El Archivo de Villa de Madrid pone a disposición del público parte de sus fondos documentales accesibles en línea. Gracias a su catálogo digital ahora es posible consultar, por ejemplo, un privilegio del siglo XII de Alfonso VII y de Alfonso VIII otorgando y confirmando tierras a la Villa de Madrid, cartas de Fernando III o de Alfonso X El Sabio, documentación del periodo de la guerra de la independencia o de la historia del siglo XIX y XX.

Recientemente se ha estrenado el catálogo en línea de los fondos documentales del Archivo Villa de Madrid, el cual está implementado a través del software MediaSearch desarrollado por Baratz. De esta forma, se permite consultar y visualizar vía web el valioso patrimonio documental custodiado por la institución municipal madrileña, que cuenta ya con más de 22 000 documentos puestos a disposición del público en internet. Tanto el número de registros como de imágenes se actualiza periódicamente con nuevas incorporaciones al sistema de gestión archivístico Albalá.

Los documentos que forman el fondo de la institución han sido generados o recibidos por la Corporación madrileña en el transcurso de su historia. Su contenido refleja los avatares políticos, administrativos, sociales, culturales y económicos de la ciudad desde el punto de vista de la gestión municipal.

El portal web permite el acceso a una parte de los fondos documentales custodiados en el Archivo. Los documentos accesibles pertenecen al Fondo General del Ayuntamiento de Madrid (series Bandos de Alcaldía, Documentos Reales, Libros de Actas del Pleno, Libros de Decretos de Alcaldía, Libros de Resoluciones de la Alcaldía, Mapas y Planos, Obras Particulares…), y datan desde el año 1152 hasta nuestros días.

Son especialmente interesantes los documentos reales, los libros de acuerdos, los mapas, dibujos y planos y los bandos, así como la documentación referida a los acontecimientos que sucedieron en Madrid en 1808, de muy diversa naturaleza y temática. 

Más adelante se irá abriendo a otras secciones del cuadro de clasificación y se incorporarán también otros Archivos Municipales como Barajas, Vallecas, Carabanchel, Fuencarral, etc. Las búsquedas pueden ser simples o avanzadas, diferenciando entre contenidos digitalizados o no digitalizados. Tanto los registros como las imágenes se actualizarán semanalmente.

El Archivo de Villa aparece citado por vez primera en una Real Provisión de Carlos I (1525). En el siglo XVIII el Archivo se organiza definitivamente. Desde hace trescientos años esta institución gestiona, describe, conserva y difunde los documentos generados por el Ayuntamiento de Madrid y, ya en el siglo XX, por los Ayuntamientos anexionados, y por fondos privados.

Desde hace ya más de diez años, el Archivo de Villa lleva trabajando con las herramientas proporcionadas por Baratz para la gestión y difusión de sus fondos documentales. A través del sistema de gestión integral de centros archivísticos Albalá, se realiza la gestión documental (descripción, clasificación, consultas, préstamos, búsquedas, instrumentos de descripción…).

Con la puesta en marcha de MediaSearch, proyecto impulsado principalmente por la encomiable labor de Carmen Cayetano, se sustituye el anterior acceso opac por una herramienta de consulta más sofisticada, amigable, intuitiva y actual que busca, por encima de todo, ofrecer al usuario una experiencia de uso más sencilla y atractiva, con nuevas y potentes herramientas y métodos de búsqueda y descubrimiento de la documentación.

El catálogo está abierto a las consultas de los ciudadanos de forma libre y gratuita. […] Se pueden realizar búsquedas simples y avanzadas, diferenciando entre contenidos digitalizados o no digitalizados.

El acceso al catálogo se realiza a través de la página del Archivo de Villa en el portal web del Ayuntamiento de Madrid. En la pantalla de inicio el usuario se encontrará con la caja de búsqueda libre que le permitirá hacer una búsqueda de los términos en todo el fondo documental, con la opción de poder filtrar la búsqueda por contenidos digitalizados o no, o ambos, o bien acceder a un formulario de búsqueda avanzada donde podrá explotar mejor las posibilidades para recuperar la información (por intervalo de fechas, por índices de descriptores, por signatura, etc.). En la parte inferior se ha habilitado un carrusel de accesos directos a documentos destacados, y tres combos con series documentales destacadas, el acceso a los diferentes fondos (que se irán abriendo a la consulta en línea de forma gradual), y enlaces a páginas destacadas de Archivos e instituciones archivísticas de interés.

Los resultados de la búsqueda se presentan facetados o filtrados (por descriptores y por siglos) para facilitar el descubrimiento de documentos, y desde donde el usuario podrá acceder a la ficha descriptiva de los documentos y a sus ficheros digitales y visualizar estos a través del visor y descargarlos.

Con la implantación de MediaSearch, el Archivo de Villa da un salto en la difusión y apertura de sus fondos documentales. La posibilidad de que cualquier usuario pueda consultar el catálogo de forma online, abre una nueva vía para explotar y dar a conocer el rico patrimonio de la institución madrileña.

Desde Baratz es una inmensa satisfacción poner nuestro software y servicios a la disposición de nuestros clientes, y de colaborar con sus profesionales en la tarea de profesionalizar y difundir su valioso patrimonio documental. Este proyecto pone de manifiesto  nuevamente la necesidad de abrir el acceso en internet a la consulta de los fondos documentales de los Archivos y convertir este «espacio» en la auténtica sala de consulta del siglo XXI.

Fran Dodero

Director área de Archivos/ECM de Baratz