desde llaves de ataúdes, bastones de concejales, botellas de champán, informes de los más variopintos hasta sudarios de santos. Sin duda que un sinfín de elementos que la mayoría de personas no espera encontrar un archivo y de los cuales, seguro, que quieren conocer su historia y saber cómo llegaron hasta ahí.

El pasado 5 de octubre se volvió a celebrar el día del #AskAnArchivist. Un evento creado por la Society of América Archivists y que trata de acercar el mundo de los archivos a las personas a través de Twitter. El mecanismo es bastante sencillo: cualquier usuario de Twitter lanza una pregunta sobre el mundo de los archivos acompañada con el hashtag #AskAnArchivist y al poco tiempo recibe la respuesta del archivo o archivos que recojan el guante para resolver su duda.

El top 10 de cosas que puedes encontrar en un archivo y que no esperabas

Aprovechando el día #AskAnArchivist, nosotros hicimos la siguiente pregunta: “¿Qué es lo más curioso o destacado que os habéis encontrado en vuestros archivos?”. Además, incluimos en la pregunta la mención a una serie de archivos y profesionales de los cuales nos interesaba conocer su respuesta. Y estas no tardaron en llegar.

¿Qué es lo más curioso o destacado que os habéis encontrado en vuestros archivos? #AskAnArchivist pic.twitter.com/ImU2O9THZT

— Baratz (@grupobaratz) 5 de octubre de 2016

Desde que un documento nace (o se crea) hasta que muere (o se destruye) tiene que pasar por varias fases. Dichas fases lo que vienen a demostrar es la importancia y utilidad de la información que contiene dicho documento tanto para las personas como para las organizaciones que lo generan y que posteriormente preservan, o destruyen.

El archivo electrónico es de gran utilidad, y necesidad, en estos tiempos en los cuales la generación de documentos en formato digital crece de manera constante. Y es que son tiempos en los cuales a los archivos les toca convivir con lo digital y lo analógico (archivos híbridos). También son tiempos, para algunos archivos, en los que se tiende a la digitalización de la documentación analógica para convertirla en documentación electrónica, y tiempos en los cuales tratan de hacer que la nueva documentación nazca ya de manera electrónica (documentos nativos electrónicos) para no tener que digitalizarla posteriormente.

Nuevamente queremos echar mano de una fantástica infografía creada por el Archivo General de la Nación de Colombia en la cual explican las fases y procesos de la gestión documental electrónica. En ella se diferencian tres fases (Planificación documental, Prearchivística y Archivística) que cuentan con una serie de procesos para la gestión documental, como son (y según orden de ejecución): la planificación, valoración, producción, gestión y tramitación, organización, transferencia, disposición de documentos y preservación a largo plazo.