El pasado 27 de noviembre, Baratz participó en las XII Jornadas sobre la Sociedad de la Información en la Administración Local Almeriense, celebradas en Laujar de Andaráx, un bonito pueblo de la Alpujarra almeriense, y promovidas y organizadas por la Diputación de Almería.

El objetivo de estas jornadas es el de reunir a los representantes de las “Entidades Adheridas al Convenio Marco de Cooperación para la Implantación y Mantenimiento de la Red Provincial de Comunicaciones y Servicios de Teleadministración”, para darles a conocer las novedades y la situación actual en el proceso de hacer realidad la administración electrónica en la provincia de Almería.

Es una buena ocasión para evaluar los proyectos de ediciones anteriores, intercambiar experiencias y, sobre todo, informar de las nuevas propuestas para el siguiente ejercicio. La mejor manera de cumplir el propio lema que inspira estas XII Jornadas, Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, es organizar eventos como este, en el que la Diputación informa y convoca a las Entidades Locales para su participación activa.

En un tema tan vigente, necesario y a veces desconocido como es el de la administración electrónica, con todas sus implicaciones internas (hacia la propia Administración) y externas (hacia la comunicación y relación con los ciudadanos a la que sirve), el ser invitado para poder hablar de algo mucho más desconocido aún, como es el archivo electrónico, es muy gratificante. Agradecemos a la Diputación de Almería la oportunidad brindada.

Se habla mucho de simplificar, normalizar y racionalizar los procesos administrativos contando con las actuales tecnologías de la información y de las comunicaciones, para conseguir una administración pública más eficiente y, como en el lema de las jornadas, más transparente y más alineada con los ciudadanos. Hay que contar con una pieza fundamental para lograr esos objetivos: el archivo, que, en el entorno de una administración electrónica, no puede ser también sino Archivo Electrónico.

En las pasadas jornadas internacionales del ICA en Girona (Archivos e Industrias Culturales) tuvieron lugar una serie de encuentros, grupos de trabajo, presentaciones… de muchísimo interés para los profesionales y organizaciones del sector.

Entre estas presentaciones se habló de la experiencia piloto PERPETUA, que a su vez se encuentra dentro de otro proyecto piloto denominado Proyecto Paradís. El objetivo principal del proyecto es la Gestión Documental Integral en todo el Ayuntamiento de Terrassa y el objetivo particular de PERPETUA es la  preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

En dicho proyecto piloto interviene la consultora Kronos como detectora de la necesidad, el Ayuntamiento de Terrassa como receptor del proyecto y del producto, Baratz como empresa con una gran experiencia en el desarrollo del software y conocimiento del mundo de los archivos y su problemática y con la colaboración  ESAGED-UAB y administración puntera en e-documento .

Problemática con la que nos encontramos

Como muchos ya habréis conjugado el verbo sufrir en pasado, presente y algunos lo harán en futuro, nos encontramos con miles de documentos nacidos en formato electrónico y que tenemos que preservar temporal y/o indefinidamente… pero no sabemos ni tenemos un sistema que nos de garantías frente a la pérdida de datos, la legibilidad del documento, acceso al mismo en cualquier momento y la falsificación o repudio de la firma y por extensión del documento.

Además a todo lo anterior hay que sumarle el tener que disponer de un vocabulario de metadatos que nos proporcione información sobre el documento electrónico (y que no heredamos de los documentos físicos), el cambio de transferencia física por la transferencia intelectual (cambio de custodia y responsabilidad; no todas las instituciones optarán por diferentes repertorios), además de la realización de las migraciones de formatos para poder mantener legibles estos documentos (ya no vale con contratar sistemas inteligentes para el control de la humedad o las desinfecciones anuales).

Recientemente BBVA ha hecho público el artículo «El desarrollo de la industria del cloud computing: impactos y transformaciones en marcha» en el cual trata de hacer una aproximación a la industria del cloud computing, haciendo referencia a los beneficios de la misma y la demanda existente en España. También trata de mostrar los retos para el despliegue del cloud computing y la aportación del mismo a la economía.

El consumo de recursos tecnológicos en modo servicio, posible gracias al “cloud computing”, ha supuesto una revolución de la que se benefician tanto los consumidores finales como las empresas públicas y privadas; pero existen restricciones regulatorias que frenan su desarrollo.

El cloud computing consiste, ni más ni menos, en la posibilidad de ofrecer servicios a través de Internet. Dentro del cloud computing se definen tres modelos de servicio, como son: IaaS (Infraestructure as a Service) basado en la provisión de sistemas de hardware, PaaS (Platform as a Service) en el cual se suministra un entorno de desarrollo donde los programadores pueden generar, testear y/o ejecutar sus aplicaciones informáticas y, por último, SaaS (Software as a Service) donde son las aplicaciones finales las que se alojan y ejecutan en una infraestructura física y de aplicación controlada por el proveedor.

El cloud computing ha dado pie a la aparición de nuevas empresas y la adaptación de otras existentes con la finalidad de ofrecer servicios en la nube a sus clientes finales. Es el caso de Baratz, proveedor de servicios SaaS con cualquiera de nuestros productos AbsysNet, AlbalaNet y BKMplus.