El Archivo Municipal de Roquetas de Mar se ha incorporado a la familia de Archivos que han implementado MediaSearch para la difusión y publicación del catálogo en línea de sus fondos documentales. Con MediaSearch, el Archivo Municipal adopta una herramienta web para consultar y visualizar el patrimonio documental custodiado por la institución municipal y puesto a disposición del público en general.

El Archivo Municipal es el servicio del Ayuntamiento encargado de recibir, organizar, custodiar y conservar la documentación que genera esta institución en el ejercicio de sus funciones, para servirla a las distintas dependencias administrativas, como apoyo en su gestión diaria. Asimismo, es un servicio público que acerca el patrimonio documental de nuestra ciudad, y lo hace accesible, tanto a investigadores, como a ciudadanos en general, para la información, la cultura y la investigación.

Este fondo documental, iniciado en 1786 y que llega hasta la actualidad, incrementándose diariamente, tiene una producción de series variada y uniforme, según la normativa vigente en cada período. Se compone, hasta el momento, de 9911 unidades de instalación en las que se conservan, distintos expedientes, de los que destacan, los de Constitución del Ayuntamiento; Rectificación, Segregación y Fusión del término municipal; Contratación; Obras Particulares; Presupuestos; Mandamientos de Ingreso y Pago; Cuentas de Propios y Arbitrios; de Caudales; Apremio; Correspondencia, etc.; y de 2584 Libros, especialmente relevantes, los correspondientes a las Actas Capitulares; Comisión Municipal Permanente; Abastos y Mercados; Censos de Vivienda y Vecinos; Juntas Municipales de Sanidad; Beneficencia; Enseñanza; de Asociados; Pericial del Catastro; de Servicios Agropecuarios; los Libros Diarios de Ingresos y Pagos; de Inventarios y Balances, Fielato, Caja, entre otros.

Su presentación oficial se llevó a cabo el pasado 15 de noviembre en el Ayuntamiento de Roquetas de Mar de manos de Francisco Gutiérrez (concejal de Atención Ciudadana, Nuevas Tecnologías, Estadística y Documentación) junto a Francisco Galindo (jefe de área de Nuevas Tecnologías) y Adela Navarro (archivera municipal).

«Hemos puesto en marcha esta herramienta, a disposición del público en general, con la intención de que los investigadores, que hasta ahora se están desplazando hasta las instalaciones del Archivo Municipal, puedan consultar el fondo de este archivo desde cualquier punto», ha explicado el concejal.

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En total, 479.811 páginas digitalizadas, descritas y catalogadas sobre las que, a través de MediaSearch, se pueden realizar todo tipo de búsquedas. Tal como ha declarado Francisco Gutiérrez, en esta primera fase se han catalogado más de 2.600 documentos, comenzando con los más antiguos, que datan de 1786, y entre los que se encuentran los Libros de Resoluciones, los Padrones de Vecinos y Habitantes o los Expedientes de Elecciones o, los más importantes, los Libros de Actas Capitulares, que incluso permiten ahondar en el timbre de sus páginas.

Desde hace ya varios años, el Archivo Municipal de Roquetas de Mar lleva trabajando con las herramientas proporcionadas por Baratz para la gestión y difusión de sus fondos documentales. A través del sistema de gestión integral de centros archivísticos Albalá, se realiza la descripción y clasificación, la gestión de las consultas y los préstamos, las búsquedas y localización de la documentación, los instrumentos de descripción, etc.

En esta primera fase, se han publicado a través de la herramienta MediaSearch, las Actas Capitulares del Consistorio desde el año 1786. Tanto el número de registros como de imágenes se actualiza diariamente con nuevas incorporaciones al sistema de gestión archivístico Albalá.

Con MediaSearch, se habilita una herramienta potente, amigable e intuitiva para facilitar el acceso de los usuarios a la documentación, y que tiene por objetivo ofrecer una experiencia de uso más sencilla y atractiva, con nuevos métodos de búsqueda y descubrimiento de la documentación.

MediaSearch permite tener conectado esta ventana al público con el gestor y repositorio de la documentación Albalá, lo que permite autonomía al Archivo para gestionar el acceso público a la documentación de libre acceso. Este acceso permite ir gradualmente abriendo el Archivo a la ciudadanía con la nueva herramienta, visualizando el contenido digitalizado por el Archivo a lo largo de los últimos años. MediaSearch potencia y pone en valor todo el contenido textual y descriptivo de la documentación, que posibilita su comprensión, identificación y localización.

El Archivo Histórico de Roquetas de Mar y su consulta online

Desde la URL archivomunicipal.roquetasdemar.es el usuario accede al buscador. Una vez dentro, se le dirige a la página inicial donde se le habilitan las posibilidades de búsqueda y se le ofrece contenido esponsorizado.

En la parte superior, se habilitan las opciones de búsqueda. En primer lugar, tendremos una caja de búsqueda rápida sobre el contenido de los fondos documentales con la opción de seleccionar sobre fondos digitalizados o no digitalizados, o bien sobre todo el conjunto. También se puede acceder a la búsqueda avanzada, donde el usuario podrá disponer de una mayor disponibilidad de campos sobre los que buscar: niveles del cuadro de clasificación, signatura, índices de descriptores de materias, personas o geográficos, palabras exactas, excluyendo palabras, etc. La herramienta de búsqueda avanzada posibilita al usuario realizar descubrimientos más selectivos, disminuyendo el “ruido documental”.

El resultado de las búsquedas es mostrado en modo mosaico o lista, mostrando un resumen de la ficha descriptiva de los documentos.

Una vez seleccionado un documento, se le mostrará la pantalla con la ficha descriptiva completa del mismo y los objetos digitales que tenga:

El usuario puede descargarse el fichero o bien visualizarlo a pantalla completa con el visor incorporado:

Con la implantación de MediaSearch, el Archivo Municipal de Roquetas de Mar incorpora una potente y amigable herramienta para abrir su Archivo en la web a la ciudadanía en un ejercicio de transparencia y difusión de su patrimonio documental, dando la posibilidad de que cualquier usuario pueda consultar el catálogo de forma online.

Con este proyecto, Baratz sigue reforzando su posición tanto en los Archivos como en el sector de las Archivos municipales. Roquetas de Mar se une a  archivos municipales como Burgos, Barcelona, Antequera, Málaga, y a otras instituciones como Museo del Prado, Diputación Provincial de Zaragoza, o Álava, por mencionar sólo algunos ejemplos de instituciones que han confiado en MediaSearch para la difusión web de sus fondos documentales de archivo en aquella región.

Leonor Velázquez
Dirección Baratz Andalucía