Adaptarse a la actual realidad tecnológica por pura eficacia o por necesidad sociológica, y cumplir con la legislación vigente, obliga a las administraciones públicas a una implantación rápida y efectiva de procedimientos en electrónico, de cara a un eficaz, pero efímero, servicio a los ciudadanos y empresas que sean parte interesada en el procedimiento. No parece que se estén teniendo muy en cuenta con la misma rapidez cuestiones más de fondo a la hora de organizar, conservar y preservar la documentación que ya surge en ese entorno electrónico.

Parece claro que hay que redefinir los conceptos, técnicas y procesos relacionados con la gestión documental, pero también hay que recordar que es una obligación legal y una necesidad práctica adaptar y reinventar una metodología archivística que debe variar ciertos esquemas y revisar unos cuantos axiomas para que el servicio de archivo de las administraciones sigan teniendo un lugar preponderante en todo lo relativo a la administración electrónica y, como resultado natural, al archivo electrónico.

Se habla mucho de administración electrónica y poco de archivo electrónico. Se desarrollan programas, plataformas, sedes, etc. para la tramitación electrónica de procedimientos, para su acceso, para la interacción con los interesados, todo lo cual no solo es conveniente sino necesario, pero se sigue olvidando un tanto que la documentación producida por una organización, y más si es pública, no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que archivarla y gestionar al completo su ciclo de vida.

La administración electrónica da la oportunidad al archivo, si no lo había hecho ya antes, de adentrarse en las fases iniciales de la tramitación administrativa, ya que tanto en el registro como en las plataformas de gestión electrónica se incluyen herramientas que siempre ha utilizado el archivero: tipologías documentales, cuadros de clasificación, descripción de unidades documentales, definición de acceso, etc. Pero también cambian ciertos esquemas tradicionales, sobre todo con respecto a:

• la necesaria definición y gestión de los metadatos que se van generando a lo largo de todo el proceso;
• la redefinición del ciclo de vida documental (los plazos de transferencia son otros, incluso la misma transferencia como tal podría dejar de tener sentido);
• el encaje de los nuevos procedimientos en un nuevo calendario de conservación;
• la fiabilidad y seguridad: firma electrónica, sellado de tiempo, etc.;
• la preservación, …

Hay que resolver los problemas que están surgiendo de acceso y de conservación a largo plazo, además de asegurar la fiabilidad y autenticidad (a través de la implementación de plataformas de firma electrónica) de los documentos electrónicos. Hay que tener en cuenta la digitalización de documentos en soporte papel y su incorporación al proceso electrónico. Hay que abordar algo que seguirá existiendo durante largo tiempo, la gestión en este nuevo esquema de un expedientes híbrido que puede combinar distintos soportes y entornos de creación.

En la mayoría de las soluciones de gestión implantadas se ha relacionado el término archivo con “sistema de almacenamiento”, sin abordar el desarrollo de procesos o herramientas que garanticen la plena disponibilidad de los datos y metadatos, al margen de cualquier sistema, y su conservación a largo plazo. En definitiva, sin aplicar metodología y visión archivística.

Baratz está desarrollando una nueva aplicación con dos partes diferenciadas y aplicables de forma independiente o conjunta a distintas fases del proceso: la gestión documental (gestión de “records”), complementaria de otros posibles sistemas corporativos existentes en la organización, y el archivo electrónico.

Se han tenido muy en cuenta todos los estándares, recomendaciones y buenas prácticas relacionadas con la administración y archivo electrónico. Sin ánimo de ser exhaustivo, se ha tenido muy presente todo lo relativo al Esquema Nacional de Interoperabilidad, OAIS (modelo de referencia de archivo electrónico para la preservación a largo plazo), ISO’s aplicables (15489, 23081, 30300, etc.), MoReq, y esquemas METS, PREMIS, etc. Teniendo siempre presente la realidad concreta de la implantación de sistemas de administración electrónica, puesto que hay que necesariamente interoperar con un sistema existente.

El módulo de archivo electrónico se ha diseñado teniendo en cuenta toda la experiencia previa con que cuenta la empresa en gestión documental y en gestión de archivos y adaptándola a los nuevos paradigmas surgidos en el entorno de la e-administración. Además, ha nacido al hilo de la participación (en un entorno de colaboración de empresa pública y privada) en dos proyectos con administraciones locales, en los que ha habido que definir, a través de grupos de trabajo multidisciplinares (técnicos de sistemas, archiveros, consultores, analistas y diseñadores de aplicaciones, etc.), los entornos de trabajo y los esquemas metodológicos necesarios para el desarrollo de una aplicación, contando con la realidad técnica y administrativa concreta de cada cliente.

El resultado (a corto plazo) va a ser un producto estándar, integrable en cualquier sistema preexistente, de aplicación general a cualquier archivo público o privado que quiera gestionar de forma segura, fiable y eficaz su archivo electrónico y contar con una plataforma de preservación de la documentación electrónica allí contenida.