Para aprovechar las ventajas de los sistemas de información modernos, los documentos deben ser convertidos en datos electrónicos.

Esto generalmente es un procedimiento rápido, rendimiento medido por sólo unos pocos minutos por página. Sin embargo, cuando el volumen se multiplica por miles y miles de documentos, las pequeñas diferencias se convierten en importantes.

En la siguiente tabla se muestra cómo organizaciones con soluciones de gestión documental en la fase inicial de captación consiguen una mayor rapidez, una mejor clasificación y categorización de estos datos y mejoran considerablemente la búsqueda en su biblioteca de documentos electrónicos, para encontrar de forma rápida y exacta lo que necesitaban. (Aberdeen Group, February 2012)

Análisis:

• El proceso de capturar la documentación con un sistema de gestión documental instalado supone un ahorro del 22% del tiempo por persona (ver tabla) que luego tenga que trabajar con esta documentación.
• Además estos beneficios se extrapolan a todos los departamentos por los que pasa esta información.
• Con la Incorporación de la Gestión de Procesos en la Gestión Documental en los departamentos, la revisión de la documentación será más rápida, no sólo por el acceso a ella al estar centralizada, sino porque ya contendrá datos que no tendrán que introducirse de forma manual, por lo que se ahorra tiempo en el proceso y en la manipulación de los documentos.
• Mediante técnicas documentales de recuperación y de búsqueda, el acceso a la información es más rápida gracias a tener toda la documentación digitalizada y centralizada.

En Baratz contamos con una solución para la gestión integral del documento electrónico. Gestiona todo su ciclo de vida, tanto en papel como en electrónico, y está perfectamente integrada con el  modelo de negocio de cualquier empresa, es totalmente escalable y permite una implantación gradual para minimizar el rechazo al cambio y se adapta a la política normativa de cualquier organización.

Nuestro gestor documental BKMplus satisface todas las fases del ciclo de vida de un documento. Es capaz de buscar, organizar y recuperar información, gestionar contenidos almacenados en una base de datos documental  y gestionar los procesos de trabajo de toda organización.

Con BKMplus existe una mejora continua en la gestión de la información, aumentado la efectividad  de los trabajadores, reduciendo los costes, aumentando el ROI y mejorando la calidad del servicio ofrecido, así los empleados dedicarán su tiempo a aportar valor a su trabajo dejando a Baratz, por su extensa experiencia, la gestión documental de su negocio.