Las bibliotecas suelen tener la tarea rutinaria de notificar a los lectores acerca de la información generada por el sistema, como, por ejemplo, desde los módulos de circulación o adquisiciones. En esta Cápsula, analizaremos las diversas modalidades de comunicación que Absys, el Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria (SIGB), ofrece al personal bibliotecario para simplificar esta tarea informativa.

La comunicación es vital en las bibliotecas, no sólo para difundir los recursos, servicios y actividades, sino también para notificar a los usuarios sobre hechos relevantes en su relación individual con la biblioteca. Un ejemplo común de estos mensajes informativos personalizados son los recordatorios de las fechas de devolución de los materiales prestados, la confirmación de la disponibilidad de reservas y las notificaciones sobre la llegada de material solicitado a otras bibliotecas.

A continuación, detallaremos todas las formas sencillas de comunicación disponibles en Absys. Entre ellas se encuentra el nuevo servicio en la nube de mensajería, Contact, así como la comunicación por llamada telefónica o correo postal. No te pierdas esta información y no dudes en solicitarnos más detalles sobre cómo implementar estas herramientas en tu SIGB.

Los distintos servicios de comunicación que Absys ofrece al personal bibliotecario para simplificar la tarea informativa

Contact by Absys

Baratz ha lanzado un nuevo servicio llamado Contact que permite una comunicación directa entre la biblioteca y sus lectores a través de sus dispositivos móviles para informarles sobre las gestiones relacionadas con su Absys. Estas comunicaciones se envían automáticamente e inmediatamente en la mayoría de los casos, como en el caso de un recibo de préstamo, o se programan para emitir periódicamente. En cualquier caso, la biblioteca no tiene que estar pendiente del envío de las notificaciones que el sistema genera.

Este servicio de mensajería, alojado en la nube, ha sido diseñado específicamente para los clientes de Absys. Desde el propio sistema de gestión bibliotecaria, las bibliotecas podrán enviar información en formato SMS utilizando la plataforma de mensajería proporcionada por Baratz, sin necesidad de recurrir a aplicaciones o servicios externos a Absys.

Desde principios de 2023, Contact se ofrece como un servicio complementario de AbsysNet y AbsysCloud, y se puede activar por suscripción. Las bibliotecas que lo soliciten podrán gestionar fácilmente esta nueva funcionalidad, siempre y cuando cuenten con servidores de sistema operativo Linux, ya que actualmente la integración sólo está disponible para este sistema operativo.

Tanto si el Absys corre en los servidores de la biblioteca (AbsysNet) como si se trata de un Absys alojado y mantenido en la nube de Baratz (AbsysCloud), Contact se gestionará automáticamente para cada instalación, sin que la biblioteca tenga que preocuparse por ninguna tarea, ya que Baratz se encarga de todo.

En cuanto a los requerimientos necesarios para el envío de estos mensajes a través de Absys, es necesario que los lectores tengan completado el campo de «Teléfono móvil» en sus datos de lector. Además, es preciso configurar los modelos de comunicaciones que el cliente necesite para el envío de mensajes por SMS, los cuales se adaptarán según la solicitud del cliente y tendrán un máximo de 140 caracteres para optimizar el consumo.

Con estas condiciones, es posible automatizar el envío de mensajes de texto para que, sin necesidad de que el personal bibliotecario realice ningún proceso, el sistema lance con la frecuencia que se haya determinado aquellas notificaciones que se desean que reciban los lectores en sus dispositivos móviles. Por ejemplo, el sistema puede enviar al instante las notificaciones de las reservas que se hayan activado o, todos los días a una hora determinada, enviar mensajes a aquellos lectores que tengan préstamos con fecha de devolución vencida.

Para conocer más detalles sobre el coste anual de este servicio, es necesario realizar una parametrización inicial y dar de alta el servicio. El volumen de mensajes que se envíen también puede afectar al coste anual. Si desea más información sobre este servicio, no dude en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestras vías habituales de comunicación:

• Correo electrónico: informa@baratz.es
• Sitio web – Contacto: https://www.baratz.es/contacto/
• Soporte técnico: https://www.baratz.es/soporte/

SMS con aplicaciones externas

Existen experiencias previas de bibliotecas que han implementado servicios de notificación vía SMS mediante la utilización de datos de Absys que son procesados por un proveedor externo a través de una pasarela SMTP/SMS.

