El pasado 23 y 24 de mayo se celebraron las XIX Jornadas de Archivos Municipales de Madrid, organizadas por el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, y en las cuales Baratz fue uno de los patrocinadores. En dichas jornadas se puso en relieve ante la sociedad del conocimiento la relación entre Gestión Documental Electrónica y la Preservación del Documento Electrónico.

A continuación compartimos las conclusiones a las cuales llegó el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid a través de esta jornada y que podéis consultar en el siguiente enlace: Conclusiones de las XIX Jornadas de Archivos Municipales.

1ª.- Con la aparición de la ley 11/2077 de 22 de junio de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y la legislación de desarrollo que la sigue, queda constatado que la administración electrónica obliga a toda la Administración Española y que  con ella  el concepto de documento ha cambiado sustancialmente. Ahora la electrónica, de ser una herramienta auxiliar, pasa a ser la que soporta de forma inseparable el documento administrativo, que va a ser el documento de archivo. La legislación y las normas internacionales exigen a los gestores de documentos disponer de unos instrumentos que les asignen, desde el inicio de su creación, una serie de datos que hablen de la naturaleza de los mismos. El primer dato para recabar del documento es el tipo; así  lo manda el Esquema Nacional de Interoperabilidad y se dice en todas las normas internacionales de gestión de los documentos y de descripción. Así pues el catálogo de tipos documentales -modelos, prototipos que ha creado la cultura escrita para materializar los documentos- es uno de los instrumentos imprescindibles con los que debe contar un gestor integral de documentos. Los archiveros, como gestores de documentos, somos cooperadores necesarios en la elaboración de este instrumento.

2ª.- Tecnólogos y juristas, habituados a usar lenguajes profesionales en los que las mismas palabras pueden llegar a tener significados distintos, no se comprenden en un primer momento y tienden a defender sus posiciones, pero solo con el concurso del conocimiento de ambos los documentos electrónicos pueden crearse, utilizarse, intercambiarse, difundirse, conservarse y recuperarse en todo tiempo con las condiciones de seguridad e interoperabilidad que garanticen los atributos esenciales del documento de archivo: autenticidad, integridad, fiabilidad, perdurabilidad.

3ª.- Si la función del consultor es asesorar en aquellas cuestiones sobre las que posee un conocimiento especializado, es evidente que el archivero reúne los requisitos necesarios para desarrollar dicha función y que archiveros y gestores documentales son las caras de una misma moneda: el archivero es, sin duda, gestor documental. La consultoría es necesaria para implementar novedades en la gestión,  para analizar procedimientos y para evaluar resultados. Frente a la consultoría externa, más objetiva, la consultoría interna optimiza mejor el conocimiento que se tiene de la propia organización y, cuando esa consultoría interna se hace desde el Archivo, pone en valor al propio Archivo frente al resto de la organización, así pues, el papel del archivero dentro de la Administración tiene que ser proactivo, y las consultoras externas obtendrán resultados más eficaces y efectivos si cuentan con la colaboración de los consultores internos: archiveros-gestores de documentos.

4ª  En la comparación de los sistemas de valoración se ha observado una falta de normalización y coordinación entre las diferentes Administraciones Públicas en lo que respecta a composición de las Comisiones de Valoración, terminología, plazos de conservación y criterios generales, echándose en falta también la publicación de los estudios y las justificaciones que sirven de base a la propia valoración. Es imprescindible la elaboración de una metodología que sirva de modelo para todas las comisiones. En las Comunidades donde se han implantado Sistemas Integrados de Gestión Documental, y donde se contaba con una experiencia consolidada en valoración y selección (existencia de tablas de valoración y calendarios de conservación), ha sido relativamente fácil asumir el proceso de implantación de la Administración electrónica: el archivo está integrado en todos los procesos, los archiveros están muy involucrados en la gestión documental, y el cambio de soportes no va a suponer grandes alteraciones en los tratamientos, ya que se tiene muy clara la idea de que se tienen que aplicar los mismos procesos archivísticos a una documentación que ahora es virtual. Esta constatación pone nuevamente de manifiesto que la valoración, el acceso, la selección y la eliminación han de abordarse en el momento de la creación del documento mediante metadatos para ciclo de vida, acceso, gestión, protección de datos. La existencia de una Comisión de Valoración colegial e interdepartamental a nivel municipal, sirve de respaldo y apoyo al archivero a la hora de establecer la valoración y la posible eliminación de series documentales: las comisiones implican a toda la organización y contribuyen a una visión global de la gestión documental integral de la institución, por lo que es conveniente que en los ayuntamientos creen Comisiones de Valoración en las que la presencia de archiveros y técnicos de las diferentes disciplinas implicadas estén presentes.

5ª.- La gestión documental está en marcha en nuestras Administraciones, pero lo que no se ha tenido en cuenta  es  la preservación del documento. La información digital es efímera por naturaleza, desaparece en periodos cortos de tiempo, por lo que es necesario su revisión periódica para comprobar que sigue existiendo, pues digitalizar y almacenar no es sinónimo de preservar. En la situación actual los tecnólogos todavía no consideran que se va a perder información, que se está perdiendo ya. Los archiveros, que sí somos conscientes de esa necesidad y de la importancia de preservar la memoria, tendremos que seguir insistiendo en la necesidad de aumentar los recursos destinados a la preservación de los documentos  electrónicos,  más allá del mero procedimiento de digitalizar los documentos en papel para transformarlos en documentos virtuales.

6ª La noción de gobierno abierto se está desarrollando como un nuevo paradigma y modelo de relación entre los gobernantes, las administraciones y la sociedad, su alcance tiende a ser global. En muchos sentidos aglutina a un conjunto de prácticas y tendencias de reformas estatales orientadas a transformar de una forma esencial –e irreversible, tal vez- al sector público, su administración y sus productos y las formas de interactuar con la sociedad a la que sirve. Sin duda el Gobierno Abierto (OGP) representa el más claro intento de llevar a cabo iniciativas basadas en los principios de  la  transparencia, la participación ciudadana, el uso de reglas y mecanismos de  accountability (rendir cuentas a nivel de gestión pública) y el uso y acceso de los ciudadanos a las nuevas tecnologías con el fin de incrementar sus capacidades en la gestión de la información y la innovación. Pero para cumplir los requisitos inherentes al Gobierno Abierto y para dar el servicio que la sociedad está demandando se necesitan medios humanos y recursos económicos, que acompañen a una Ley de Transparencia con rango de ley orgánica y un órgano independiente que  la regule.