La Universidad de Oviedo ha hecho público su Archivo digital a través del cual se puede acceder y consultar vía web gran parte de sus fondos documentales. Gracias a este archivo online es posible consultar documentos como los correspondientes a su archivo fotográfico. De esta forma, la institución educativa da un salto importante en la transformación digital de sus servicios dando luz a su historia y actividad a lo largo del tiempo, y sirviendo como punto de partida a un mayor servicio público y de transparencia.

Se pone a disposición de la comunidad universitaria y del público en general, MediaSearch, aplicación de software para la búsqueda en la base de documental del Archivo de la Universidad de Oviedo. Esta herramienta permite la consulta de los fondos del Archivo Histórico, tanto digitalizados como no digitalizados, con un número ilimitado de usuarios en acceso simultaneo. La búsqueda puede efectuarse en castellano, asturiano e inglés. [Detalle dUO. Nuevo buscador para consultas en el Archivo de la Universidad de Oviedo]

Actualmente se puede consultar más de 3 500 documentos que se encuentran digitalizados a través del software MediaSearch. Además, es posible descargarlos de forma libre y gratuita. Tanto el número de registros como de imágenes ofrecidas en el nuevo portal se actualiza periódicamente con nuevas incorporaciones al sistema de gestión archivístico Albalá.

La Universidad de Oviedo fue fundada por Fernando Valdés Salas en el año 1608. Aunque no se conoce con exactitud la fecha de creación de su Archivo, existen documentos y estudios que hacen pensar que fue coetánea a la del centro universitario. De hecho, se conservaban en el Archivo documentos a partir del año 1609, que tratan sobre pleitos de la jurisdicción civil ordinaria de la Universidad, reales órdenes, provisiones del Consejo, jurisdicción universitaria, pleitos, obras pías, fundaciones para la enseñanza, etc.

Por su parte, los llamados Estatutos Nuevos, promulgados el 22 de septiembre de 1707, establecían la «custodia bajo tres llaves del Archivo académico en la… Capilla con el mayor cuidado en la entrega y saca de papeles…»

Lamentablemente, en el año 1934, tras el incendio del edificio histórico de la Universidad, desaparece su Archivo devorado por las llamas. En el año 1985 se aprueban los terceros Estatutos de la Universidad de Oviedo, creándose, dentro de la Biblioteca Universitaria, un Archivo Histórico de la Universidad. En el año 2003 se aprueban los cuartos Estatutos de la Universidad de Oviedo, creándose el Archivo de la Universidad; que está formado por los archivos de gestión, el Archivo Intermedio y el Archivo Histórico, pasando a depender orgánicamente de la Secretaría General de la Universidad.

El catálogo web del Archivo de la Universidad de Oviedo

A través del sistema de gestión archivística Albalá, el Archivo de la Universidad de Oviedo realiza la gestión de los fondos documentales custodiados. Gestión y trabajo que abarca la descripción, clasificación, consultas, préstamos, búsquedas, instrumentos de descripción, etc. Y ahora, con la puesta en marcha de MediaSearch se difunde a la ciudadanía de forma libre y gratuita parte de ese patrimonio conservado por la institución educativa.

MediaSearch permite descargar los documentos digitalizados y dispone de herramientas de visualización avanzadas (zoom, girar, alto contraste, brillo, etc.). La herramienta, integrada con Albalá, permite el acceso y la consulta externa a la documentación a través de una herramienta de consulta amigable, intuitiva y potente que busca, por encima de todo, ofrecer al usuario una experiencia de uso sencilla y atractiva, con nuevas y ágiles herramientas y métodos de búsqueda y descubrimiento de la información.

En la pantalla de inicio el usuario se encontrará con la caja de búsqueda libre. Dicha caja le permitirá hacer una búsqueda de los términos en todo el fondo documental. Además, tendrá la opción de poder filtrar la búsqueda por contenidos digitalizados o no, o ambos. También desde la pantalla de inicio podrá acceder a un formulario de búsqueda avanzada donde podrá explotar mejor las posibilidades para recuperar la información (por intervalo de fechas, acotando por el fondo, por índices de descriptores de materias, geográficos, personas e instituciones y productores, y filtrando por documentos digitalizados o no).

En la página inicial también se han destacado algunos documentos de especial interés, en este caso tres fotografías correspondientes al Colegio Mayor Valdés Salas, el Edificio Histórico de la Universidad de Oviedo, y el Inventario General del Archivo de la Casa de Meres. Este bloque permite ser gestionado por el usuario administrador de la aplicación para que sea un contenido dinámico y actualizable.

Los resultados de la búsqueda se presentan facetados o filtrados (por descriptores y por el metadato digitalizado o no) para facilitar el descubrimiento de documentos, y desde donde el usuario podrá acceder a la ficha descriptiva de los documentos y a sus ficheros digitales, y visualizar estos a través del visor y descargarlos.

Con la difusión y apertura de los fondos documentales a través de MediaSearch, el Archivo de la Universidad de Oviedo se hace visible para su comunidad. La posibilidad de que cualquier persona pueda consultar el catálogo de manera online, abre una nueva vía para explotar y dar a conocer el rico patrimonio de la institución.

Desde Baratz, y gracias a este proyecto, seguimos afianzando nuestra apuesta por el software destinado a los Archivos, ayudando a crear espacios que potencien que el acceso a los fondos documentales sea a través de Internet.

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