La Red de Bibliotecas Públicas de Andalucía es una de las más grandes del país, por lo que cualquier cambio de versión o modificación supone un reto considerable. Pero en Baratz nos gustan los retos, así que además del cambio de versión para la red de bibliotecas públicas, sumamos también el de la Red de Centros de Documentación y Bibliotecas Especializadas de Andalucía (Red IDEA).

La Red de Bibliotecas Públicas de Andalucía (RBPA) está compuesta por las bibliotecas públicas del Estado-bibliotecas provinciales, bibliotecas supramunicipales, bibliotecas municipales y bibliotecas de barrio o, en general, de ámbito territorial inferior al de municipio, por servicios bibliotecarios móviles y por bibliotecas privadas de uso público general que se incorporen al Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentación. Por su parte, la Red IDEA está formada por los centros de documentación y bibliotecas especializadas dependientes de la administración de la Junta de Andalucía, y de otras instituciones públicas, así como de las instituciones o entidades privadas que se integren en la Red.

A lo largo del pasado año 2018 se llevaron a cabo diferentes procedimientos de cara a este cambio de versión que culminó el 16 de octubre para la RBPA y el 3 de diciembre para la Red IDEA. Hemos de reconocer que la tarea no fue fácil y que muy a nuestro pesar hubo algún que otro quebradero de cabeza que finalmente conseguimos solucionar con la ayuda de los técnicos de la Junta.

Una de las tareas realizadas fue la modernización de las infraestructuras informáticas en las que se apoyaban los dos sistemas de bibliotecas de Andalucía, la RBPA y la red IDEA. De manera que en la actualidad se encuentran en Linux7 y Oracle11. Además, se prepararon entornos de pruebas y de formación, idénticos a los de producción para el mejor desarrollo de los trabajos. Queremos destacar también la importancia que se ha dado a la parte formativa con trescientas horas dedicadas a reciclar los conocimientos de los bibliotecarios sobre la aplicación.

Algunos datos a tener en cuenta para hacerse idea de la envergadura del proyecto: este cambio de versión se ha realizado sobre más de setecientas bibliotecas y más de novecientas sucursales; ha involucrado casi tres millones de registros entre ambas redes, alrededor de quince millones de ejemplares. Ambas redes cuentan con casi dos millones y medio de lectores.

El cambio de versión supone un salto considerable en cuanto a las funcionalidades y posibilidades de servicios a ofrecer pues ambas redes estaban aún en la versión 2.0 de AbsysNet. Están disponibles todos los módulos extra de AbsysNet: API, MOPAC y biblioteca digital, aunque algunos de ellos aún no se hayan puesto en funcionamiento.

Como hemos recordado en algunas ocasiones (aquí y aquí) la versión 2.2 de AbsysNet incorporaba algunas novedades para adaptar la aplicación a las nuevas necesidades de las bibliotecas:

• mejora en la gestión de facetas, posibilidad de activarlas en la búsqueda asistida,
• opción de «ver más»,
• una nueva funcionalidad denominada «descubrimiento»,
• búsqueda por índice en la propia plantilla de catalogación,
• control de autoridades en campos que no son de autoridad,
• creación de enlaces automáticos a un título,
• nuevo módulo de reserva y préstamo programado de recursos,
• acceso directo desde la lista de errores de validación a los campos afectados,
• integración a través del módulo API.

Hemos tenido la oportunidad de charlar con el equipo del Departamento de Servicios para la Lectura Pública que muy amablemente han respondido a nuestras preguntas:

La Red de Bibliotecas Públicas de Andalucía es la mayor Red de bibliotecas de España, ¿es fácil coordinarse con todas y cada una de las bibliotecas y su personal?

Pues la verdad es que sí. Gracias a la experiencia que poseen los profesionales de las bibliotecas públicas andaluzas que trabajan con AbsysNet y gracias a la variedad de herramientas tecnológicas de que disponemos para comunicarnos, la coordinación es actualmente más llevadera y no resulta tan complicada como años atrás en los que se funcionaba casi siempre a golpe de teléfono. La mensajería interna que existe en el Escritorio de AbsysNet nos da mucho juego; siempre que es necesario avisar sobre un tema determinado o alguna tarea a realizar, para todos o solo algunos usuarios de AbsysNet de una determinada biblioteca, resulta muy útil y a la vez muy cómodo poder comunicar ese mensaje en tiempo real.

