Las publicaciones periódicas y su gestión son muchas veces un reto para las bibliotecas. Su cronología puede ser de lo más variado, desde diaria hasta una periodicidad imprevisible o inexistente. Podemos tener varias colecciones a la vez de una misma revista, pero con diferente cantidad de números cada una. Absys nos permite trabajar con recursos continuados desde su módulo de Series.

El módulo de Series de Absys nos va a permitir crear colecciones, periodicidades, recibir números, crear textos de numeración, listas de distribución o bien suscripciones de las diferentes revistas que se reciban en la biblioteca. En resumen, gestionar las publicaciones periódicas.

Este módulo cuenta con diferentes partes que están relacionadas entre sí y que en su mayoría son imprescindibles. Así, para poder trabajar con las series es necesario contar como mínimo con:

• Un registro bibliográfico de un recurso continuado.
• Una colección asociada a dicho registro bibliográfico.
• Una cronología asociada a dicha colección.
• Una periodicidad asociada a la cronología.

Además de esto, si queremos, podemos asociar suscripciones a las colecciones para gestionar todo lo relacionado con los pagos y las reclamaciones al proveedor.

Por último otra parametrización voluntaria relacionada con el módulo de Series son los «Textos de numeración», que permiten usar los modelos de texto y mostrar automáticamente, por ejemplo, el mes de publicación.

Desde Soporte Técnico nos hemos encontrado con algunos problemas comunes asociados a la gestión de las publicaciones periódicas, sobre todo cuando hay más de una biblioteca y sucursal en la institución.

Problemas y dudas más comunes con las cronologías del módulo Series de Absys

Una vez que tenemos un registro bibliográfico de una revista, lo siguiente que necesitamos es, como mínimo, una colección y su cronología asociada. Podemos tener más de una colección asociada al mismo registro bibliográfico y, por supuesto, más de una cronología asociada a esa colección. Vamos a ver algunos casos concretos.

¿Cuándo comienza una cronología?

Idealmente con el número 1, pero no siempre nuestra colección comienza en ese número. Si el primer número que tenemos es el 19 y no podemos averiguar cuándo se publicó el número 1, pues nuestra cronología deberá empezar con el número 19.

Esta colección sólo tiene una cronología asociada, que comienza con el número 1 en 1998:

Si podemos conocer los datos del primer número de publicación, deberíamos crear la cronología desde ese número uno, porque nos ahorrará problemas y errores. Aunque esto sería lo ideal, por desgracia no es lo más habitual.

Una vez creada la cronología desde el número 1, o el 19, es necesario generar los números y a continuación podremos recibir aquellos que constan en nuestra biblioteca.

En este ejemplo, como hemos creado la cronología desde el número 1, tenemos a nuestra disposición todos los números que existen desde la creación de la revista, el 04/05/1998 e incluso la aplicación ya tiene previstos los siguientes. Todavía queda un año para 2024, pero la aplicación ya tiene previsto que llegará ese número. Y hemos recibido sólo los números reales que hay en la biblioteca, desde el año 2016 al 2023. El resto pueden quedar como pendientes.

Otro caso puede ser tener una cronología ya creada para otra sucursal desde el número 1, pero como en la nuestra el primer número es el 10 y no queremos visualizar todos los anteriores, la solución más sencilla es usar el campo «Fecha comienzo» con la de nuestro número.

Así en la colección 1615 la fecha de comienzo es la del número 1, 02/01/2012. Mientras en la 1616, la fecha de comienzo es diferente, 02/01/2012.

Al generar los números de esta colección (la 1616), empezarán desde el número 8 y no veremos ninguno de los anteriores.

Si por casualidad nos llegará el número 4, siempre se podría añadir como un número suelto manualmente.

Un caso mucho más común es aquel en que no conocíamos el origen de la revista y nuestro primer número es el 47 de 2012 con el que se inicia nuestra cronología, pero para complicarnos las cosas, nos ha llegado uno del año 2000.

Es anterior al que teníamos, por lo tanto, no lo podemos seleccionar entre los números generados, porque el primer número que tenemos es de 2012.

