Hoy damos inicio a una nueva sección dentro de Comunidad Baratz: «Bajo los focos», que nace con la intención de acercar el trabajo y las experiencias del sector de boca de sus protagonistas. ¡Esperamos que os resulte atractiva! Y comenzamos con una entrevista a Óscar Arroyo, Jefe de Servicio de Bibliotecas, Libro y Lectura de Castilla-La Mancha desde 2011.

Entre las responsabilidades de Óscar Arroyo se encuentran las correspondientes a la gestión de las bibliotecas de titularidad o gestión de la Consejería y la Red de bibliotecas Públicas de Castilla-La Mancha. Además también es responsable de las funciones de la Consejería relacionadas con el Depósito legal, la propiedad intelectual; y del Servicio de Publicaciones de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes.

La red de bibliotecas públicas de Castilla-La Mancha están reguladas por la Ley 3/2011, de 24 de febrero y aglutina centros y servicios bibliotecarios para todo el territorio de la región.

«Nuestra misión es ofrecer servicios bibliotecarios públicos homogéneos y de calidad a toda la ciudadanía de Castilla-La Mancha. Los servicios públicos ofrecidos por cada una de las bibliotecas que forman parte de la Red de Bibliotecas Públicas de Castilla-La Mancha son financiados por las instituciones que son titulares o gestoras de dichos centros.»

Además de las bibliotecas públicas, la red está formada por la biblioteca de Castilla-La Mancha y la red de bibliotecas móviles que actualmente cuenta con ocho vehículos. Por provincias la mejor dotada es Toledo con 119 centros; Albacete con 85, seguida de Cuenca (70), Ciudad Real (67) y Guadalajara con 39.

Óscar Arroyo hace un repaso del trabajo realizado desde la creación en 2008 del catálogo colectivo, que daría más tarde en 2011, paso a la formación de la red de bibliotecas de Castilla-La Mancha, primeras incorporaciones, afianzamiento, planes de futuro… Os dejamos con la entrevista.

Según tu punto de vista, ¿cómo de importantes son las bibliotecas en la actualidad?

Personalmente, considero que la percepción de las bibliotecas, especialmente la de bibliotecas sostenidas con fondos públicos, depende esencialmente, de la imagen que se tiene de este servicio por parte de la ciudadanía y especialmente de los responsables públicos. Quiero decir con esto que hay que empezar y volver a insistir constantemente en qué es hoy una biblioteca y qué modelo de biblioteca queremos porque fuera de nuestro mundo profesional se sigue pensando que la biblioteca es esa «colección de libros perfectamente organizada para su uso» y eso hoy no es atractivo ni para los ciudadanos y mucho menos para la clase política, quienes ante este modelo de servicio público prefieren poner el dinero, y con razón, en cualquier otro sitio.

Las bibliotecas hoy tienen el potencial para ser un servicio muy importante y casi esencial en nuestras sociedades, pero hay que insistir en su transformación radical desde los almacenes de libros que aún hoy siguen siendo en muchos sitios a servicios públicos flexibles, dinámicos y acogedores generadores en sí mismos de actividad cultural y facilitadores de recursos a los ciudadanos. Pero para ello hay que trabajar en superar ideas preconcebidas sobre las bibliotecas tanto en los ciudadanos y la clase política como en muchos profesionales. Creo que solo así las bibliotecas serán importantes para la sociedad.

«Hay que trabajar en superar ideas preconcebidas sobre las bibliotecas tanto en los ciudadanos y la clase política como en muchos profesionales. Creo que solo así las bibliotecas serán importantes para la sociedad.»

¿Te imaginas un mundo sin bibliotecas?

Claro que sí. De hecho existe. Centenares de pequeños municipios donde no llega ni un bibliobús o barrios de grandes ciudades sin biblioteca, o bibliotecas (a veces abarrotadas de estudiantes con apuntes propios) con libros desfasados y sin vida, suponen un mundo sin bibliotecas real para los ciudadanos. Muchas veces nunca han conocido otra cosa y lo que no se conoce no se echa de menos…

¿Cuándo comenzó la Red de Bibliotecas Públicas de Castilla-La Mancha?

