El fondo bibliográfico y documental, tanto físico como digital, se deteriora de forma acelerada debido a una serie de factores. El material documental es un bien con una vulnerabilidad muy elevada, expuesto a una gran cantidad de amenazas de diferente índole. La conservación preventiva es la única vía para proteger el fondo documental y por ello, cabe destacar la importancia de los Archivos en la conservación y la preservación de la documentación. Ahora bien, ¿cuáles son las principales causas de degradación de los documentos físicos y digitales?

Los factores del deterioro del material documental pueden ser intrínsecos, cuando se corresponden con la propia naturaleza de los materiales. Estos son factores congénitos, como por ejemplo el tipo de papel, la resistencia del formato, etc.; factores extrínsecos, que son aquellos derivados de la manipulación y del entorno. Estos factores pueden ser ambientales, biológicos, circunstancias o factores humanos; también están los factores inducidos por el hombre, que son de los que más afectan al patrimonio bibliográfico y documental; o factores catastróficos.

Factores del deterioro del material documental

1. Factores ambientales: humedad, temperatura, luz y polvo

De todos los factores ambientales, el más importante respecto a su control para la conservación de los materiales es la humedad, ya que favorece el desarrollo de microorganismos y reacciones de oxidación e hidrolización de la celulosa.

Hay que tener en cuenta la humedad absoluta, la relativa y la humedad de equilibrio; la temperatura siempre está ligada a la humedad para la conservación de los documentos, una temperatura alta nuca es aconsejable porque acelera las reacciones enzimáticas de los microorganismos, el control de la temperatura debe ser muy riguroso y debe estar ligado al control de la humedad relativa; con respecto a la luz, los archivos son los lugares más sensibles y lo ideal es que se mantengan oscuros y únicamente deban tener luz artificial, puesto que la exposición de los documentos impresos a la luz solar es nociva; el polvo es otro de los factores ambientales, en los depósitos debe limpiarse de forma regular y no se deben utilizar escobas, que transportan la suciedad a otra zona del depósito.

Por eso, es aconsejable el uso de aspiradoras, trapos o gamuzas secas y evitar el abuso de agua, lejía y detergentes abrasivos. La limpieza de los documentos debe ser una tarea vigilada por el personal cualificado.

2. Factores biológicos: microorganismos, insectos y vertebrados

La existencia de una actividad biológica en los depósitos se debe a dos factores: en primer lugar, muchas veces la celulosa y los materiales proteínicos constituyen una fuente de alimento; y el segundo factor, ligado al primero, hace referencia a las condiciones ambientales de los archivos.

Se deben evitar las condiciones que supongan la reproducción de estos agentes biológicos con una serie de medidas: mantener una temperatura y humedad relativa adecuadas; tener una baja intensidad lumínica; vigilar y controlar periódicamente el fondo; realizar tratamientos preventivos, con desinfectantes, y fumigación en época de cría.

Dentro de los microorganismos están los hongos, que son organismos pluricelulares que se desarrollan con una temperatura y humedad alta, estos rompen las fibras del papel. La degradación más visible son las manchas de diversos colores (rojizas, marrones o violáceas), estos daños son irreversibles. Dentro de los microorganismos encontramos las bacterias, que son organismos unicelulares que se desarrollan gracias a la oscuridad, la humedad y el calor. La degradación que producen son manchas de distintos colores, llegando a la destrucción total del documento. Tanto los hongos como las bacterias pueden reblandecer el papel creando un aspecto algodonoso que puede llegar a desintegrarlo.

Los insectos bibliófagos o comedores de libros son también un peligro para el fondo bibliográfico, existen unas 100 variedades y se pueden dividir en dos grupos: los insectos regulares (piojo del libro, pececillo de plata, cucaracha, coleóptero, etc.), que se alimenta del papel; y los insectos ocasionales más los insectos xilófagos (lo más peligrosos son las termitas), que son comedores de madera, pero también atacan al papel. Estos insectos presentan más peligro cuando están en su estado de larva.

Hay una serie de animales vertebrados que suelen ser frecuentes en los archivos: los roedores y los pájaros. Los roedores ejercen una acción mecánica destructiva sobre el papel que roen, pero hoy en día son bastante fáciles de combatir con productos raticidas; y respecto a los pájaros, la documentación se suele ver afectada por sus excrementos, lo que supone un caldo de cultivo para el desarrollo de microorganismo e insectos.

