Las bibliotecas pueden elaborar listados con información valiosa de AbsysNet. Estos les servirán, por ejemplo, para tener un mayor conocimiento de los ejemplares que poseen, conocer la tipología de sus lectores o saber los préstamos realizados a través del Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria. Y ahora también podrán obtener datos de los registros bibliográficos.

Hace tiempo que nos llegan peticiones para elaborar listados de información bibliográfica con los cuales poder trabajar en Excel (o cualquier hoja de cálculo). Algunas bibliotecas ya conocen la solución que hemos encontrado a través de la visualización en Excel, pero nos ha parecido necesario compartir esta opción de manera abierta y más amplia para que todas la conozcan.

Obtener la información de ejemplares, lectores o préstamos en AbsysNet y pasarla a Excel no es algo muy complicado. Aunque no son listados estándar y hay que adaptarlos a cada cliente a través de una petición a nuestro servicio de Asistencia técnica. Todos estos datos se obtienen de la parte de la base de datos relacional de AbsysNet. Por el contrario, los registros bibliográficos están en una base de datos documental y esto, a priori, dificulta que se pueda sacar la información en formato Excel.

Así, se nos ha planteado un reto: poder exportar información bibliográfica que se pueda tratar desde fuera. Y no nos estamos refiriendo a los clásicos catálogos en los que se puede obtener mucha información de los registros bibliográficos. No. Lo que nos pedís es que podamos exportar el contenido del registro bibliográfico (o partes del mismo) para luego poder trabajar con esa información en una hoja de cálculo. El problema es que estos datos se encuentran en la base de datos documental de AbsysNet y su modo de extracción es diferente. Por eso hemos creado el formato de visualización EXCEL.

¿Qué se puede conseguir?

Exportar información del registro bibliográfico a un fichero de texto y permitir su tratamiento posterior por una hoja de cálculo.

Se puede exportar la totalidad de los campos MARC presentes en el registro bibliográfico o bien solo unos cuantos seleccionados.

¿Para qué se suele solicitar?

Por lo general, para realizar revisiones de la información existente en AbsysNet (cómo está catalogado un campo) o bien para generar informes o documentación para otras personas, pero con un formato que no sea el de los catálogos bibliográficos.

¿Qué no se puede llegar a tener?

Una primera fila con la información del campo a qué corresponde. Si se quiere tener información del campo es necesario introducirla en la celda correspondiente.

Poner una restricción en el propio formato, se trata de un formato de visualización y no de un listado, por lo tanto, las restricciones las realizaremos con la búsqueda en el catálogo.

¿Cómo se hace?

1. Realizar la búsqueda en AbsysNet

2. Seleccionar el icono de exportar documentos

3. Cambiar el formato por defecto al Excel y poner un nombre al fichero

No es necesario indicar los campos que queremos exportar puesto que ya vienen predeterminados por lo que se haya definido en el formato, por lo que podemos dejar por defecto el valor «ALL».

Ya tengo mi fichero de texto, y ahora ¿qué hago con él?

Abrir Excel y el fichero correspondiente, teniendo en cuenta que se trata de un fichero de texto, con extensión .txt.

Lo podemos hacer desde Abrir:

O bien desde datos, Obtener datos externos:

En el siguiente paso seleccionar la opción «Delimitados»:

Y, a continuación, hay que tener en cuenta cuál es el carácter que delimita. Este valor puede variar y al crear el formato se habrá indicado cual se va a utilizar. Es habitual que sea «|» (se obtiene pulsando la tecla AltGr y 1), pero si se ha definido cualquier otro carácter, simplemente poner el que se haya definido.

Si la biblioteca utiliza este carácter para algún tipo de información dentro de los registros habrá problemas con la exportación. Por lo tanto, es conveniente comentárselo al técnico si los resultados no son los deseados. Entonces se podrá ajustar el carácter delimitador a uno que no se encuentre en uso (o duplicándolo).

Y con esto se crean las columnas.

En este ejemplo podemos ver que tenemos el nombre del campo antes del mismo. Es el único lugar en que se puede poner esta información. No es posible mostrarlo en una columna automáticamente.

Aspectos a tener en cuenta

Si no existe información en ese campo, este aparece en blanco. Es especialmente importante recordarlo para los encabezamientos puesto que solo puede haber de un tipo y el resto de columnas en esa fila estarán en blanco.

Recordar que, aunque nosotros seamos capaces de extraer los datos, es decir, la información contenida en AbsysNet, posteriormente habrá que hacer un tratamiento de los datos obtenidos con Excel para ajustarse exactamente a las necesidades de cada instalación y cada momento. Es posible tener diferentes formatos Excel, no estamos limitados a un único formato, así nos podemos adaptar a las diferentes necesidades de la biblioteca.

Espero que la posibilidad de trabajar con Excel abra nuevas perspectivas a la gestión y tratamiento de los datos que se han introducido en AbsysNet.

Almudena Gil Fernández

Técnico de Soporte de Bibliotecas