La Red de Bibliotecas Públicas de Castilla-La Mancha es una realidad muy amplia y diversa. A día de hoy su corazón sigue siendo el catalogo colectivo, pero la Red es mucho más. Nuestra Ley de bibliotecas de 2011 define la Red como «el conjunto organizado y coordinado de órganos, centros y servicios bibliotecarios (…) cuya misión es ofrecer servicios bibliotecarios públicos homogéneos y de calidad a toda la ciudadanía de Castilla-La Mancha», pero el germen, sin duda, fue el catálogo colectivo que se puso en marcha en 2008.

¿Cuáles fueron los primeros pasos y las primeras incorporaciones?

Desde 2006-2007 se realizó un intenso trabajo previo de planificación y de definición de necesidades técnicas, logísticas y de infraestructuras informáticas. Para ello, desde el Servicio de bibliotecas se coordinaron distintos equipos profesionales bibliotecarios e informáticos y se coordinó el proceso con el asesoramiento de la propia empresa Baratz.

Las incorporaciones de bibliotecas se hicieron por fases. En una fase 0 inicial se incorporaron unas 25 bibliotecas entre ellas las 5 bibliotecas públicas del Estado que ya trabajaban con Absys C/S y un grupo de bibliotecas municipales principalmente de gran tamaño (Tomelloso, Illescas, Azuqueca de Henares…)  y que funcionaban con otra aplicación informática. Los registros de estas bibliotecas supusieron el germen de la base de datos de fondos que hoy tenemos y fueron el banco de pruebas para las sucesivas fases que llegan hasta este mismo año. También se incorporaron bibliotecas pequeñas como Polán en Toledo y bibliobuses como el de Albacete, así como Redes de bibliotecas municipales como las de Talavera de la Reina o Hellín entre otras. Con toda su información se realizó un volcado de datos y se procedió a realizar todos los carnés de usuario de nuevo, ya bajo una única base de datos.

Los procesos de formación del personal en la nueva herramienta y la existencia de una asistencia técnica permanente a todas las bibliotecas ante cualquier problema, fue y ha seguido siendo, la piedra angular del éxito del proyecto. El personal de todas las bibliotecas que sucesivamente se han incorporado al Catálogo colectivo se han formado de forma presencial y en los últimos tiempos de forma semipresencial tanto en el funcionamiento básico como avanzado del sistema a través de los cursos y sesiones formativas que convocamos anualmente. Paralelamente la Biblioteca de Castilla-La Mancha tiene encomendada la coordinación técnica y el impulso del Catálogo colectivo lo que se concreta en servir de centro de atención y asistencia técnica al conjunto de bibliotecas del catálogo colectivo.

«Los procesos de formación del personal en la nueva herramienta (AbsysNet) y la existencia de una asistencia técnica permanente a todas las bibliotecas ante cualquier problema, fue y ha seguido siendo, la piedra angular del éxito del proyecto (catálogo colectivo de la Red de Bibliotecas Públicas de Castilla-La Mancha).»

Con todo, y según lo indicado desde 2011 en nuestra Ley de bibliotecas, la dirección del catálogo colectivo, así como del conjunto de la Red, corresponde a la Comisión Técnica de la Red de bibliotecas que está compuesta por profesionales bibliotecarios de toda la Red, desde los grandes centros a las pequeñas bibliotecas.

¿Cuántas bibliotecas la forman a día de hoy? ¿Cuántos registros y cuántos ejemplares tienen en conjunto? ¿Cuántas personas socias de las bibliotecas hay actualmente en la Red?

Hoy día contamos con 426 bibliotecas de muy diverso tipo. La mayoría son bibliotecas públicas municipales, pero hay también bibliotecas especializadas de archivos y museos entre otras materias y de diputaciones provinciales que enriquecen mucho la diversidad del fondo.

Contamos con más de 1,3 millones de registros y más de 6 millones de ejemplares en la base de datos.

Unos 600 000 ciudadanos son lectores en nuestra Red. Cerca del 30 % de la población regional.

¿Cuáles o cuántas y de qué tipo han sido las últimas bibliotecas en unirse a la red?

La extensión de nuestro sistema está ya cerca de finalizar. Durante los primeros años y superadas las reticencias iniciales y el habitual miedo al cambio, llegamos a incorporar, al año, cerca de 100 nuevas bibliotecas en las distintas fases. Después como es natural el ritmo se ha ralentizado y ha habido años en los que ninguna nueva biblioteca se ha incorporado a la espera de poder realizar una incorporación conjunta y significativa. Este año 2019, precisamente, se han incorporado 24 nuevas bibliotecas. Principalmente bibliotecas municipales de pequeños municipios (incluso menores de 500 habitantes) en su mayoría de la provincia de Cuenca. También bibliotecas de nueva creación como es el caso de la segunda biblioteca de Illescas en Toledo.