Como se ha explicado previamente con Contact, es posible programar el envío automatizado de mensajes con una frecuencia establecida, lo que significa que el personal bibliotecario no tiene que preocuparse por enviar manualmente notificaciones a los lectores. También, la implementación de esta funcionalidad de mensajería implica un cierto grado de complejidad adicional, ya que se requiere un desarrollo y parametrización específicos de Absys para que funcione correctamente con la plataforma de mensajería externa elegida. El nivel de complejidad puede variar según el sistema operativo y la plataforma utilizados por cada biblioteca.

El servicio Contact ofrecido por Baratz se diferencia de la experiencia previa en que la biblioteca no necesita contar con un proveedor externo, ya que el servicio se integra directamente en Absys y se aloja en la nube de Baratz.

Correo electrónico

Hasta el momento, Absys brindaba la opción de enviar cartas a los lectores por correo electrónico, y esta característica sigue estando disponible para todas las bibliotecas, incluso para aquellas que adquieran Contact, ya que se trata de utilidades independientes.

Para realizar estas comunicaciones, además de haber proporcionado una dirección de correo electrónico válida en los datos del lector, se deberá marcar la casilla «Utilizar e-mail».

Para enviar las comunicaciones por correo electrónico, es necesario seleccionar la opción «Impresión PDF».

Es importante tener presente que, bajo estas condiciones, el resultado final no será un archivo PDF imprimible.

Correo postal

Aquellas bibliotecas que prefieran o necesiten visualizar o imprimir una copia en papel de sus comunicaciones pueden continuar utilizando el método tradicional de envío por correo postal.

Para seleccionar la opción de envío por correo postal, se recomienda desde la pantalla de «Cartas de lectores» elegir la opción «Enviar a Fichero», guardar el documento y posteriormente imprimir las notificaciones que se deseen incluir en el envío postal.

Cuando se elige esta modalidad, es fundamental tener en cuenta que, si se desea imprimir las cartas en un documento PDF, primero se debe desactivar la opción «Con/Sin correo electrónico».

Llamada telefónica

Muchas bibliotecas prefieren establecer un contacto directo con sus lectores a través del personal bibliotecario, ya que algunos lectores valoran el trato personalizado. Es por eso que, por ejemplo, algunas bibliotecas optan por llamar por teléfono a los lectores para informarles cuando un título reservado ya está disponible.

No obstante, es importante considerar la inversión de recursos humanos y tiempo. Si se opta por llamar por teléfono a los lectores, será necesario consultar sus datos para obtener su número (ya sea fijo o móvil) y realizar llamadas personalizadas a cada uno de ellos. Este proceso puede resultar laborioso y requerir mucho tiempo y esfuerzo por parte del personal de la biblioteca.

Comunicaciones en el opac

Es importante destacar que a través del opac, los lectores pueden comunicarse con la biblioteca y estar al tanto de los mensajes que se hayan dejado en su ficha de lector, así como recibir respuesta a cualquier pregunta o sugerencia que hayan hecho. Además, este medio permite hacer seguimiento de las desideratas que se hayan formulado. En cuanto al módulo de circulación, los lectores pueden recibir información sobre préstamos sobrepasados y el estado de sus reservas.

¿Y por WhatsApp….?

Todo es posible, desde un punto de vista técnico. El principal factor a tener en cuenta es que WhatsApp, a diferencia de los SMS, es un servicio orientado a la conversación y, probablemente, no es la vía más eficiente para una comunicación unidireccional basada en notificaciones. Probablemente, más que de una cuestión técnica, estamos hablando del modelo de servicio que las bibliotecas quieren ofrecer por esta vía. Seguiremos explorando su idoneidad e informaremos oportunamente sobre novedades al respecto.

Por el momento, recomendamos a las bibliotecas que implementen Contact para mejorar el servicio ofrecido a sus usuarios y proporcionar una información más ágil que permita aprovechar al máximo el tiempo de uso de los servicios y optimizar la dedicación del personal. Al hacerlo, se podrán amortizar rápidamente los costos asociados con la gestión de las comunicaciones que se envían a los lectores.

Soledad Domínguez Hernández

Técnico de Formación y Soporte de Bibliotecas

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