Los Archivos se encuentran inmersos en una transformación digital que está renovando la praxis archivística y el trabajo de sus profesionales, los cuales han evolucionado hasta convertirse en profesionales multidisciplinares. Todo ello se debe a un claro protagonista: el documento electrónico. El archivo electrónico forma parte de la transformación digital y la gestión del documento electrónico supone un auténtico cambio de paradigma. Este periodo de transición entre el papel y el documento electrónico se denomina sistema mixto o híbrido.

En el glosario ENI, el documento electrónico se define como: «Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado». Según el reglamento (UE) número 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, se define documento electrónico como: «Todo contenido almacenado en formato electrónico, en particular, texto o registro sonoro, visual o audiovisual».

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece unos requisitos para considerar válidos los documentos electrónicos: contener información en un soporte electrónico con un formato determinado y que pueda ser identificado y objeto de tratamiento diferenciado; disponer de datos de identificación que permitan su individualización; contar con referencia temporal del momento de emisión; incorporar al menos los metadatos mínimos obligatorios; e incorporar firmas electrónicas.

Las instituciones están llevando a cabo una tramitación electrónica de sus procesos documentales en su fase de creación y lo hacen a través de una serie de herramientas de producción documental, las cuales están generando documentación sobre la que hay que actuar desde el principio para asegurar su ciclo vital completo y evitar que se pierda información. Así como, asegurar el acceso; la autenticidad; la integridad; y la preservación a largo plazo, en su fase de archivo.

La situación actual del documento electrónico

Actualmente, nos encontramos en una etapa de transición del papel al electrónico, lo que se denomina sistema mixto. Es habitual que las instituciones documenten sus procesos mediante estos sistemas, es decir, que los documentos relativos a un mismo procedimiento se presenten en diversos soportes y formatos. Los sistemas mixtos plantean la necesidad de mantener vinculados documentos y sistemas dispares en la secuencia lógica. Hoy en día, el principal reto archivístico es conseguir mantener los vínculos entre unos y otros mientras tengan valor para la resolución de los asuntos por los que han sido creados. Esto solo es posible interviniendo en el ciclo de vida, en el diseño de los procesos y convertirlos a un sistema único para su conservación permanente y para su durabilidad.

Con la presencia del documento electrónico, podemos decir que el profesional del Archivo cobra un nuevo papel. Ahora el archivero tiene que implicarse más en la gestión documental, desde la producción de los documentos, definiendo tipos documentales, esquemas de metadatos, estándares, directrices, aplicando políticas de conservación, gestionando el acceso y la transparencia a la documentación; y conservando y difundiendo el patrimonio documental de la institución.

Diferencias entre el documento físico y el documento electrónico

1. Registro y uso de símbolos

Mientras que el contenido de un documento físico está recogido en un medio y a través de símbolos que lo hacen directamente accesible para el ser humano, el documento electrónico está recogido en un medio a través de símbolos que deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano.

2. Conexión entre contenido y medio

Mientras que el contenido de un documento físico es inseparable del medio (soporte) que lo recoge, el contenido de un documento electrónico puede ser separado del medio original y transferido a otros soportes.

3. Características de la estructura física y lógica

Mientras que la estructura es uno de los principales criterios para valorar la autenticidad del documento físico, la estructura del documento electrónico no es tan aparente, sino que depende del hardware y del software. 

4. Los metadatos 

Los metadatos son datos sobre los datos que hacen que el documento pueda ser utilizado y comprendido. El documento electrónico carece de los elementos que en uno tradicional permiten establecer su contexto funcional y administrativo; esa función la cumplen los metadatos, que describen cómo se ha registrado la información, cuándo y por quién, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado, etc. Los metadatos necesarios para cumplir los requisitos funcionales archivísticos se organizan en 8 capas: el registro, los términos y condiciones, la estructura, el contexto, el contenido, la historia del uso, la identificación y la conservación.

La gestión de los documentos electrónicos

1. Nivel organizacional

Los documentos electrónicos poseen un ciclo de vida similar al de los documentos en papel. Tienen mayor dependencia de la forma física y de la tecnología y por lo tanto es primordial realizar una gestión más activa para asegurar el acceso durante todo el ciclo de vida del documento.

Los documentos deben estar categorizados, saber cuáles forman parte de un procedimiento y se deben conservar y cuáles no; hay que asegurar la autenticidad de los documentos electrónicos, su integridad y la seguridad de los sistemas de almacenamiento y acceso conforme a un marco normativo; y  por último, los documentos se deben mantener y migrar entre plataformas tecnológicas asegurando su integridad y contexto.

2. Nivel de gestión documental

El nivel de gestión documental comprende todo el ciclo de vida en cada una de sus fases:

• Creación y captura en un entorno seguro. Los mecanismos de captura deben asegurar que los documentos capturados sean los apropiados, estén completos, que incluyan los metadatos y que se establezcan vínculos con otros documentos dentro de la agrupación en la que se integran.
• Selección y disposición de conjuntos documentales. El sistema debe posibilitar el alojamiento de los documentos relacionados entre sí en expedientes y agrupaciones, y si no, debe organizarlos de tal manera que más adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de selección.
• Preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales. Los conjuntos documentales que haya que conservar de forma permanente, deben haber sido identificados en el momento de su creación y/o como resultado de un proceso de selección, de transferencia y de su custodia en un archivo permanente. El archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los requisitos necesarios para su conservación a largo plazo.

3. Nivel tecnológico

Un sistema de Electronic Records Management (Gestión de Documentos Electrónicos) debe conservar el contenido, la estructura y el contexto de los documentos electrónicos, y debe asegurar que los documentos se registren y que se establezcan procedimientos de autenticación y de auditoría. El archivero aquí debe asegurar el cumplimiento de los requisitos, la captura de los documentos, el acceso, la conservación, la transferencia, etc.

El desarrollo de software de archivo debe integrar la gestión de documentos electrónicos con estas características: sistemático, interrelacionándolo con otros sistemas de información compatibles; escalable, es decir, que pueda crecer; y sostenible, que el contenido, el contexto y la estructura de los documentos se puedan mantener en el tiempo, al margen de los cambios de la tecnología utilizada.

Silvia Santos Collado

Consultora en Marketing y Comunicación Digital en Archivos/ECM

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