La llegada de Internet a los Archivos ha supuesto una nueva puerta de entrada y de acercamiento que la mayoría de los centros han sabido aprovechar. El medio telemático facilita la gestión de los Archivos, optimiza la difusión, la custodia y la preservación de los fondos documentales y permite un intercambio de ideas, de información, de experiencias, etc.

Con motivo del Día Internacional de los Archivos, quiero hablar de la mesa redonda online, que tuvo lugar el pasado 25 de mayo, en la cual se habló de cómo el confinamiento, durante el pasado 2020, hizo que cerraran las puertas físicas de los Archivos, pero no sus puertas digitales. Los sitios web, las plataformas digitales y las redes sociales tomaron un mayor protagonismo durante todos esos meses, haciendo que los Archivos volcaran su actividad en Internet para seguir prestando sus servicios y no perder el contacto con los usuarios.

En la mesa redonda «La difusión de los Archivos a través de Internet», organizada por la Federación Española de Asociaciones Profesionales de los Archivos, las Bibliotecas, los Centros de Documentación, de Información y de Interpretación, los Museos y los Yacimientos Arqueológicos (Anabad Federación) y Baratz tratamos de adentrarnos en la faceta comunicativa, difusora y de acceso de los Archivos.

Se trataron temas como la experiencia vivida por parte de los Archivos durante la pandemia y el confinamiento, la importancia de la difusión, la comunicación a través de Internet y el hecho de poder contar con un archivo digital. Los invitados a este debate también nos explicaron si adoptaron alguna medida que les hiciera estar más presentes durante el momento crítico que vivimos el pasado año; por otro lado, se puso de manifiesto que en la Administración Pública se tomara conciencia sobre el poder interactuar con el ciudadano de forma digital, de cara a la difusión y a facilitar el acceso a los fondos y por ello, ahondamos sobre las herramientas tecnológicas utilizadas y sobre la difusión en redes sociales. La mesa redonda también versó sobre el camino que lleva la comunicación y la difusión digital dentro de los Archivos; y por último, los invitados a este debate nos contaron sus proyectos, a corto y a medio plazo.

La difusión de los Archivos a través de Internet ahora y durante la pandemia de la COVID-19

En esta mesa redonda han participado profesionales de primer nivel nacional en el sector de los Archivos: Anabella Barroso, María Isabel Vila, Yolanda Cardito, y Francisco Dodero.

Anabella Barroso,directora del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia y del Servicio Diocesano de Archivos de Bilbao, afirmó que: «La pandemia ha acelerado muchos procesos, ha sido un proceso continuo de explotación continua y muchas veces sobre la marcha, pero manteniendo los Archivos»; a nivel de difusión, dijo: «Nos ha faltado tener digitalizadas más series, la pandemia ha puesto de manifiesto los documentos esenciales». Respecto a su visión de futuro: «Mi sueño es tener Archivos para todos, que sean accesibles e inclusivos, que cualquiera pueda acceder de forma rápida y divertida. Que tengamos digitalización en 3D y poder utilizar la inteligencia artificial para automatizar procesos».

Por otro lado, María Isabel Vila, jefa de Servicio del Archivo Histórico y Administrativo-Intermedio del Ayuntamiento de Málaga, expuso: «Los Archivos nunca han estado cerrados, ni durante la etapa dura de confinamiento. Hemos seguido ofreciendo nuestros servicios, pero con diferentes modalidades y versiones. Marzo de 2020 nos pilló con los deberes adelantados en lo que se refiere a aspectos digitales, tecnológicos y de comunicación. Fundamentalmente, hemos trabajado con nuestra página web y las redes sociales». Al respecto de la difusión digital de los Archivos en el futuro, Maribel concluyó diciendo: «Los recursos tecnológicos cada vez están más presentes en la difusión de nuestros Archivos y seguramente serán recursos más potentes y sorprendentes. Nos dirigimos hacia una atención cada vez más personalizada, casi a la carta».

Yolanda Cardito,responsable del Archivo Histórico del Museo Nacional del Prado, por su parte, afirmó que marzo y abril de 2020 fueron los meses en los cuales más se consultó el archivo digital. Respecto a las herramientas tecnológicas, Yolanda expuso: «Nuestro archivo web tiene la misma imagen que tiene el sistema de colecciones, por lo tanto, podemos ver la imagen de Las meninas al mismo nivel que cualquier documento del archivo». Acerca de la difusión digital, Yolanda concluyó diciendo: «Nuestra meta es estar presentes en la sociedad, da igual la manera y lo que utilicemos para ello, pero siempre presentes y que nuestro trabajo sea reconocido».

Francisco Dodero, director del Área de Archivos e Informática Documental de Baratz, comentó que: «Respecto al motor dinamizador que ha sido la pandemia, hemos notado un notable aumento por difundir y hacer accesible los fondos del Archivo; y por otro lado, ha habido una necesidad, por el tema del teletrabajo, de habilitar herramientas para que el personal interno pueda acceder a la documentación del Archivo, de forma remota». Respecto al cambio de futuro, Fran expresó: «El cambio de modelo y usuario ya está aquí, la sala de consulta será digital o no será y por lo tanto, todo va a tener que adaptarse a un nuevo usuario y a un nuevo modelo de comunicación. Los Archivos se van a tener que dotar de herramientas más intuitivas e inteligentes».

El entorno digital, un objetivo que cada vez está más cerca

Podemos afirmar que la pandemia ha impulsado esa transformación digital en la que estábamos inmersos, pero también nos ha mostrado lo que los Archivos pueden o no ofrecer a sus usuarios. El teletrabajo ha sido una gran descubrimiento y ha puesto de manifiesto la necesidad de avanzar en la implantación de todo lo que recoge la Ley 39/2015, la Ley 40/2015 y el recién estrenado Real Decreto 203/2021, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, así lo expresó María Isabel Vila. Y respecto a las herramientas de difusión, las redes sociales han jugado y juegan un papel fundamental, puesto que son un mecanismo fantástico de difusión y de comunicación con los usuarios, ya que estos están familiarizados con ellas.

En lo relativo a las herramientas para la difusión de los fondos, Baratz ofrece, por un lado, Albalá, que es el modo opac del sistema de gestión, el cual está pensado para los usuarios internos del Archivo; y por otro lado, MediaSearch, que es el recolector y publicador web orientado al usuario externo.

Silvia Santos Collado

Consultora en Marketing y Comunicación Digital en Archivos/ECM

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