La Conferencia Episcopal Española implanta el software de gestión integral de documentación de Archivo Albalá. La organización eclesiástica avanza en su modernización y transformación digital acorde a los nuevos tiempos y automatiza la gestión de su Archivo, fruto de la gestión de la documentación que custodia y que ha generado a lo largo de su historia.

Albalá ofrece un entorno de trabajo para la gestión de todo tipo de documentación de archivo altamente cualificado y apoyado en la normativa archivística nacional e internacional, abarcando los distintos procesos de descripción, clasificación, valoración, circulación, búsquedas y consultas, así como los procesos relacionados con el ciclo vital de la documentación.

El Archivo de la Conferencia Episcopal Española se constituyó, al tiempo que ésta, en 1966, tras el Concilio Vaticano II, siendo su antecedente inmediato la Conferencia de Reverendísimos Metropolitanos y el Secretariado del Episcopado Español.

Se trata de un Archivo en fase administrativa que custodia principalmente la documentación que se genera en sus departamentos y oficinas en el transcurso cotidiano de sus actividades. Es un Archivo con una estructura orgánico-funcional, ya que al ser la Conferencia Episcopal Española una institución creada para facilitar la coordinación de la pastoral de las diócesis en España, el Archivo se ha estructurado a partir de los grandes sectores de la pastoral de la Iglesia y las funciones principales que se desarrollan en cada uno de estos ámbitos: misiones, liturgia, vida consagrada, migraciones, patrimonio cultural, relaciones interconfesionales, enseñanza, catequesis, medios de comunicación social, clero, seminarios, seglares, caridad y doctrina. Además de las relaciones Iglesia-Estado que, por ser la Conferencia un órgano de ámbito nacional, también le competen.

Con la implementación del sistema Albalá, la Conferencia Episcopal Española cuenta con un software de gestión de Archivos en línea que permite centralizar toda la documentación generada por las distintas áreas u oficinas de la organización, recibir las transferencias documentales y gestionar el Archivo general.

Con el uso de Albalá se busca profesionalizar y optimizar el trabajo documental de la organización, mejorar los tiempos de respuesta a la solicitud de documentación, mejorar en la toma de decisiones, la clasificación y el proceso de descripción del archivo y sus fondos, y en la preservación del patrimonio documental.

Entre las principales ventajas que se buscan al implementar el software Albalá se encuentran las siguientes:

• Optimizar los procesos archivísticos: descripción y clasificación, búsqueda, préstamos, consultas en sala, valoración documental, gestión de depósitos…
• Mejorar los tiempos del servicio de la documentación a las distintas unidades u oficinas.
• Ofrecer una aplicación adaptada al entorno tecnológico actual.
• Dotar al Archivo de una herramienta con gran capacidad de integración con otros sistemas internos que sean proveedores de información y documentación al Archivo.
• Disponer de un único sistema para la gestión del Archivo, tanto de la documentación administrativa e histórica.

Albalá controla y gestiona la documentación de archivo una vez ha sido generada y los expedientes se han tramitado, iniciando su fase de archivado, donde habrá que controlar su vigencia, conservación y autenticidad y el acceso a la misma. Albalá se plantea como una solución web idónea a las necesidades de cualquier organización o institución que requiera gestionar y custodiar toda la documentación en un único sistema controlando la descripción y clasificación, la vigencia y los calendarios de conservación, el control de las consultas y los préstamos de documentación, y todas las tareas propias en la gestión de un Archivo.

Con el Archivo de la Conferencia Episcopal Española Baratz amplía su red de clientes que utilizan su software de gestión de Archivos, apostando por este sector y complementando al resto de productos de la casa. Nos alegramos de poner nuestro software y servicios a la disposición de una organización como la Conferencia Episcopal Española, y de colaborar con sus profesionales en la tarea de profesionalizar y automatizar su Archivo. Este proyecto pone de manifiesto la adaptabilidad del software Albalá para gestionar todo tipo de Archivos, públicos o privados, y suma un nuevo cliente a nuestra amplia red de Archivos que apuestan y confían en nuestras soluciones para la gestión de la documentación de archivo.

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