En 1986, debido a la celebración del V centenario del descubrimiento de América, varias instituciones, tanto públicas como privadas, firmaron un convenio que preveía la digitalización del Archivo de Indias, era la primera vez que esto ocurría. Y en ese momento España se convirtió en pionera en este campo. Los archivos históricos gestionan el patrimonio documental histórico, es decir, aquellos documentos con un valor informativo y probatorio relevante. Los archivos históricos conservan la documentación histórica y promueven la constante difusión del acervo.

El artículo 12 del Real Decreto 1708/2011, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, define archivos históricos como: «Las instituciones responsables de la custodia, la conservación y el tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional. Son archivos históricos los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura».

La historia de España y la trayectoria de la Administración General del Estado, a lo largo de los años, queda archivada en el Archivo Histórico Nacional. Esta institución está inmersa en la digitalización de sus fondos (a esta institución se le suman varios archivos nacionales), dicha digitalización tiene dos claros objetivos: conservar el patrimonio documental y facilitar su acceso al público. Tanto el Archivo Histórico Nacional como el Portal de Archivos Españoles (PARES) se enfrentan al reto de la era digital.

La digitalización es una prioridad para los archivos históricos, puesto que la difusión y el acceso de toda la documentación es, hoy en día, un objetivo fundamental. A partir de las funciones propias de cualquier archivo, se deben crear recursos digitales acordes con una normativa establecida (estructuras de metadatos, el protocolo OAI-PMH, web semántica, etc.), con el objetivo de aumentar la capacidad de recuperación de la información y su visibilidad. Con la digitalización se debe aportar aquello que define a un documento de archivo, es decir, el contexto. Brindando así al usuario datos de calidad, que no es otra cosa que ofrecer la información de contexto, para garantizar la autenticidad, la integridad, la utilidad y la fiabilidad de la información servida.

Los archivos históricos

A lo largo de la historia, los archivos han tenido la finalidad prácticamente exclusiva de ser fuentes de información al servicio de sus entidades. Una vez perdida su razón de ser, los documentos eran conservados como referencia para mantener y recrear la memoria del pasado de acuerdo con los intereses de quienes poseían esos documentos y archivos.

A partir del siglo XIX se crean los archivos históricos como tal, al recoger la documentación de organismos extintos. Los primeros usuarios de esta nueva concepción de archivo fueron los eruditos: historiadores, paleógrafos, anticuarios, etc. y con el tiempo se fueron uniendo investigadores, sobre todo universitarios, y ya en la segunda mitad del siglo XX escolares, aficionados y un sinfín de nuevos usuarios que encuentran en los archivos históricos una forma de desarrollar sus inquietudes intelectuales, de ocio y de realización personal.

Tanto las instituciones como las personas generan documentos, algunos de ellos de vital importancia para el desempeño de la gestión administrativa y para las funciones personales, también para la memoria histórica de las mismas. Es con estos documentos con los que se forman los archivos históricos.

El archivo histórico es una unidad de información que contiene documentos que deben conservarse permanentemente. Se genera como resultado de la última fase del ciclo vital del documento, en la que la documentación ha adquirido valores secundarios (informativos, testimoniales y evidenciales) que establecen que esta debe conservarse como testimonio útil a la sociedad. El valor informativo de los documentos aporta datos únicos y sustanciales para la investigación; el valor testimonial es el que refleja la evolución del organismo administrativo que los creó; y el valor evidencial está relacionado con los orígenes y los derechos imprescriptibles de las personas físicas o morales.

El futuro de los archivos históricos

El futuro de los archivos históricos está en el presente, puesto que hablamos de todo el capital informacional (información, datos y documentos) que la Administración Pública genera. Para ello es necesaria la interoperabilidad en cada institución y poder acabar así con los silos de información. Se necesita un cambio en la gestión de los archivos históricos y mirar hacia el futuro. También es de obligado cumplimiento modificar la formación de los archiveros, estos han de ser el motor del cambio en la transformación y el perfil tecnológico es ineludible.

Para afrontar la preservación de la documentación electrónica es necesario volver a definir el concepto de patrimonio documental mediante la digitalización; potenciar el acceso a los documentos históricos a través de los portales online; aplicar ontologías que faciliten la recuperación de documentos históricos; y por último, la participación de profesionales de la informática.

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