Tenemos entendido que ha habido un intento de recuperar algunas bibliotecas, ¿cómo ha sido este proceso? ¿Ha resultado efectivo?

Siempre hemos sido muy cuidadosos a la hora de incorporar nuevas bibliotecas al sistema. En las primeras fases se organizó una integración planificada de bibliotecas diseñada por provincias e incluso comarcas, donde la iniciativa a la hora de incorporar centros partía del Servicio de Bibliotecas a la vista del funcionamiento contrastado y conocido de bibliotecas consolidadas, tanto como institución, como en el aspecto de recursos humanos e infraestructura informática. Posteriormente, las bibliotecas, sus ayuntamientos, han tenido que solicitar la incorporación formalmente. La vinculación de la pertenencia al catálogo colectivo con las ayudas económicas de la Consejería a las bibliotecas municipales ha movilizado mucho a los ayuntamientos a querer formar parte del sistema.

Sin embargo, a veces, las situaciones cambian y bibliotecas, muy interesadas y dispuestas formar parte del catálogo colectivo dejan de utilizar los recursos del sistema. En estos casos se detectó que los fondos no se catalogaban en la base de datos, no se incorporaban usuarios o no se utilizaba el sistema de préstamo de AbsysNet. Esta situación es evidentemente una disfuncionalidad para todos y un perjuicio para los ciudadanos; por no decir del coste que supone mantener licencias de AbsysNet que no son utilizadas. Así y tras analizar de forma individualizada las causas de la falta de uso de la herramienta se detectaron varias situaciones: falta de personal o nuevo personal sin formación, falta de medios informáticos… que suponían cambios con la realidad inicial en el momento de la incorporación de la biblioteca al catálogo colectivo. Más de una veintena de bibliotecas se encontraban en esta situación en 2018.

Desde la Consejería hemos intentado revertir la situación ofreciendo en primer lugar información y nuestra ayuda técnica. También se han endurecido las condiciones de acceso a las ayudas económicas que se ofrecen, en el sentido de no solo ser necesario formar parte del catálogo colectivo, sino que ahora también es necesario asegurar un uso efectivo del mismo. Aun así, muchas bibliotecas seguían sin reaccionar y el siguiente paso fue iniciar un procedimiento, nunca agradable, de salida de dichas bibliotecas del catálogo colectivo y para ello la Comisión Técnica de la Red de bibliotecas intervino de forma activa, estableciendo en cualquier caso, una moratoria hasta finales de 2018. Afortunadamente esta medida final y ejecutiva que en la práctica supone dejar de pertenecer a la Red de bibliotecas públicas, sí que ha tenido el efecto esperado y la inmensa mayoría de bibliotecas han comenzado a utilizar las licencias de AbsysNet con las que contaban, como medio principal de trabajo.

¿Cuál ha sido el momento más crítico, si se puede contar, que ha pasado la Red de Bibliotecas Públicas de Castilla-La Mancha? ¿Y el mejor?

En los más de 10 años de funcionamiento en red no podemos decir que haya habido ningún momento realmente crítico. Gracias a un buen planteamiento inicial y una buena planificación podemos afirmar que los errores han sido mínimos. Quizá algún fracaso parcial como por ejemplo el sistema elegido de emisión de tarjetas del carné único, el cual pronto quedó obsoleto y sin posibilidad de actualización sin una reinversión significativa.

En cuanto a los aspectos positivos me quedo con la ilusión de los bibliotecarios municipales de incorporarse al proyecto. Una vez superadas las primeras fases de incertidumbre, llegó a existir una cierta ansiedad de los bibliotecarios por entrar lo antes posible al sistema, incrementada por los comentarios positivos de quienes ya habían dado el paso. También recuerdo con mucha alegría la ilusión de los usuarios, sobre todo los niños, de tener su nuevo carné de usuario. Con su nombre y su foto digital y la posibilidad de ver qué tiene la biblioteca desde cualquier sitio.

