La relación de la biblioteca pública con los gobernadores y políticos municipales debe ser cercana. El objetivo de la misma es dar a conocer de primera mano tanto las fortalezas como las debilidades de los recursos, servicios y actividades de la biblioteca. En ella se buscará, sobre todo, dar a conocer qué es lo que hace la biblioteca pública, cuáles son los márgenes de mejora y, ¡por qué no decirlo!, la aprobación presupuestaria para contrarrestar los puntos débiles.

Pese a que las bibliotecas públicas son de la ciudadanía, no hay que olvidar que estas dependen de los ayuntamientos y de la asignación presupuestaria anual. En ocasiones considerada una relación de amor-odio, no está de más sacar las dotes de comunicación y de persuasión para la comprensión política dando a conocer qué es la biblioteca pública, qué hace para la ciudadanía y qué podría hacer si contara con más recursos.

Llegados a este punto nos gustaría mostraros la herramienta «Cómo realizar una visita a la biblioteca en persona» publicada por la Oficina de Políticas Públicas y Promoción de ALA para que las personas defensoras de las bibliotecas se reúnan con sus funcionarios electos. Una excelente guía con la que ilustrar tanto a los legisladores como a los responsables de la toma de decisiones el importante impacto que tienen las bibliotecas en las comunidades.

Cómo realizar la visita de un político a la biblioteca

A continuación, se muestran los pasos necesarios para organizar un recorrido político por la biblioteca con éxito. Comentar que algunos puntos han sido modificados al estar enfocados a bibliotecas estadounidenses y así hacerlos igual de útiles para el resto de países.  

1. Programar la visita.

• Busca los enlaces de los sitios web y la información de contacto de los gobernantes y funcionarios electos.
• Ponte en contacto con el político mediante el formulario de contacto del sitio web proporcionado, la dirección de correo electrónico o el formulario de solicitud de comparecencia en un evento, si está disponible. Si tienes una buena relación con político, infórmale de la visita propuesta. En tu mensaje, asegúrate de confirmar que es un elector, menciona el nombre y la ubicación de la biblioteca y describe brevemente el propósito de la visita a la biblioteca.
• Decide si deseas que alguna parte de la visita sea grabada en vídeo y/o fotografiada. Si es así, tendrás que pedir el consentimiento del personal de antemano y dejar claro cómo utilizarás las imágenes.
• Haz el seguimiento necesario hasta que se fije la fecha y la hora. Una vez que se haya concretado, asegúrate de dar instrucciones específicas al político sobre el lugar en el que se encontrará contigo en la biblioteca el día de la visita, por ejemplo, la entrada principal.

Ejemplo de correo electrónico:

Mi nombre es ____, y soy bibliotecario de la (nombre y ubicación de la biblioteca). Como ciudadano, le escribo para invitarle a que me acompañe a una visita en persona a nuestra biblioteca. Nos gustaría mostrarle nuestras instalaciones, así como ofrecerle una visión de todos los servicios dinámicos que ofrecemos a los miembros de nuestra comunidad. Estaremos encantados de recibirle para una breve visita a la hora que mejor le convenga. Con su consentimiento, también nos gustaría grabar una parte de nuestra visita y compartir lo más destacado con nuestros usuarios en nuestro sitio web y en las redes sociales.

Gracias por su consideración. Puede ponerse en contacto conmigo en (facilita la información de contacto).

2. Preparar la visita.

Contenido

Crea un guion o esquema para asegurarte de permanecer concentrado durante la visita.

• Preséntate, presenta la biblioteca y lo que haces.
• Agradece al político y a sus acompañantes su tiempo.
• Muéstrales los alrededores, destacando las personas, los programas y los lugares estratégicos que atraerán a tu visitante VIP, entre otros:
  • Otros miembros del personal (mostrando las oportunidades de trabajo / la cara humana / la dedicación a la biblioteca).
  • Proyectos apoyados por fuentes de financiación.
  • Secciones de la biblioteca que podrían ser de interés para el político, dependiendo de su experiencia: makerspace, programas de alfabetización temprana, centro de asistencia laboral, etc.

Repite el mensaje central de la visita: el deseo de colaboración y la necesidad de recursos continuos para las bibliotecas.

• Deja tiempo para que el político o su personal hagan preguntas.
• Ofrece al político los recursos de la biblioteca (espacio físico para reuniones del ayuntamiento, asistencia para la investigación, etc.) si la biblioteca puede ser de utilidad para ellos, su personal o sus electores.
• Vuelve a darles las gracias y recuérdales que te encantaría seguir trabajando juntos para atender las necesidades de la comunidad mediante servicios bibliotecarios sólidos.

Practica de antemano.

• Familiarízate con los mensajes clave.
• Si tú y la oficina del político han acordado grabar una parte de la visita, ¿quién de tu personal se encargará de filmar? ¿Cuentas con el equipo necesario? Graba una visita de práctica. En la grabación de práctica, ¿cómo es la iluminación, el sonido?

Logística

Cosas importantes a tener en cuenta:

• Haz que un miembro de tu personal reciba al legislador a la entrada, para guiarle hacia el interior y mostrarle por dónde ir. Comunica con antelación a la oficina del legislador el nombre y el número de móvil de esta persona designada con antelación.
• Ten en cuenta el flujo de la visita y el entorno físico. Intenta mantener el tiempo total de la visita a pie al mínimo. Para ser más breve, considera el lugar de la biblioteca en el que comenzará y terminará la visita, y regresa al lugar por el que saldrá el político.
• ¿Quién dirigirá la visita? ¿Estará presente algún otro miembro del personal de la biblioteca? ¿Los miembros de tu personal reflejan la diversidad de la comunidad?
• ¿Qué sabes del político? Investiga sobre ellos antes de la visita. ¿Cómo han apoyado a la biblioteca o bibliotecas? ¿Cuáles son sus principales intereses? ¿Cuál es su alma mater? Haz que la visita sea personal. Revisa sus publicaciones en las redes sociales.
• ¿Cuáles son las principales áreas que te gustaría mostrar al político y su personal, y por qué? ¿Cómo te relacionarás con el político y destacarás lo que tu biblioteca ofrece a la comunidad?
• Recuerda que la visita debe ser breve (intenta que no dure más de 20 minutos, con tiempo para preguntas).

3. Ser el anfitrión de la visita.

4. Dar las gracias.

• Envía un correo electrónico de agradecimiento al político y a su personal inmediatamente después de la visita, y asegúrate de incluir cualquier recurso útil sobre la biblioteca (enlace al sitio web, una tarjeta de visita, etc.) para que tu oficina pueda hacer un seguimiento contigo.

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