MediaSearch es una herramienta que pone a disposición de los usuarios grandes volúmenes de documentación de una manera fácil e intuitiva. Sus herramientas de búsqueda están pensadas para que tanto usuarios sin experiencia en búsquedas documentales como los usuarios expertos e investigadores puedan encontrar la documentación deseada. Por ello, el objetivo principal es que las búsquedas sean sencillas y efectivas.

De esta forma, MediaSearch posibilita el buscar, localizar y consultar la documentación de una forma rápida, y sin ir al Archivo, convirtiendo al acceso web en el método de consumo de la información,  imprescindible actualmente, y en las auténticas salas de consulta de los Archivos y los centros de documentación.

Sin embargo, esta forma de acceder a la documentación supone un cambio en el modelo tradicional y tiene efectos y consecuencias. ¿Ya no vendrán los usuarios al Archivo? ¿Cómo sabré cuantas personas consultan y acceden a la documentación? Es más, ¿tengo usuarios? O cómo sabré también qué consultan, qué les interesa a los usuarios, o si están encontrando la documentación que necesitan. El cambio es significativo. Cuando el usuario (llamémosle investigador o solicitante de documentación) viene al Archivo a consultar o a solicitar una documentación, le ponemos cara, normalmente sabemos su nombre, sabemos qué documentación consulta. Es una actividad y una relación física, presencial y personal. La transformación digital que se está produciendo en los Archivos y Centros de Documentación que disponen de sus fondos documentales digitalizados en la web y permiten su consulta de forma virtual están viendo cómo cambia la relación con su consumidor, con su usuario. Y esto, lógicamente, preocupa…

Afortunadamente, la tecnología también nos da herramientas para responder a preguntas como: cuántos usuarios consultan, desde dónde, desde qué ciudad, desde qué país, qué páginas visitan, desde qué dispositivos consultan, cuantas consultas he recibido el últimos mes, o el último año, cuándo se consulta más el Archivo,… pero también a responder  a preguntas de otra índole como: cuáles son los términos buscados, qué términos son los más buscados, qué documentos son los más consultados y vistos, cuantas descargas se han realizado de un fichero, etc.

MediaSearch ofrece herramientas para responder a todas estas preguntas y conocer a los usuarios que tenemos y su comportamiento. A continuación, explicamos brevemente cómo.

1. Mediante el panel de Administrador

MediaSearch cuenta con un panel de administrador donde además de poder configurar distintos aspectos de la aplicación (recolección, creación de contenidos, diseño, parámetros, etc.), se puede extraer información estadística del uso que hacen de la aplicación los usuarios.

Dispondremos de dos opciones:

1. Estadísticas de acceso: podemos realizar consultas de las ip, usuarios y fechas de acceso a las distintas páginas que componen la web del buscador.

2. Estadísticas de consultas: a través del formulario podemos extraer información sobre las consultas de los usuarios. De gran utilidad es el utilizar una serie de consultas predeterminadas que se incluyen como, por ejemplo: términos más buscados, términos más buscados por usuario, número de visitas por registro, consultas sin registros, etc.

El resultado podemos exportarlo en distintos formatos (pdf, excel, html, xml y word).

2. Mediante la integración con Google Analytics

Existe otro método para poder extraer información sobre el uso y el consumo por parte de los usuarios que acceden al portal web MediaSearch: mediante la integración con la herramienta que Google pone a disposición de los administradores de sitios web: Google Analytics.

Google Analytics es una herramienta de analítica web que nos ofrece información agrupada del tráfico que llega a los sitios web. Es una herramienta que nos permite llevar una estadística de prácticamente todo lo que ocurre en nuestro sitio web, visitas, tiempos, … 

Analytics sirve para saber muchas cosas de nuestro sitio web, entre las que se encuentran:

• Cuántas personas visitan mi web.
• Desde qué sitios web está llegando tráfico a mi sitio (país y ciudad)
• Cuáles son los medios a través de los que llega tráfico a mi sitio (orgánico, referido, mail, social…).

• En qué páginas concretas de mi sitio web se están produciendo visitas.

• Desde qué dispositivo se consulta, sistema operativo, tiempo de permanencia, y un largo etcétera.

Google Analytics te permite comprender cómo usan e interactúan los usuarios en tu Archivo en línea, y descubrir qué funciona y qué no. Con esta información, y con los completos informes y paneles, puedes averiguar qué hacen y tomar medidas para mejorar su experiencia.

La integración de MediaSearch se hace desde el propio panel de administrador de la herramienta. Una vez introducidos los datos necesarios para la configuración, inmediatamente tendremos ya MediaSearch integrado con el servicio de Google.

El siguiente paso será ya el consumir el servicio proporcionado y consultar la información que Google pone a nuestra disposición.

Una vez dentro de Google Analytics, las opciones de obtención de información son innumerables y vamos a poder analizar información detallada del tráfico que genera y el comportamiento de los usuarios y vamos a poder trabajar con varios indicadores que serán muy interesantes para nuestra analítica. En la parte superior derecha podrás observar también un selector de fechas que nos acompañará en estas y otras pantallas, donde podremos ver periodos de tiempo determinados y hacer comparativas.

Conocer a los usuarios y poder obtener esta información de consultas y accesos es de vital importancia, entre otros motivos por:

• saber si el servicio que se está ofreciendo desde el Archivo se está consumiendo, no solamente para justificar una inversión sino para diagnosticar si estamos acertando con el trabajo realizado de difusión y acceso a la documentación.
• valorar la calidad del servicio a los usuarios
• conocer si el trabajo o las políticas realizadas en relación con la difusión y la publicación de la documentación tiene su resultado y contrastarlo con el aumento o la disminución de los usuarios.
• identificar el comportamiento de los usuarios en relación con la documentación: qué consultan.

Fran Dodero

Director del área de Archivos/ECM de Baratz

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