El pasado 14 de octubre tuvo lugar el I Encuentro de Usuarios de Albalá / AlbaláNet y que sirvió para presentar a los asistentes las novedades en las que estamos trabajando y que harán que su trabajo sea más eficiente, fácil y satisfactorio. Novedades como Albalá 7, MediaSearch y ARCE (Archivo electrónico). Además, también sirvió para escuchar de primera mano los requerimientos y sugerencias de mejora de los profesionales que ya están usando nuestras soluciones y que nos ayudan a mejorar nuestros productos para adaptarnos a las necesidades del sector.

Este primer encuentro es algo que se venía pidiendo desde hace años por parte de los usuarios de archivos y no podíamos dilatarlo más en el tiempo. Teníamos que estar con ellos y realizar un encuentro en el cual vernos las caras y que las organizaciones que trabajan con nuestros productos conociesen a otras organizaciones que también los están usando para comentar formas de utilizar y mejoras a realizar.

Con estos años difíciles que hemos pasado (al igual que muchas otras empresas y administraciones) teníamos que mandar el mensaje de que aquí seguimos (y lo que nos queda) y que seguimos apostando, y desarrollando, productos para archivos. Muestra de ello es la evolución de AlbaláNet a Albalá 7, MediaSearch y el gestor de archivo electrónico, ARCE.

En el mundo de los archivos han llegado nuevas prácticas y hacen que haya un replanteamiento muy grande para archivos y archiveros/as. Nuevos conceptos y metodologías que necesitan nuevas respuestas y herramientas. Sin lugar a dudas, nuevas demandas que se convierten en nuevas oportunidades para tratar el archivo electrónico, la transparencia y la difusión a los usuarios finales.

AlbaláNet evolucionará a Albalá 7

Como ya hemos comentado anteriormente, estamos trabajando en la renovación del producto y que tendrá un cambio importante en dos años. Nuestro objetivo para el 2016 es que todos nuestros clientes estén en la última versión de AlbalaNet (6.2 / 6.3: versión estable, corrección de errores y plataforma de integración. Plataforma web).

Además queríamos informar de la posibilidad de disponer plataforma de carga masiva de datos en AlbalaNet y que hará que los profesionales no tengan que introducir los registros uno por uno.

Albalá 7 tendrá tecnología Java y herramientas de software libre. Tendrá un interfaz más profesional y trabajará la interoperabilidad y la integración con otros productos. Estará mejor adaptado a las normativas neda, isdiah, isaar, isos, moreq….

Funcionalmente se mejorará la creación de informes, impresos, instrumentos de descripción y la presentación de los mismos mediante un mejor tratamiento, así como se replantearán funcionalidades como la valoración documental (calendarios de conservación, transferencias, expurgos…) o la gestión de depósitos… Con el uso de nuevos componentes tecnológicos se busca una mayor “inteligente” con mayor automatismos en los campos, búsquedas más intuitivas, posibilidad de modificar masivamente registros…

Albalá 7 tendrá una única interfaz y que será la misma para profesionales y usuarios finales. El acceso a determinadas áreas vendrá configurada a través de permisos y roles. Además tendrá un diseño responsive para poder adaptarse a distintas pantallas y dispositivos (smartphones, tablets,…).

La gran novedad de Albalá 7, junto a la renovación tecnológica, es que se integrará con el módulo de archivo electrónico y así tener el ansiado Sistema Integral de Gestión de Archivos físicos y electrónicos o Archivo único de cualquier institución.

MediaSearch

MediaSearch es el producto por excelencia para la difusión / publicación de los fondos documentales. Se trata de un recolector OAI-PMH, para publicar y difundir metadatos y objetos digitales con un alto componente social (valoración de registros, creación de etiquetas, comentarios, favoritos,…) y usando sofisticadas y ágiles herramientas de búsqueda y descubrimiento.

Las novedades de MediaSearch vendrán de la mano del componente social, como es una mayor integración con las redes sociales (posibilidad de registrarse con usuario de dichas redes, o poder compartir en Facebook o Twitter, por ejemplo, un determinado registro). Además cada usuario pueda disponer de su propio espacio para guardar sus favoritos. Por otro lado, buscando una mejor adaptación a los nuevos dispositivos móviles, tendremos un  nuevo visor de tecnología html5.

MediaSearch es un producto de gran acogida en los últimos dos años entre nuestros clientes, como alternativa al clásico OpacWeb. Instituciones como el Archivo Municipal de Barcelona, de Burgos o Málaga, la Diputación de Álava, el Museo del Prado, la Real Maestranza de Caballería de Ronda, o el Instituto Nacional de Bellas Artes de México, ya disponen de esta herramienta para la publicación de sus fondos documentales…y con gran éxito y aceptación por parte de los usuarios.

En dicha reunión se planteó la posibilidad, actualmente, de utilizar MediaSearch como portal de acceso a los fondos documentales de cualquier tipo de archivo, tanto histórico, como aquellos con un componente administrativo. Es decir, es una herramienta que puede actuar como la vía de acceso a la consulta de documentos y expedientes, independientemente de su tipo documental, mostrando metadatos y objetos digitales (cualquier formato). Por ello, puede también plantearse como un Portal de transparencia para el acceso a la documentación en cualquier institución, ya que sus herramientas de búsqueda lo habilitan para su uso para cualquier tipo de usuario.

ARCE, archivo electrónico

Arce, es la plataforma de preservación de archivos electrónicos que asegura la autenticidad e integridad de los documentos a largo plazo como la conservación de los mismos mediante calendarios de conservación.

Entre sus principales objetivos estarían:

• Garantizar la preservación en el largo plazo de paquetes de archivo (objetos digitales, expedientes electrónicos, etc)
• Facilitar el acceso a los contenidos archivados
• Combatir la obsolescencia tecnológica (migración de formatos).
• Mejorar la seguridad
• Mejorar la calidad

Como características de la plataforma, podemos citar:

• Riguroso cumplimiento del Modelo OAIS
• Conforme al marco normativo (Ley 11/2007, ENI, ENS, ISO-30300, etc)
• Integrable
• Uso de componentes open-source
• Multitenant

Arce permite el mantenimiento del Cuadro de clasificación, Definición de políticas de preservación, calendarios de conservación, Pistas de auditoría, Vocabularios de metadatos, etc.

Permite ejecutar las tareas definidas en las políticas de preservación, de forma automática y periódicamente. Entre las tareas habituales:

• Comprobaciones de integridad
• Expurgos
• Migración de formatos
• Resellados
• etc

Arce estará en funcionamiento a finales de este año en el Ayuntamiento de Tarragona, y en 2016 en el Ayuntamiento de Tarrasa. Es un plataforma que estará integrada en Albala 7 para así tener la gestión tanto de archivos físicos como electrónicos.

Antes de finalizar el encuentro hicimos una presentación de la importancia de los archivos en los medios sociales por cuestiones de posicionamiento, visibilidad, comunicación e interacción con sus usuarios. Importancia social que integramos en nuestras soluciones para que los usuarios finales puedan compartir los documentos e incluso comentarlos.

Como cierra comentaros que ya estamos trabajando para el 2016-2017 y queremos seguir estando junto a vosotros con nuestro compromiso de calidad e innovación. ¡¡Tenemos un plan y tenemos ganas!!

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