Un documento de Archivo es una expresión testimonial, que tiene un carácter auténtico, objetivo e imparcial; forma parte de un fondo o conjunto orgánico; y es el resultado de una tramitación administrativa o jurídica y del proceso natural de la gestión de una persona o entidad pública o privada en el cumplimiento de sus funciones. Su utilidad se bifurca en dos vertientes: una ligada a los valores primarios (asociada al cumplimiento de los fines de la entidad) y otra vertiente, relacionada con los valores secundarios (resultante del paso del tiempo por la información que puede suministrar desde una perspectiva histórica).

En un estudio de 1982 se recogían más de 120 definiciones del término documento, a las que habría que añadir las generadas desde entonces. Desde el punto etimológico, documento procede del latín documentum, derivado del verbo docere que significa enseñar, instruir sobre algo, pero esta definición se queda pequeña e imprecisa.

La Ley de Patrimonio Histórico Español de 1985, dice que el documento es: «Toda expresión en lenguaje natural o convencional, y a cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos». Por otro lado, según Antonia Heredia Herrera, un documento, en sentido amplio, es: «Todo registro de información independiente de su soporte físico». Heredia Herrera señala a la entidad productora y distingue los documentos de archivo con respecto a los que se enmarcan en otros ámbitos, ofreciendo esta definición de documentos de archivo: «Los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información». El Diccionario de Terminología del Consejo Internacional de Archivos (ICA) define documento de archivo como: «El testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal». Y, por otro lado, el Diccionario de Archivística de Cruz Mundet lo define así: «Entidad de información de carácter único, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad; cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia y soporte de las acciones, decisiones y funciones propias de las organizaciones y de las personas físicas y jurídicas».

Los documentos han sido definidos como doctrina, enseñanza, diploma escrito, testimonio, comunicación, conocimiento, etc. y su concepto se ha ido elaborando poco a poco. Los componentes característicos del documento son: el medio, el portador físico del mensaje; el contenido, es decir, el mensaje que el documento trata de comunicar; la forma física e intelectual, que son las reglas de representación tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje; la acción, es decir, el ejercicio de voluntad que da origen al documento; las personas (las entidades actuantes por medio del documento: autor, destinatario, redactor, creador); el vínculo archivístico, que es la relación que vincula cada documento con el anterior y el siguiente; y el contexto, el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento.

Breve historia del documento

El documento como testimonio histórico data del siglo XIX y la escuela histórica positivista potenció su uso, de forma radical, identificando el término documento con texto escrito. Jacques Lefèvre, uno de sus fundadores, dijo que “no existe historia sin documentos”. Este concepto de documento como texto escrito se ha ido ampliando, desde los años 60, los estudiosos empezaron a incluir y usar los documentos gráficos y los audiovisuales. El historiador Jacques Le Goff lo definió como una revolución documental. Para Le Goff en la búsqueda de una historia total, el historiador debe reflexionar sobre la noción verdadera y propia del documento.

Edades de los documentos en los Archivos

Uno de los principios de la archivística hace referencia a las edades de los documentos, que describe el ciclo vital por el que pasan, desde su nacimiento en su organismo de origen hasta su uso histórico o su eliminación. En relación con el valor de los documentos, se establecen tres edades que son los tramos en que se estructura el ciclo vital de los documentos. Los períodos que abarque cada edad deben ser establecidos para cada serie documental en particular, porque es característica de cada documento. Por cierto, el artículo 14 del Real Decreto 1708/2011, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, señala las distintas funciones de los Archivos en todas las fases del ciclo vital de los documentos.

> Edad activa (primera edad o edad administrativa)

Un documento está en edad activa, es decir, está vivo, cuando es de plena utilidad para la finalidad para la que fue producido y tiene un valor administrativo pleno. El documento forma parte de una tramitación en marcha y su uso y consulta suele ser muy frecuente por parte de las personas que intervienen en su creación, por lo tanto, estos documentos deben situarse muy cerca de las oficinas en las que se gestó, en los Archivos de Gestión o de Oficina. En esta etapa, el documento tiene pleno valor primario, como instrumento de gestión; y tiene valor administrativo-fiscal-jurídico. El periodo de permanencia que tienen este tipo de documentos es no superior a los 5 años. En este periodo, el expurgo de los documentos se lleva a cabo en las propias oficinas: copias, duplicados, documentación informativa, etc. y no es necesario realizar una propuesta de eliminación.

> Edad semiactiva (segunda edad o edad intermedia)

Un documento está en edad semiactiva cuando la tramitación ha concluido, pero su consulta con fines administrativos es todavía relativamente frecuente, porque en cualquier momento puede ser requerida su consulta como antecedente de otro procedimiento o porque todavía tiene vigencia administrativa. En esta etapa, el documento tiene valor primario como instrumento de gestión, es decir, valor administrativo-jurídico y valor informativo. El periodo de permanencia que tienen este tipo de documentos es entre los 10 y los 15 años. Se conservan en los depósitos centrales de la institución, son archivos centrales. Aquí el expurgo de los documentos se lleva a cabo en el propio archivo intermedio, se elimina aquella documentación que en ese plazo carece de valor. Aquí se elimina la documentación que, en este plazo de tiempo, carece de valor y se consuma en el Archivo Central. Para el expurgo de estos documentos no se requiere ninguna propuesta de eliminación.

En esta etapa, el documento también puede tener un valor primario y secundario a la vez, porque tiene valor jurídico, valor informativo y valor histórico cultural. El periodo de permanencia que tienen este tipo de documentos es entre los 30 y los 50 años. Se conservan en los depósitos masivos que se encuentran fuera de la institución, estamos hablando de archivos intermedios. Aquí el expurgo de los documentos se lleva a cabo en el propio Archivo Intermedio y se elimina aquella documentación que en ese plazo carece de valor.

> Edad inactiva (tercera edad o edad histórica) en los Archivos

Un documento está en edad inactiva cuando su consulta con fines administrativos es muy infrecuente, consultándose casi exclusivamente con fines de investigación científica y técnica. Es decir, en este periodo el documento tiene un valor histórico y cultural como testimonio histórico. Estos documentos tienen un estado intacto e indestructible de permanencia. Son considerados documentos definitivos y se deben conservar en un edificio propio, con instalaciones adecuadas para su consulta, en los denominados Archivos Históricos. Estos documentos no se eliminan, se conservan en su totalidad.

Silvia Santos Collado

Consultora en Marketing y Comunicación Digital en Archivos/ECM

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