Es una realidad que la situación económica de las bibliotecas puede variar de un año para otro. Puede variar en función de los presupuestos aprobados por las diferentes instituciones de las que dependen o por las cantidades recibidas en función de determinados proyectos en los que participe. Es por este motivo por el que os vamos a relatar la importancia de una correcta definición de las partidas y su gestión a través de las adquisiciones que se realicen a lo largo del periodo presupuestario.

Pero, si crees que los números y las cuentas complican la gestión de tu biblioteca, te presentamos la forma de cuadrar los presupuestos usando las herramientas que AbsysNet pone a tu disposición.

Gestión presupuestaria

Definir los presupuestos con los que cuenta la biblioteca es esencial para poder gestionar correctamente las adquisiciones y para que en cualquier momento se pueda conocer cuál es el estado de las cuentas.

Antes de establecer cada una de las partidas presupuestarias asignadas a la biblioteca, hay que tener muy claro cuál es el organigrama de cuentas con las que se va a trabajar. En este sentido, es primordial tener claro que solo se podrá asignar cantidades a aquellas cuentas que tengan la consideración de Cuentas finales.

Eso es así porque al efectuar los pedidos se indica el precio de cada ejemplar o suscripción y esta información se va actualizando automáticamente en cada una de las cuentas.

Partidas presupuestarias

Todo lo relativo a la definición de las partidas se hará desde el módulo Presupuestos, en concreto desde la opción Partidas.

En esta pantalla podrá cumplimentar todos los datos relativos a la Partida presupuestaria que se va a crear.

Mientras que el Año se rellena automáticamente con el año en curso, será necesario establecer la Biblioteca a la que estará asociada la partida.

Si no se conoce el Código, la lupa permitirá localizar la descripción de la partida existentes.

Con el icono del árbol jerárquico se decidirá a qué nivel va a estar la que se va a crear, para ello con un clic en el signo  que se encuentra a la izquierda de la cuenta que interese, se mostrarán las cuentas que ya dependen de ella.

Sobre el listado, se seleccionará la Cuenta final a la que se va a asociar la partida presupuestaria.

Por defecto, la partida quedará marcada como Activa, aunque, si de momento no interesara ese estado, se podría desmarcar.

Cualquier aclaración sobre la nueva partida se hará constar en Notas.

El segundo recuadro de la pantalla Partidas permitirá precisar Cantidades, Lectores y Transferencias:

Cantidades

Respecto a las cantidades, solo se cumplimentará la cantidad Asignada porque según se vaya gestionando esta partida el resto de campos se irán actualizando con la cantidad que ya se haya gastado, con la que está prevista gastar y con la que quede disponible.

Así, por ejemplo, si una biblioteca asigna 1000 € a una partida, esa cantidad será la que figure en Asignada y Disponible, mientras no se compute ningún movimiento.

Pero, cuando se hace una previsión de adquirir 10 títulos, que tienen un precio aproximado de 18 € por ejemplar, en Comprometida aparecerá la cifra de 180 € que también se descontará de Disponible, donde figurará 820 €.

En el momento en que esos títulos sean facturados, la cantidad correspondiente se descontará del campo Comprometida y se sumará en el de Gastada.

Por supuesto, la casilla correspondiente a Asignada permanecerá inmutable, mientras que Disponible sólo se modificará en el caso de que en la facturación se indique otro precio diferente al inicialmente previsto (por ejemplo, si los 10 títulos que se habían pedido, han variado el precio y al final en vez de 180 € han costado 210 €, la cifra de Disponible cambiará a 790 €.)

Lectores

Desde la pestaña Lectores elija el lector al que desea asociar la partida presupuestaria que está añadiendo haciendo uso del botón Añadir.

Esta opción es útil en el caso de que la biblioteca reserva parte de su presupuesto para satisfacer las necesidades bibliográficas de algunos lectores, como por ejemplo profesores o investigadores.

Transferencias

Se puede dar el caso en el que necesite realizar trasferencias de una partida presupuestaria a otra, por ejemplo, porque hay excedente de una partida y se puede pasar a otra que no cuente con suficiente presupuesto o bien porque en un año se genera un remanente en alguna partida y ese dinero se puede destinar a la misma partida del año siguiente.

Es desde esta pestaña de Transferencia desde donde se puede pasar unas cantidades de unas partidas a otras. La descripción detallada de este proceso se abordará en otra capsula que en los próximos meses estará disponible en Comunidad Baratz.

Consulta de la suma de un presupuesto

AbsysNet permite averiguar la cantidad total que ha sido asignada a cualquiera de las partidas presupuestarias creadas.

Para ello en el módulo Presupuestos, y seleccionando Partidas, se podrá hacer la consulta pertinente que una vez validada, con el icono de verificación verde o con Intro, mostrará la cantidad asignada que corresponda.

Consulta de la suma total de los presupuestos

Para averiguar la cantidad total que ha sido asignada a todas las partidas presupuestarias introducidas en el sistema deberá proceder de la misma manera que en el caso anterior, aunque también podrá dejar el formulario en blanco de manera que la consulta se realice sobre todas las partidas presupuestarias introducidas en AbsysNet.

Finalmente, se deberá pulsar el icono Suma, en la barra de herramientas y así, se obtendrá las cantidades totales asignadas a las partidas seleccionadas.

La intención de esta cápsula ha sido posibilitar un acercamiento a la gestión de presupuestos y adquisiciones de la biblioteca desde AbsysNet y que su utilización sea gratificante para el bibliotecario.

Soledad Domínguez Hernández

Técnico de Soporte de Bibliotecas

Imagen superior cortesía de Shutterstock