¿Cómo añado mi número del año 2000? Tengo que crear una nueva cronología, pero cuyo comienzo será el año 2000. Como existe ya una abierta, con la misma fecha de comienzo, no voy a poder crearla sin tocar la que tengo, tendría este aviso:

Puedo mantener abierta la cronología que tenía, pero tengo que crear una nueva con fecha de final que no coincida con la que tenía.

Es necesario cambiar la fecha de comienzo desde la que tenía, 02/01/2012 a la nueva a la que quiero ampliar, 03/01/2000:

Y por último, en el momento de crear la nueva cronología hay que tener en cuenta la fecha en la que comienza la cronología que hay creada. La nueva fecha de fin en esa cronología tiene que ser anterior al 02/01/2012 o sino siempre nos saldrá el mismo mensaje que antes:

Ya existe una cronología para esa fecha.

Tiene que quedar de esta forma:

Y no hay que olvidar el último paso, que es generar esos números o no los veremos nunca en la parte de recepción.

Nos ha quedado así la colección:

¿Hay datos comunes y propios de cada biblioteca y sucursal respecto a las colecciones y cronologías?

Es evidente que cada revista puede tener asociadas más de una colección y de hecho cada sucursal necesita su propia colección para trabajar con ella, pero ¿qué datos de las colecciones son comunes?

Las cronologías son comunes a todas las bibliotecas/sucursales. Por esta razón si cerramos una cronología, el cierre afecta a todas las colecciones. Como estamos trabajando con el ideal de la revista, es evidente que en todas las colecciones el dato de la cronología tiene que ser igual y común.

¿Cuándo debemos cerrar una cronología?

Cuando la periodicidad de la revista haya cambiado.

Si mi revista era anual y pasa a ser mensual, tengo que cerrar la cronología que genera un número cada año y abrir una nueva para generar un número cada mes.

Si la publicación es demasiado irregular, lo más aconsejable es usar simplemente números no previstos cada vez que se reciba uno.

Por esa razón, en el momento de añadir otra colección más, esta tiene ya asociados todos los datos de cronología de la ya existente.

Ahora bien, para que cada colección tenga sus propios números es necesario generar los mismos para cada una de ellas. Si no generamos los números desde la colección correspondiente, no vamos a poder recibir los números porque no existen.

En nuestro ejemplo tenemos dos colecciones. En la colección 1615 se han generado los números y los hemos podido recibir, pero la 1616 aún no los tiene generados y por eso no se pueden recibir.

Lo vamos a ver mejor con unas cuantas imágenes.

No hay números disponibles para recibir      

Desde colecciones no vamos a ver diferencias entre la que tiene los números generados y la que no los tiene.

Será en recepción de números donde veremos la diferencia:

Una vez generados los números de la colección 1616, podremos recibir los que tenga nuestra sucursal, que como hemos comentado no tienen por qué coincidir con lo que haya en otras. En nuestro ejemplo se generarán en ambos casos desde el 4 de mayo de 1998 puesto que la fecha de comienzo es la misma en ambas colecciones.

Si trabajamos en una red y hay más de una colección debemos tener cuidado con lo que vayamos a modificar o eliminar precisamente por estos datos comunes. Si se ha recibido un número de una colección en otra biblioteca, no lo voy a poder eliminar en la mía, aunque esté pendiente.

Por último, recordad que los números de una publicación son los mismos para TODAS las colecciones. De tal forma que, si en una sucursal se elimina un número, no aparecerá en otras sucursales (por ejemplo, un número que no llegó a publicarse). Pero si en una colección falta un número (no se compró, se extravió…) y se intenta eliminar puede suceder que el sistema no lo permita porque ese número SÍ se ha recibido en otra colección, en este caso la primera sucursal podría cambiar el estado a anulado y también podría ocultar ese número (se puede poner una nota de fondos).

El módulo de Series de Absys nos permite llevar un control exhaustivo de nuestras publicaciones periódicas, aunque en el caso de centros con más de una biblioteca y/o sucursal no podemos olvidarnos de este hecho para evitar problemas con los datos comunes de las colecciones al trabajar con los números concretos.

Almudena Gil Fernández

Técnico de Soporte de Bibliotecas

Imagen superior cortesía de Shutterstock