3. Factores inducidos por el hombre

Este es uno de los factores que más afecta al patrimonio bibliográfico y documental, unas veces inducido conscientemente y otras por negligencia o ignorancia. Dentro de estos factores están incluidos el entorno/edificio, puesto que lo más normal es que los archivos estén ubicados en edificios históricos no aptos para dichas funciones. En este tipo de edificios son frecuentes los problemas de humedades, instalaciones eléctricas obsoletas, etc., el exterior del edificio también influirá en la conservación, pues un entorno contaminado o degradado dificultará las medidas de conservación preventiva. También hay que hablar del uso y la manipulación de los fondos, pues no siempre se hace de una forma responsable y cuidadosa; y por último están los actos violentos o robos para el provecho económico o para la satisfacción de coleccionistas.

4. Factores catastróficos o accidentales

Estos factores pueden causar graves daños en los documentos y frente a esto es de obligada necesidad fijar unas pautas de prevención. Estos factores son el agua y el fuego. El agua puede provocar estragos en los archivos: roturas de cañerías, filtraciones, atascos de bajantes o fallos en las construcciones colindantes son causas que afectan al fondo documental. Desde el primer momento hay que adoptar una serie de medidas para evitar la aparición de moho u hongos: debemos mantener la temperatura lo más baja posible e intentar reducir la humedad relativa con deshumificadores. El fondo más valioso hay que preservarlo en cámaras separadas del resto de la documentación.

En caso de emergencia, habrá que tener en cuenta la congelación, que permite conservar el documento hasta que pueda ser tratado por expertos. El sistema más sencillo y barato de secado es intercalar papel absorbente en las hojas de los documentos y mantener los volúmenes de forma vertical aireados con ventiladores, este proceso es muy lento. Otros sistemas más caros son la evaporación y la liofilización: método de conservación consistente en la deshidratación, sometiéndose a una rápida congelación y eliminando el hielo posteriormente. Para evitar que el fuego acceda a los fondos de los archivos se pueden realizar medidas como: la vigilancia continua del edificio y las instalaciones; la utilización de compactos o estanterías ignífugas; puertas cortafuegos en los accesos a los depósitos; y alejar las instalaciones eléctricas.

La degradación de los documentos digitales

La autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la capacidad de acceso y uso son los valores principales para preservar un documento electrónico. La volatilidad de la información digital y la dependencia de programas para el acceso y la decodificación hacen que estos valores se puedan alterar debido a una serie de problemas:

1. La obsolescencia tecnológica en los documentos

A causa de la rápida evolución tecnológica, los recursos digitales pueden quedar inutilizables por la falta de todos o alguno de los elementos informáticos (hardware, software o soportes físicos) de su entorno original. Esto significa que ya no se puede acceder a dichos elementos.                              

2. La degradación de los soportes

La inestabilidad del soporte, tanto por factores internos como por factores externos, puede conducir a la pérdida de la información. Los factores internos se asocian a la propia composición de los materiales de los soportes ópticos o magnéticos. Estos soportes envejecen, perdiéndose información o produciéndose errores de lectura. Entre los factores externos, destacan las fluctuaciones elevadas de temperatura y humedad.

3. Datos alterados o destruidos

Debido a errores humanos o al mal funcionamiento de los sistemas, los datos pueden ser eliminados o falseados. También existe el riesgo de que la información se pierda debido a la falta de control de las versiones de un recurso.

La volatilidad, la obsolescencia técnica, el deterioro físico y la inestabilidad de Internet, entre otras causas, constituyen un riesgo para el conocimiento, poniendo de manifiesto la necesidad de llevar a cabo una actividad de preservación responsable por parte de las instituciones. La necesidad de salvaguardar este patrimonio documental requiere un consenso internacional sobre su preservación y difusión. Así, algunas instituciones inician proyectos, crean normativas o elaboran directrices que sientan las bases para que esta forma de patrimonio no desaparezca. Ejemplos de ello son Patrimonio.es o la Resolución 2002/C 162/02 del Consejo de Europa para conservar la memoria del mañana.

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