El grupo empresarial FEMSA, ha implementado Albalá y MediaSearch para la gestión, publicación y difusión de su Acervo Histórico

FEMSA es una empresa líder que participa en la industria de bebidas operando Coca-Cola FEMSA, el embotellador público mas grande de productos Coca-Cola en el mundo por volumen; y en el sector cervecero como el segundo accionista más importante de Heineken, una de las cerveceras líderes en el mundo con presencia en más de 70 países. En comercio al detalle participa a través de FEMSA Comercio, que comprende una División Proximidad que opera OXXO, una cadena de tiendas de formato pequeño; una División Salud que incluye farmacias y operaciones relacionadas; y una División Combustibles que opera la cadena de estaciones de servicio OXXO GAS. Adicionalmente, a través de FEMSA Negocios Estratégicos, ofrece servicios de logística, soluciones de refrigeración en el punto de venta y soluciones en plásticos a las empresas FEMSA y a clientes externos. Desde su fundación (1890), FEMSA ha tenido como preocupación esencial la generación de valor económico y social, así como el desarrollo de sus colaboradores y de las comunidades donde opera.

El Acervo Histórico de FEMSA

Con más de 128 años de actividad ininterrumpida, FEMSA estableció en 2008 el Acervo Histórico FEMSA, con el propósito de salvaguardar su patrimonio histórico tangible e intangible. Los elementos del acervo, uno de los pocos de corte empresarial que existen en México, son fuente invaluable en el ámbito interno y externo a FEMSA, sirviendo como base para el mejoramiento y validación del marketing de sus productos de consumo, remodelación de áreas, el respaldo a eventos culturales donde se destaque el desarrollo industrial de Monterrey, México y en especial de la difusión y salvaguarda de los valores y cultura de trabajo que ha distinguido a la compañía desde su fundación. A la par de representar un invaluable apoyo para diversos departamentos de FEMSA, organismos culturales y particulares externos con intereses académicos, el Acervo Histórico FEMSA es la salvaguarda de la identidad y pertenencia histórica de la compañía. El acervo representa una fuente de primer orden para las investigaciones económicas, sociales y culturales referentes a México y a los países en que FEMSA tiene operaciones.

El Acervo Histórico es el único organismo de su tipo que administra no sólo los recursos histórico-culturales de las diferentes Unidades de Negocios que hoy conforman la empresa y de sus actividades administrativas y culturales (Coca – Cola FEMSA, FEMSA Comercio, FEMSA Negocios Estratégicos, FEMSA Servicios, Proyectos Culturales FEMSA), sino también de Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma hasta el año 2010 y de sus fábricas de insumos, además de otras firmas históricamente ligadas a la compañía que ahora son independientes y/o cambiaron su denominación (HyLSA, Fábricas de Cartón Titán, Grafo Regia, entre otros.).

Una de las prioridades del Acervo Histórico FEMSA, es convertirse en una organización que sistematice y resguarde la totalidad de los materiales de corte histórico pertenecientes a las empresas de la compañía, estableciendo parámetros de alta calidad en cuanto a infraestructura y acceso a la información se refiere. Además de ello y como consecuencia, pretende ofrecer un servicio profesional de archivo que garantice la plena satisfacción de los consultantes, la integridad y la difusión interna y externa de los elementos constitutivos del Acervo Histórico FEMSA. Para cumplir con estos objetivos y siendo conscientes de la necesidad de apoyarse en la tecnología para lograrlos, FEMSA ha confiado en la tecnología especializada de Baratz en materia de Archivos para la gestión (Albala), publicación y difusión (MediaSearch) de su Acervo Histórico.

Albalá y MediaSearch en la gestión del Acervo Histórico FEMSA

Los Fondos que componen el Acervo Histórico, y que se gestionan en Albalá, son representados por las diferentes Unidades de Negocios en que actualmente se dividen las operaciones de FEMSA, es decir: Coca – Cola FEMSA, FEMSA Comercio, FEMSA Negocios Estratégicos, FEMSA Corporativo, Proyectos Culturales e Inversión en Cerveza (Heineken México)

Las Secciones de Fondo fueron establecidas en base a la gran diversidad de materiales históricos encontrados, estabilizados, registrados y resguardados en estos diez años de operación, que abarcan desde botellas, latas, corcholatas y empaques de los productos de consumo hasta fotografías, reconocimientos y elementos de marketing usados por la compañía en sus más de 128 años de historia. Entre las secciones más importantes y nutridas podemos citar: Audiovisual, Documentación, Imágenes y Manufacturas Empresariales entre otras de menor relevancia cuantitativa.

Colecciones y Subcolecciones particularizan el concepto de Sección de Fondo, al centrarse en el formato en el cual se  encuentran las piezas históricas, pudiendo ser VHS, cassettes, DVD, CD, Reeles en el caso de la categoría Audio y Visual; Papelería administrativo – financiera, Revistas, Información en prensa en el caso de Documentación y en la Sección de Fondo Imágenes podemos aludir a colecciones como Ilustraciones publicitarias, Fotografías, Negativos, Filminas, entre otras más. En el esquema organizativo del acervo se elaboró una categoría denominada Misceláneo, a fin de añadir temporalmente los registros de piezas que por sus características no encuadren en las demás colecciones.

Se adjunta a la descripción del registro los objetos multimedia asociados (imágenes, documentos, videos, audios, etc.)

El Acervo Histórico FEMSA no tiene como único propósito la conservación de su rica historia empresarial, sino también la importante tarea de difundir su filosofía y cultura de trabajo centenaria que le han permitido ser una compañía sustentable a través del tiempo, con la preocupación permanente de generar valor económico y social simultáneo en las comunidades donde tiene operaciones.

Para esta importante labor de difusión, cuenta con la herramienta web MediaSearch que sirve para consultar y visualizar el acervo histórico descrito en el sistema de gestión de archivos Albalá.

MediaSearch es un recolector de metadatos y de objetos digitales que permite disponer de un portal web como punto de acceso a la documentación gestionada en Albalá.

Mediante ágiles y actuales métodos de búsqueda y descubrimiento de la información, los usuarios tendrán una experiencia positiva, amigable y productiva en la búsqueda de la información deseada.

Con la implantación de este proyecto y gracias al gran esfuerzo realizado por el área de Acervo Histórico, de Sistemas y de Relaciones Públicas, el Acervo Histórico FEMSA hace un importante esfuerzo por modernizarse y transformarse, intentado convertirse en uno de los archivos de ámbito privado más modernos y eficientes de México.

Con este proyecto, Baratz sigue reforzando su posición en América Latina como en el sector de los Archivos Privados. FEMSA se une a archivos privados como el del Banco BBVA, Parcesa (Grupo Delta), o Escuela Bancaria y Comercial, por mencionar solo algunos ejemplos de instituciones privadas que han confiado en las soluciones de Baratz para la gestión y difusión de sus fondos documentales de Archivo.

Iván Salazar (ivan.salazar@baratz.com.mx)

Baratz México