Ha pasado tiempo desde la última evolución de Albalá, pero ya os podemos anunciar oficialmente que la nueva versión ve la luz. Albalá 7 llega tras un largo y duro trabajo de todo el equipo de Baratz. Se trata de un importante cambio a todos los niveles: funcional, técnico y estético.

Albalá 7 es una aplicación web que permite la gestión integral del archivo, tanto de los documentos y expedientes en papel como, aquí la gran novedad, de los electrónicos, generados y custodiados por una organización en el desempeño de sus actividades, garantizando el ingreso, el almacenamiento, la administración, el acceso y la difusión de los mismos.

Esta nueva versión surge como respuesta a un nuevo y exigente entorno funcional y tecnológico en la gestión de la documentación de archivo y de la transformación digital de la administración. Albalá 7 nace con el doble objetivo:

1. Renovar la gestión del Archivo Físico con una aplicación más ágil, moderna y sofisticada.
2. Gestionar la fase de archivo de los documentos y expedientes electrónicos y asegurar su preservación a largo plazo.

En este post trataremos de descubrir cuáles son esas novedades de la versión 7 de Albalá. Aquí un adelanto:

1. Nueva interfaz.
2. Descripción.
3. Herramientas de búsquedas mejoradas.
4. Ingesta de expedientes y documentos electrónicos.
5. Firma/Sellado electrónico.
6. Módulo de Conservación.
7. Módulo de Preservación Digital.
8. Multimedia (streaming).
9. Uso de esquemas de metadatos.
10. Renovación tecnológica.

1.  Nueva interfaz

Albalá 7 cuenta con una interfaz totalmente moderna y renovada que facilita el trabajo al usuario con un uso más amigable e intuitivo, con nuevas características como la navegación multitarea, interfaz unificado profesional-oficina-opac, escritorio dinámico, nueva navegación por el cuadro de clasificación, tablas de visualización filtrables y ordenables, menús desplegables, nuevos controles de descripción, …

2. Descripción

El proceso de descripción se mejora y potencia sustancialmente buscando una mayor adaptación a la normativa vigente y a la práctica del trabajo documental: código de referencia automático, campos de captura de fechas, esquemas de metadatos abiertos, configuración de campos automáticos, heredables y obligatorios, mejor procedimiento de captura de descriptores y de visualización de la información, importación de descripciones EAD y EAC, etc.

3. Herramientas de búsquedas mejoradas

El usuario dispone de nuevas y renovadas herramientas para acceder a la documentación a través de una búsqueda libre y de una búsqueda avanzada (con un formulario dinámico sobre metadatos). Se pueden realizar búsquedas no solamente sobre los metadatos de los documentos sino también sobre el contenido de los documentos electrónicos (fulltext). El usuario puede definir el universo de la búsqueda, realizar la búsqueda de documentación en una serie documental, filtrar resultados mediante facetas, …

4. Ingesta de expedientes y documentos electrónicos

Bajo el modelo de referencia OAIS, Albalá 7 permite la ingesta manual / automática de paquetes de información normalizados (SIP o PTI). La ingesta se aplica bajo una definición de reglas o tareas que aplicar a los paquetes de entrada en la plataforma de archivado definitivo: control de metadatos, de formatos, de firma, extracción de metadatos, de miniaturas y de fulltext, posibilidad de edición de metadatos, inserción en el cuadro de clasificación, etc.

5. Firma / Sellado electrónico

Albalá 7 permite firmar o sellar digitalmente los documentos generados en la gestión y uso de la aplicación (actas de entrega, de transferencias, de eliminación, papeletas de préstamos, certificados de consulta, estadísticas, etc.).

6. Módulo de Conservación

La valoración documental y las disposiciones documentales consecuentes se replantean respecto a versiones anteriores. Albalá 7 se dota de una funcionalidad ágil, sencilla y automática para que el usuario pueda definir las distintas políticas de conservación que apliquen las disposiciones (conservación o eliminación) sobre las series documentales.

7. Módulo de Preservación Digital

Dentro del modelo de preservación OAIS, Albalá 7 contempla la creación y ejecución de políticas de preservación de la información contenida en el repositorio para garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de la misma a largo plazo, evitando la obsolescencia. Las tareas a realizar sobre un área de preservación (compuesta por documentos) pueden ser:

• revisión de tipos de fichero,
• actualización de lista de formatos obsoletos,
• cambios de formatos,
• comprobación de caducidad de la firma,
• extracción de portadas,
• creación de réplicas,
• control del Mets,
• firma digital y resellado,
• detección de ficheros corruptos y detección de duplicados.

8. Multimedia (streaming)

La gestión y visualización de los objetos digitales se transforma para dar solución a una aplicación que hace del objeto digital su fundamento, tanto para representaciones del documento analógico como del electrónico. El nuevo módulo multimedia se dota de un visor de alta resolución y de la capacidad de ofrecer los ficheros en streaming para su visualización.

9. Uso de Esquemas de Metadatos

Posibilidad de crear y utilizar varios esquemas de metadatos para adaptarse a las distintas necesidades de describir y tratar la información y dar respuesta a la diferente tipología documental. Albalá 7 dispone de un esquema ISAD, ISAAR, ISDIAH y e-EMGDE para la gestión de los documentos electrónicos. Se puede añadir nuevos esquemas y metadatos nuevos a los esquemas existentes y qué tipo de metadato

10. Renovación tecnológica

Albalá 7 trae consigo, sobre todo, una renovación total en las herramientas tecnológicas utilizadas de base. Se trata de una aplicación Web java (J2EE) donde el indexador y buscador es el motor Solr.

Albalá 7 se basa en estándares abiertos lo que permite la integración con multitud de aplicaciones en ámbi­tos como la tramitación y gestión de expedientes, la digitalización y proceso de imágenes o la gestión documental en general. Basa su interoperabilidad en servicios web RESTful y que permite la extensión de funcionalidades mediante módulos de carga dinámica. La tecnología java se caracteriza por su carácter multiplataforma (sistema operativo) y su facilidad de integración con aplicaciones de mercado/propias.

Fran Dodero

Jefe de productos de Archivos de Baratz

Imagen superior cortesía de Shutterstock