Cada avance tecnológico trae consigo una serie de mejoras para la sociedad, pero también una lista de nuevos términos y conceptos ligados al mismo. Dicha terminología llega rápidamente y trata de hacerse un hueco en el día a día de las personas. Eso sí, con distintos grados de asimilación y conocimiento. De ahí que surjan nuevos diccionarios para facilitar el entendimiento de ciertos vocablos, como es el caso del diccionario sobre la administración electrónica elaborado por Miguel Solano Gadea para la Secretaría General de Administración Digital.

El «Diccionario de conceptos y términos de la administración electrónica», como así se llama este documento, es una recopilación de conceptos y términos que engloban lo estrictamente administrativo y la ‘transformación digital ampliada’ incluyendo la que da soporte a la Administración de Justicia, la sociedad de la información, los contratos públicos, la factura electrónica, el servicio de información inmediata, la firma biométrica, los pagos en diferentes modalidades, el teletrabajo y la telepresencia y hasta procesos aun no regulados como redes sociales, voto, obliteración de documentos, documentos sujetos a condiciones de lectura, etc. Además, incluye todo lo relevante de Transparencia y Buen Gobierno, Protección de Datos, Reutilización de Información del Sector Público, Accesibilidad.

El diccionario, en su 6ª edición de octubre de 2020, contiene 8.158 voces entre términos principales y referencias cruzadas, siendo 3.066 las principales y 5.155 las secundarias, remisiones o véase que llevan al lector de su forma de plantear la búsqueda a la acepción normalizada de lo que desea localizar.

Este diccionario, coeditado por el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, está dirigido a todas aquellas personas (tanto expertas como no) interesadas en la administración electrónica (o digital) que necesiten conocer o definir términos técnicos, conceptos, artículos o normas. Por cierto, se puede descargar el «Diccionario de conceptos y términos de la administración electrónica», libre y gratuitamente, tanto en formato PDF como ePub.

Recoge el amplio repertorio de normas que componen el Código de la Administración Electrónica publicado por el BOE y algunos textos más. En concreto, artículos de 12 directivas de la UE, 17 reglamentos de la UE, 46 leyes (ordinarias, orgánicas, por RD Ley o RD Legislativo) y 45 Reales Decretos.

10 ejemplos archivísticos que te puedes encontrar en el «Diccionario de conceptos y términos de la administración electrónica», pero hay más…

Acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos

El artículo 105 de la Constitución Española determina que la Ley regulara, y así lo ha hecho:

a) La audiencia de los ciudadanos, directamente o a través de las organizaciones y asociaciones reconocidas por la ley, en el procedimiento de elaboración de las disposiciones administrativas que les afecten.

b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.

c) El procedimiento a través del cual deben producirse los actos administrativos, garantizando, cuando proceda, la audiencia del interesado.

Archivo de documentos

1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del Documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

Calendario de conservación, Definición

Es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte.

Ciclo de vida de un documento electrónico

Conjunto de las etapas o períodos por los que atraviesa la vida del Documento, desde su identificación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para conservación permanente, de acuerdo con la legislación sobre Archivos de aplicación en cada caso, o para su destrucción reglamentaria.

Clasificación documental

Proceso de gestión de documentos que tiene por finalidad, en base a un análisis de los valores de los documentos, establecer los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestión, de transferencia y eliminación en su caso, así como los plazos de acceso y la eventual calificación como Documento esencial de una organización.

Documento de archivo. Definición

Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas

Documento electrónico

Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

Metadato en RD Archivos. Definición

Cualquier descripción estandarizada de las características de un conjunto de datos. En el contexto del Documento electrónico cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio Documento

MOREQ2

Modelo de Requisitos para la Gestión de documentos y Registros Electrónicos. Es un conjunto de requisitos para la organización de archivos electrónicos, desarrollado en el marco de la Unión Europea. Se trata de un enfoque operacional de la norma de gestión de documentos ISO 15489.

Preservación

La preservación digital es el conjunto de métodos y técnicas destinadas a garantizar que la información digital almacenada, sea cual sea el formato, programa, máquina o sistema que se utilizó para su creación, pueda permanecer y seguir usándose en el futuro pese a los rápidos cambios tecnológicos u otras causas que puedan alterar la información que contienen. Con la explosión de las tecnologías de la información cada vez existen más documentos nacidos digitales y digitalizaciones de documentos que han de ser preservados manteniendo su integridad, autenticidad, fiabilidad, legibilidad y funcionalidades. Se pueden preservar: documentos, expedientes, agrupaciones y bases de datos (de lo docucéntrico a lo data céntrico)