En el transcurso de la vida vamos generando una gran cantidad de información y documentación. Cada vez es más raro ver carpetas llenas de papel con facturas o cartas, o mismamente álbumes fotográficos impresos en nuestras casas. Nuestra vida se torna hacia un mundo digital en el cual el espacio que ocupa nuestra documentación ha pasado de estar en estanterías, cajas y cajones a ocupar gigas y gigas de memoria en discos duros físicos, virtuales, servidores, tarjetas de memoria, memorias USB… y a ver quién se acuerda de los CDs ahora.

Ahora bien, la simple presencia de papel en casa “nos obligaba” a colocar (más o menos) esa documentación para no tenerla por medio y a simple vista, cosa que con la documentación digital puede que hayamos dejado un poco de lado. Somos capaces de guardar grandes cantidades de información y documentación digital sin un orden lógico e incluso dejar la organización para más adelante, teniendo dicha documentación digital dispersa por los distintos medios receptores (correo electrónico, redes sociales, plataformas digitales, memorias internas de dispositivos…). Organización que nunca llega… y de que llega uno se da cuenta de que hubiese sido mejor ir haciendo la clasificación y organización poco a poco.

Porque… ¿cuántas veces hemos querido buscar una fotografía y no la hemos encontrado? ¿Cuántas veces hemos querido revisar la factura de la luz y teníamos todas menos, casualmente, la que nos interesaba?… Situaciones que se pueden dar tanto si la documentación está impresa como si está en digital, lo único es que con la documentación digital la descripción se facilita y la recuperación hace que encontrar lo que buscamos sea cuestión de minutos (y no horas).

Si no se escucha y entiende, puede que no se sepa lo que se necesita. Si no se muestra y enseña, puede que nadie te comprenda. Si no se corrige y avanza, puede que te quedes solo en el camino. Tanto archivos como tecnólogos están llamados a entenderse por el fin común de dotar de tecnología toda la información y documentación que contienen para ponerla a disposición de la sociedad en el presente y en el futuro.

Desde hace años ese entendimiento (matrimonio) entre tecnología y archivos es una realidad. Una unión que suma esfuerzos y refuerza a la sociedad de la información y del conocimiento. Archivos que se deben a organizaciones / personas, tecnología que se debe a esos archivos y por los cuales deben trabajar para ser facilitadores más que lastres en las espaldas de los archivos.

La actitud que tenemos desde Baratz con nuestros clientes es una actitud de escucha y entendimiento. Una actitud en la cual tratamos de mostrar, enseñar y adaptar nuestras soluciones a las necesidades de los archivos. Una actitud en la cual aceptamos nuestros errores, los corregimos y seguimos avanzando por el bien común.

La semana pasada celebramos el II Encuentro de Usuarios de Albalá en la sede de Madrid del Instituto Cervantes. En dicho encuentro nos reunimos con clientes de nuestras soluciones de archivo para mostrarles las novedades y mejoras que podrán disfrutar próximamente y para escuchar cuales son sus necesidades y puntos a mejorar de nuestras plataformas.

Para nosotros el año 2015 fue un año de cambios en el área de Archivos. Año de cambios que se ha traducido en este 2016 en nuestra consolidación y disrupción en los archivos. Hemos hecho una apuesta clara en este sentido y triplicado el personal en el área de Desarrollo. Pensamos que no hay mejor inversión que la orientación hacia el cliente y el tratamiento y dedicación especializada.

Bienvenida de @jrepiso (DG @grupobaratz) a los asistentes del II Encuentro de Usuarios
Albalá… #BTZarchivos pic.twitter.com/mu5gXBU2ed

— Baratz (@grupobaratz) 22 de junio de 2016

Tuvimos la suerte de estar acompañados, y respaldados, por tres magníficos casos de éxito en el Encuentro. Casos de éxito como el del Archivo General del Instituto Cervantes, cuya archivera (Victoria Leyva) manifestó que “trabajando juntos [Instituto Cervantes y Baratz] hemos conseguido cosas que nadie hacía hasta el momento”.

Cuando allá por octubre de 2015 realizamos el I Encuentro de Usuarios de Albalá esperábamos que fuese el primero de muchos… y esa sigue siendo nuestra intención. Para nosotros es muy importante estar cerca de nuestros usuarios y escuchar sus inquietudes sobre su solución tecnológica en archivos.

Hoy queremos anunciaros que el II Encuentro de Usuarios de Albalá ya está a la vuelta de la esquina. Tendrá lugar el próximo día 22 de junio en la sede de Madrid del Instituto Cervantes. En él nos reuniremos con los usuarios de nuestras soluciones de archivo con el fin de seguir informando sobre el plan de desarrollo de nuestros productos y aplicaciones, así como poner en común las tendencias del sector, y conocer y responder a posibles inquietudes.

En dicho encuentro intervendrá Juan Repiso (Director General de Baratz), para dar la bienvenida, contar los objetivos del encuentro y comentar la situación actual del mercado de archivos en España, Fran Dodero (Jefe de productos – Área de Archivo), para presentar el roadmap y las nuevas funcionalidades de los productos Albalá y Arce, y Eduardo Llona (Gerente de Cuentas) para hablar de MediaSearch.

Tras la intervención de Fran el turno será para Ramón Alberch (Director ESAGED) para hablarnos de “Administración Electrónica: los nuevos retos de la ley 39/2015. El documento y expediente electrónico”.

Además se expondrán tres casos de éxito de las soluciones de archivo de Baratz implantadas recientemente y que representan a tres instituciones emblemáticas de distintos ámbitos.

• Archivo General del Instituto Cervantes (Victoria Leyva).
• Archivo Municipal de Burgos (Milagros Moratino)
• Archivo Histórico del Museo del Prado (Yolanda Cardito)