El Archivo General del Poder Judicial del Estado de Guanajuato (México) ha implementado en el último año el gestor integral de documentación de archivo Albalá versión 6.3 y la Plataforma de Integración con su Sistema de Control de Gestión.

La Dirección del Archivo General del Poder Judicial es un órgano Administrativo dependiente del Consejo, destinado a la recepción, depósito, resguardo, conservación, ordenación y clasificación de los expedientes y documentos generados por los órganos judiciales y dependencias administrativas del Poder Judicial. Su objetivo es mantener el control de su acervo documental para proporcionar tanto a los órganos generadores de la documentación, como a los solicitantes que son parte de los procesos, un servicio rápido y expedito. Tiene el carácter de Archivo de Concentración ya que alberga documentación semiactiva. El acervo de los años de 2008 al 2017, de más de 1,7 millones de expediente, se divide en Materia Civil y Penal y proviene de más de 170 Juzgados repartidos por todo el Estado (civiles y penales, mixtos, de partido y menores) y 20 Salas del Supremo Tribunal de Justicia.

El proyecto

La implementación del sistema Albalá permite automatizar los procesos archivísticos de descripción, clasificación y búsqueda y recuperación de la documentación custodiada de una forma ágil y rápida. Aparte de las labores de descripción y clasificación, Albalá permite automatizar el resto de tareas archivísticas como son la gestión de las consultas y los préstamos de la documentación, la gestión de los depósitos, la generación de los instrumentos de control archivísticos, por ejemplo. Otro uso y ventaja de Albalá, para los Juzgados y Salas, es que pueden buscar en línea en la interfaz de consulta los expedientes que requieran pertenecientes a su área y solicitar el préstamo con las ventajas que esto conlleva (se registra en el sistema el día del préstamo, el día de devolución, Juzgado o Sala solicitante, se guarda un histórico de los préstamos realizados, etc.).

Para alimentar las bases de datos del Archivo, Albalá está integrado con el Sistema de Control de Gestión utilizado en el Poder Judicial. Ésta integración permite exportar los expedientes desde este sistema y cargarlos en Albalá para gestionar su fase de archivo. A continuación, vamos a explicar cómo funciona esta integración a través de la Plataforma de Integración de datos de Albalá, un módulo complementario que muchos de nuestros clientes están ya utilizando de diversas formas.

Funcionamiento de la Plataforma de Integración

El funcionamiento del sistema de migración de los expedientes y documentos del Poder Judicial de Guanajuato se divide en 2 módulos:

1. Módulo de exportación de expedientes del Sistema de Control de Gestión del Poder Judicial a archivos Access. A través de este módulo, los expedientes se depositan automáticamente en una carpeta compartida “activas” (bandeja de salida).
2. Módulo de procesamiento automático realizado por la Plataforma de Integración de Albalá (Baratz), que consiste en revisar la carpeta  (bandeja de salida) en la que se encuentran los archivos Access pendientes de migrar, subirlos al sistema de gestión de archivos de Albalá a la serie documental correspondiente que viene definida en un campo (Idserie) del archivo Access y tras su procesamiento mover los archivos de la carpeta “activas” (bandeja de salida) y pasarlos a la carpeta “procesadas” (bandeja de entrada, donde se guarda el histórico de los archivos Access ya procesados).

Veamos en detalle el funcionamiento de estos módulos que componen la integración de Albalá con el Sistema de Control de Gestión:

1.-Módulo de Exportación de expedientes

Este módulo sirve para que el personal de los juzgados o salas puedan exportar los expedientes desde el Sistema de Control de Gestión institucional al Sistema de Control Archivístico (Albalá).

En el Sistema de Control de Gestión, el usuario dispone de una opción por medio de la cual, se localizan los expedientes que desea exportar a la aplicación Albalá a través de un proceso de generación de un archivo .mbd (Access) con la información de los expedientes.

Al seleccionar la opción, se despliega un formulario en el cual se deberán ingresar los metadatos que se establecen para realizar la búsqueda de expedientes. Dichos datos son:

• Clave del centro de trabajo
• Materia
• Tipo de expediente
• Número de expediente
• Año de expediente

Si con los datos que se envían se encuentra información, la aplicación la cargará en una tabla para poder integrar la información adicional requerida para ser exportada:

• Título
• Clasificación Archivística
• Tomos
• Secciones
• Número de fojas
• Con o sin documentos
• Original y/o duplicado

Dicha información adicional se integrará a la información obtenida y se generará un paquete de salida con los expedientes que se van a exportar una vez cerrado el inventario de expedientes.

Cuando se desea cerrar el inventario de los expedientes, se solicitan los siguientes datos:

• Número de oficio
• Fecha del oficio
• Nombre del Juez, Magistrado o Secretario de Acuerdos

Una vez ingresada la información, el sistema realiza la exportación de los expedientes a una base de datos de Access y en una bitácora que llevará el control de los expedientes migrados, además de generar un oficio e inventario en formato PDF).

2.-Módulo de procesamiento automático por parte de la Plataforma de Integración de Baratz

Este componente, desarrollado por Baratz, sirve para procesar los archivos Access, que contienen los expedientes que se quieren migrar del Sistema de Control de Gestión al sistema de control archivístico Albalá.

Este módulo integra de forma automática ambos sistemas. En la configuración inicial indicamos:

• la correspondencia de metadatos del fichero access con los metadatos de Albalá,
• la ubicación que tendrán los expedientes en el cuadro de clasificación (para esto utilizamos el campo Idserie del access que identifica de manera inequívoca las series documentales a las que pertenecen los expedientes y que ya están parametrizadas en Albalá),
• la frecuencia de revisión por parte de la plataforma de migración de la carpeta “activas” del servidor que contiene los access pendientes de procesar (esta frecuencia es de 5 minutos para que casi en tiempo real se puedan visualizar en Albalá los expedientes migrados).

Finalmente, después de que la plataforma procesa los archivos access los mueve de la carpeta “activas” a la carpeta de “procesadas” y se guarda un log e información de la carga. En caso de que haya problemas con la subida de algún access, la plataforma guarda información del motivo del error y se marca el lote como “no procesado por error”.

Otra utilidad que se le da en muchos casos consiste en saltarse la utilización del módulo 1 y pasar directamente a realizar la migración/carga desde el módulo 2. Es decir, en muchos casos, no es necesario obtener los expedientes del módulo de control de gestión porque ya los tiene en formato access o en el caso de tenerlos en formato excel, convierte esos archivos a access y los coloca directamente en la carpeta “activas” del servidor para su migración automática por parte de la Plataforma de Migración al sistema de control archivístico Albalá.

Este es el caso del funcionamiento de la Plataforma de Integración en el Poder Judicial de Guanajuato por los requerimientos específicos del cliente, pero se adapta y parametriza en función de las diferentes necesidades de integración. La Plataforma admite diferentes formatos: access, excel, ficheros de texto, etc.

Se trata de un módulo adicional a Albalá que permite la integración de gran cantidad de información (metadatos y objetos digitales) y automatizar el flujo documental desde las herramientas de tramitación y generación al sistema de Archivo.

Como vemos en este caso de éxito, gracias a la correcta utilización de las herramientas tecnológicas proporcionadas por Baratz y el gran esfuerzo realizado por el área de Archivo y de Sistemas del Poder Judicial, el Poder Judicial del Estado de Guanajuato cuenta con uno de los Archivos Judiciales más modernos y eficientes de México.

Iván Salazar (ivan.salazar@baratz.com.mx)

Gerente de cuentas de Archivos en Baratz México

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