¿Qué supone para vuestras bibliotecas trabajar en Red a través del catálogo?

Supone un gran avance y un buen aprovechamiento de recursos. Desde que en 2003 se comenzara este tipo de «trabajo en red» hasta ahora ha supuesto grandes ventajas si lo miramos desde el punto de vista de ahorro de tiempo y de trabajo; todos los registros bibliográficos existentes en el catálogo, creados por una de las bibliotecas de la red, son aprovechables por el resto para dar de alta sus ejemplares sin necesidad de tener que realizar de nuevo el asiento bibliográfico. Además, tener una base de datos de lectores en común resulta muy útil para los profesionales de las bibliotecas al poder consultar desde cualquiera de las 731 sucursales y conocer si un lector ya tiene su tarjeta de usuario de alguna de las bibliotecas de la Red o bien necesita hacérsela.

¿Qué funcionalidad de AbsysNet es la que más valoráis?

Desde el punto de vista de usuario administrador, se valora muchísimo el poder realizar una gran variedad de tareas de Administración tales como: consultas SQL, edición de ficheros, modificar permisos de usuarios… dentro del programa ya que nos da bastante autonomía en muchas de las tareas cotidianas.

Desde el punto de vista de usuario profesional de AbsysNet se valora mucho en esta nueva versión, la posibilidad de asociar la portada del libro al registro bibliográfico de manera rápida. Nos comentan los profesionales que, actualmente, les resulta muy fácil realizar esta tarea con solo hacer un clic sobre el icono del libro en cada registro.

¿Qué funcionalidad o funcionalidades os gustaría tener en vuestros catálogos en un futuro?

Siendo un poco idealista y pensando en muchos de los profesionales que gestionan a diario el catálogo colectivo, se agradecería el poder utilizar una herramienta de depuración o recuperación de registros duplicados, una tarea que hasta ahora ha sido y es completamente manual. Actualmente, se realiza por personas cualificadas de la Red que trabajan en los departamentos de proceso técnico de alguna de las bibliotecas de mayor dimensión y la frecuencia con la que se realiza depende de la carga de trabajo diario.

Con la nueva versión 2.2 en el módulo de Series se ha producido la desaparición de los campos que contenían los desplegables con los códigos correspondientes a la descripción de la Periodicidad y del Modelo de Texto. Ambos desplegables han existido desde las primeras versiones de Absys, integrando el código con su descripción al lado y, ahora mismo, solo se ve la descripción; esto a la hora de crear nuevas cronologías para una revista supone un obstáculo en la forma de trabajar de muchos profesionales de la Red.

Para terminar, ¿contadnos ese truco o atajo que utilizáis en el catálogo para facilitaros cualquier tarea y que pueda ser de utilidad para el resto de profesionales?

A veces se nos plantea el caso de que una biblioteca determinada no recupera un título cuando hace la consulta desde el «Área de Trabajo-Catálogo Activo-CATA», seleccionando «Registros de mi biblioteca» y marcando la casilla «Solo con ejemplares». ¿Qué hacemos? Pues en primer lugar nos aseguramos que, efectivamente, ha realizado el alta de su ejemplar en días anteriores, consultando desde Ejemplares por código de barras o por fecha de registro y, a continuación, damos a modificar el campo «Estado» (que normalmente esta información no afecta demasiado), que casi siempre aparece con el código «B», de Bueno, y lo pasamos por ejemplo a código «!», campo vacío o en blanco, que es la última opción del desplegable; lo grabamos y en ese momento hace que entre en la tabla de copias de BRS para que pase su actualización nocturna en el campo COPI. Al día siguiente, cuando volvamos a realizar la consulta de la misma forma nos lo recuperará correctamente.

Otro muy útil para el profesional y para el lector, que se utiliza desde el 2017 con la versión 2.0, es el enlace desde el catálogo en línea (opac) a eBiblio Andalucía. Si localizamos un título en el opac que no está disponible o está reservado podemos dirigir automáticamente la consulta a eBiblio Andalucía, pulsando el enlace como se ve en la imagen:

 Si está el título, nos los recupera y podemos tomarlo en préstamo en formato electrónico.

No queremos terminar sin dejar apuntados nuevos caminos de mejora y colaboración, pues cada una de las redes dispone de varios modelos de opac que podrían ser objeto de personalización, tal y como venimos haciendo para otras instituciones. Y tomamos nota de lo comentado por el Departamento de Servicios para la Lectura Pública.

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