Una verdadera Oficina sin papeles no tiene papeles dentro ni fuera de sus paredes

1 julio, 2014 at 08:36

En ocasiones hay una concepción equivocada de lo que es “Oficina Sin Papel”. Son varias las empresas que ofrecen servicios de gestión documental a clientes garantizándoles que les dejarán las oficinas sin ningún documento físico en papel, y hasta ahí todo va bien. Donde viene el equívoco es que ese papel es trasladado a otro lugar y lo que hacen estas empresas es quitar de la vista del cliente los papeles, pero su gestión documental seguirá dependiendo del papel sí o sí. Una oficina que no tenga papeles a la vista no significa que se gestione sin ellos, y por lo tanto ser considerada como “Oficina Sin Papel”.

Desde Baratz no entendemos así a la “Oficina Sin Papel”. Cuando hablamos de ella entendemos que es una organización donde el soporte en papel es historia dando paso al documento electrónico. Desde nuestra empresa fomentamos que gradualmente una organización gestione su negocio sin documentos en papel y que estos pasen a ser documentos en PDF, WORD, o cualquier otro formato electrónico, con validez legal (al tener firma electrónica, garantizar la legibilidad, integridad, autenticidad y accesibilidad) si hiciera falta.

Servidor web, archivo sin papeles

El inconveniente de las empresas que ofertan servicios de “Oficina Sin Papel a la vista” es que la organización sigue siendo dependiente de la necesidad del papel como origen y prueba ante incidencias, conflictos o litigios, lo cual incrementa los costes fijos y crecientes en cuanto a la custodia, conservación, espacio de almacenamiento, destrucción… e incluso la mayoría de ellas aumentan el coste de la digitalización de esos documentos para ser eficiente en la búsqueda, por lo que también se embarcan en la inversión de un Gestor de Documentos Electrónicos. Otros problemas a los cuales se enfrentan estas empresas es qué hacer cuando un proveedor les manda un documento firmado digitalmente, cómo gestionar facturas electrónicas…

Desde Baratz aconsejamos para crear una verdadera Oficina con Gestión Sin Papel hacer una primera inversión… y dejar a un lado (y por lo tanto ahorrándote) todos los costes del papel, impresiones, escáneres, almacenamiento, custodia, destrucción, etc. A medio plazo, e incluso a corto plazo, podrás ver cómo recuperas esa primera inversión y además de ahorrar una buena suma de dinero aumentarás la eficacia y la calidad en la atención de tus clientes y gestión del negocio.

Baratz, un año más, en el «Library Systems Report» de Marshall Breeding

22 abril, 2014 at 08:18

Hace escasos días han salido publicados en la publicación online «American Libraries» nuevos datos sobre los sistemas bibliotecarios en EE.UU., con especial atención (como es habitual) a lo que se está haciendo fuera de sus fronteras, y realizado por Marshall Breeding.

Key resources in the field of Library Automation

Dicho informe destaca la situación del mercado mundial de la automatización bibliotecaria del año 2013, y que cuyo autor viene realizando desde el año 2002, así como las tendencias relativas a los productos estratégicos de tecnología y servicios. En esta ocasión, y como en años anteriores, Baratz es mencionada en el informe:

Baratz, con sede en Madrid, desarrolla Absys y AbsysNET para las bibliotecas, principalmente en las regiones de habla hispana. Es dominante en la mayoría de las regiones y tiene una posición minoritaria en los países vecinos y una creciente presencia en América Latina. Este año la compañía ha completado el desarrollo de AbsysNET 2.1 con mejoras en todos los módulos, incluyendo la expansión de las funciones sociales en su catálogo en línea.

BKMplus, una potente solución para la gestión del conocimiento organizacional

12 marzo, 2014 at 08:28

Baratz pone a disposición de las pymes BKMplus, la solución para la gestión integral de los documentos electrónicos en todo su ciclo de vida. Desde su creación (escaneado, carga manual o automática,…) hasta la conservación a largo plazo (módulo de Preservación).

Con BKMplus cada departamento podrá gestionar sus procesos aportando eficiencia y eficacia en la búsqueda y en la recuperación de documentos y expedientes. Podrá buscar por todo el contenido del documento (PDF, Word, Excel,…) y también podrá buscar por sus metadatos (fecha, departamento, autor, cliente,…) BKMplus elimina el tiempo dedicado a la clasificación de la documentación, encuentra de manera rápida los documentos y controla los procesos de trabajo, asegurando en todo momento su ejecución y el correcto funcionamiento de la organización.

BKMplus es la evolución tecnológica de un gestor documental hacia la gestión del documento/expediente electrónico, siendo uno de sus principales objetivos facilitar el paso de la gestión de la documentación en papel a la electrónica.

BKMplus

BKMplus se fundamenta con las siguientes características:

  • Repositorio centralizado de documentación electrónica.
  • Organización y clasificación automática o manual
  • Gestión de procesos (WorkFlows)
  • Búsqueda y recuperación eficaz de documentos
  • Firma electrónica y sellado de tiempo
  • Gestión de usuarios y control de seguridad
  • Gestión de las publicaciones de los documentos
  • Control de versiones
  • Amplias posibilidades de integración con otras herramientas