El cierre de los espacios físicos no debe significar el cierre de toda actividad en Archivos, Bibliotecas, Centros de Documentación o empresas. La información y la documentación son la piedra angular para que todo el sistema funcione y no se paralice. Es por eso por lo que es muy importante la digitalización de la documentación, la automatización de procesos y el acceso online a la información y contenidos.

El International Council on Archives (ICA) hace un llamamiento al mundo para recalcar la necesidad de los Archivos y para decirle que siguen funcionando aun estando sus espacios físicos cerrados. Y es por eso por lo que el ICA ha creado un mapa digital para geolocalizar exposiciones en línea, catálogos virtuales, colecciones digitales específicas o proyectos de crowdsourcing llevados a cabo por Archivos. Un mapa digital, al estilo del proyecto Archives World Map, desde el cual cualquier persona puede participar y acceder a los Archivos mientras está en casa.

El papel vital de los archivos y los servicios de gestión documental no pueden ser subestimados en estos tiempos difíciles. Sin los archivos, los archivistas y gestores documentales, las empresas, la sociedad civil, el gobierno y otras organizaciones internacionales no podrían llevar a cabo sus funciones. […] Somos vitales para el funcionamiento de las empresas y el gobierno, aunque estemos trabajando desde casa. Nos estamos adaptando a las nuevas realidades y modelos de prestación de servicios, no sin dificultad, pero sin dejar de responder a las necesidades para garantizar la gobernanza de las organizaciones públicas y privadas.

Ya hay cerca de 400 Archivos e instituciones documentales incluidas en el mapa digital. Cualquiera que quiera puede dar de alta su catálogo, colección o actividades online a través del formulario que el ICA ha habilitado para ello. Una vez recibida la solicitud, la información se publicará en el mapa digital y estará accesible para la consulta de cualquier persona del mundo. Sin duda que una buena forma de dar visibilidad al trabajo que los Archivos vienen realizando desde hace tiempo.

¡Ahora es el momento de decirle a todos lo que la comunidad puede ofrecerles! ¡Contémosles por qué los archivos y los servicios de gestión documental son importantes!

El trabajo en línea de los Archivos: descripción, acceso y difusión

Es de suma importancia resaltar el trabajo que vienen realizando los Archivos desde hace tiempo. La apuesta por la digitalización, automatización y acceso online de sus colecciones les permite salir fuera de sus paredes y estar disponibles en todo y para todo el mundo. Además del acceso al público general, esta línea digital y virtual permite que el trabajo de los profesionales de los Archivos no se vea interrumpida al poder llevar a cabo algunas de sus funciones desde cualquier lugar y dispositivo.

Son múltiples las instituciones que trabajan con Albalá, nuestro software para Archivos 100 % web y que les permite trabajar de manera remota. Y también con MediaSearch, software que permite que tanto Archivos como Centros de Documentación pongan gran parte de su colección accesible de manera online.

Por mencionar solamente algunos ejemplos, destacar el Centro de Documentación de Amnistía Internacional, el cual también trabaja con el software de gestión documental BKM, el Archivo Histórico Municipal de Antequera, desde el cual se puede hacer de más de 1,5 millones de fotografías, el Archivo Municipal de Málaga, el cual hace una estupenda difusión por redes sociales y permite que se consulte su fondo documental y bibliográfico, o el Archivo Municipal de Burgos y sus cerca de 200.000 documentos.

Desde aquí animamos a que todos los Archivos se den de alta en el mapa digital del International Council on Archives (ICA). Que den a conocer el trabajo que realizan y sus colecciones. Porque los Archivos son imprescindibles por ser la memoria y el sustento documental de la humanidad.

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