«En cuanto a los aspectos positivos me quedo con la ilusión de los bibliotecarios municipales de incorporarse al proyecto. […] También recuerdo con mucha alegría la ilusión de los usuarios, sobre todo los niños, de tener su nuevo carné de usuario.»

¿Cuáles son los planes de futuro?

La Red de Bibliotecas Públicas de Castilla-La Mancha tiene muchos retos aún pendientes de cumplir, aunque todos ellos pasan por poder llevar a cabo el mandato de nuestra Ley de Bibliotecas en lo referente a la integración administrativa y económica de los centros, por un lado, y de cumplimiento del mapa de bibliotecas por otro.

En lo relativo al catálogo colectivo quizá lo más relevante a futuro sea dar una solución ágil y sostenible a las necesidades de puesta en marcha de un prestamo en red real. Este sistema de préstamo que permite a cualquier usuario el acceso ágil a cualquier documento de la red (más allá del tradicional préstamo interbibliotecario) es en definitiva, la única y más patente razón del ser de los catálogos colectivos porque ¿de qué sirve saber qué hay en otras bibliotecas si no tengo facilidades reales de acceso al documento si no acudo presencialmente? El Reglamento básico de la Red de Bibliotecas aprobado el pasado año, viene a sentar las bases legales de este y otros asuntos. Nuestro papel ahora más acuciante es desarrollarlo.

¿Cuáles son los servicios más demandados?

Como en la mayor parte de las bibliotecas, el préstamo domiciliario sigue siendo el servicio más demandado, pese a ello cabe destacar el enorme trabajo que desde hace años realizan el conjunto de bibliotecas de esta región en la organización de actividades culturales y de fomento de la lectura cuya aceptación es extraordinaria y viene siendo reconocida de forma habitual en premios como el María Moliner.

¿Qué supone en el día a día de un bibliotecario trabajar en red a través del catálogo? 

Nuestra Red está compuesta por bibliotecas que en su mayor parte son pequeñas, ubicadas en pequeños municipios y funcionan bajo la responsabilidad de una única persona. La sensación de soledad que siempre han tenido y tienen estos bibliotecarios frente al día a día y los problemas profesionales que pueden surgir se ve amortiguada en cierto modo, al saber que forman parte de una red que está ahí para ayudarles en el momento de una necesidad. Contar con normativas y procedimientos comunes en todas las bibliotecas, desde la mayor a la más pequeña y un soporte técnico disponible de forma permanente son elementos muy importantes de cohesión. La difusión global que supone participar de un recurso que engloba más de 6 millones de documentos es un apoyo importante en sus localidades.

¿Cómo ayuda contar con un sistema como AbsysNet para toda la red? ¿Qué funcionalidad es la que más se valora?

Como ya se ha comentado, el catálogo colectivo fue el germen y es el corazón de nuestra Red de bibliotecas públicas. El catálogo es la imagen más palpable de la red para los ciudadanos, que valoran mucho poder contar con un único carné de usuario y un único punto de acceso a los recursos que ofrecen las bibliotecas. El catálogo web está incorporado en el Portal de servicios de la Red como el principal recurso y las webs de las propias bibliotecas tienen asimismo un acceso propio a sus catálogos locales. El poder interactuar con las bibliotecas para renovaciones y reservas siguen siendo funcionalidades que se valoran especialmente.

Desde el punto de vista profesional y desde las tareas de supervisión y dirección del conjunto del sistema, las posibilidades de acceso global a información estadística y de rendimiento de los centros, facilita mucho las labores de planificación y de evaluación del funcionamiento de la Red en su conjunto y de forma individualizada.

¿Cómo calificarías el trabajo que desde Baratz ofrecemos a la Red de Bibliotecas Públicas de Castilla-La Mancha?

Fluido y cercano. Nuestra colaboración con Baratz se remonta, no solo a la puesta en marcha del catálogo colectivo, sino a la implantación de Absys en las bibliotecas públicas del Estado en su versión C/S. En los últimos años además hemos tenido la oportunidad de colaborar en diversos proyectos y propuestas de la empresa encaminadas a poner las bases de sus próximos desarrollos y productos contando o habiendo escuchado la opinión y necesidades de los usuarios y clientes finales de sus productos. Este aspecto y la cercanía de sus responsables y técnicos tiene un valor intangible pero no por ello menos importante para nosotros.

Muchas gracias, Óscar, por acceder a realizar la entrevista y por toda la información y conocimiento que nos proporcionas.