Las empresas son un flujo constante de información y documentación. Elementos de vital importancia y activos estratégicos que garantizan el éxito de las organizaciones. Independientemente del tamaño de dichas compañías, todas tienen documentos, libros, revistas, bases de datos y distintos materiales físicos y online para que el trabajo informativo y de conocimiento se desarrolle de la manera más eficiente. Ingredientes necesarios e imprescindibles que posibilitan el dar forma y crear una unidad de información o biblioteca dentro de las empresas.

No nos referimos a meros almacenes de recursos y libros acumulados (en el mejor de los casos organizados) sin ningún criterio, como bien apunta este artículo. Si no a servicios vivos que aporten información y conocimiento, y, sobre todo, sean capaces de proporcionar valor añadido a los trabajadores de las empresas al cubrir sus necesidades informativo / documentales por el bien de la compañía.

De hecho, grandes organismos y empresas cuentan con sus propias bibliotecas con personal cualificado y experimentado que les ayudan a conseguir sus objetivos. Sobre todo, abundan estas bibliotecas privadas, y claramente bibliotecas especializadas, en sectores como el farmacéutico, el médico y el legal. Y no es algo nuevo, ya en 1992 se hablaba de este tema en una breve nota publicada en la revista El profesional de la información:

En un riguroso estudio realizado durante cinco años por Carol Kleiman en los EUA y que ha resultado en una publicación cuyo título es «Las 100 mejores profesiones a partir de los años 90», durante los próximos 25 años habrá demanda de bibliotecarios y documentalistas, especialmente por parte de las empresas.

¿Y qué harían estas bibliotecas? Las «bibliotecas empresariales» planificarían el servicio a desarrollar, organizarían el fondo disponible, negociarían con proveedores la adquisición de nuevos materiales, gestionarían presupuestos, analizarían los servicios online de más utilidad, crearían dosieres de información de uso interno y externo, prepararían boletines de noticias…

Las ventajas del departamento bibliotecario en la empresa privada

Se puede decir que estas «bibliotecas empresariales» pueden llegar a proporcionar una clara diferenciación de la compañía con respecto a empresas de la competencia. A continuación, mostraremos algunas de las principales ventajas de contar con un servicio bibliotecario dentro de las empresas.

1. Ahorro de tiempo. El tiempo es oro en cualquier organización. Tener una biblioteca dentro de la empresa permite que los empleados puedan obtener la información de manera mucho más rápida ya que todo el fondo, recursos y colecciones estarían organizados y sistematizados. Además, contar con personal cualificado con conocimiento de los recursos disponibles permitiría obtener la información de manera más rápida y haría que el tiempo de búsqueda de dicha información no fuera cargado directamente al trabajador de la empresa, por lo que esa persona podría seguir haciendo sus funciones y analizar únicamente los resultados de las búsquedas. Se dividen así los esfuerzos optimizando el tiempo neto de trabajo y obteniendo mejores resultados finales.
2. Ahorro de dinero. En compañías donde los servicios bibliotecarios no están instaurados es posible que se gaste más dinero en recursos al haber un ligero desconocimiento de las necesidades reales. De hecho, es posible que no se compren los recursos adecuados, que se dupliquen los materiales o que no haya tiempo para negociar mejores precios con proveedores. Además, los trabajadores invierten el tiempo en localizar la información, que en algunas ocasiones no está del todo accesible ni organizada, lo que hace que la eficiencia sea menor.
3. Imagen corporativa fortalecida. Que las empresas privadas posean una biblioteca es una muestra de su buen hacer. Indica que apuestan decididamente por la optimización del funcionamiento general de la organización a través de los flujos de información. Y es que disponer de este departamento ayuda a las empresas ante cualquier problemática informativa. Es importante para:
   • Trabajadores (usuarios de la biblioteca) de la organización. Tener una biblioteca con todos los materiales disponibles les motiva e incentiva a seguir trabajando. La biblioteca es un servicio que les proporciona un constante desarrollo personal y profesional.
   • Clientes / usuarios. Tener una biblioteca proporciona un entorno de confianza y seguridad en el trabajo hacia los usuarios finales al ver dicho departamento como un activo informativo eficaz para sus intereses finales.
4. Empleados más informados. Estos suelen estar mucho más actualizados sobre las novedades del sector. Las bibliotecas empresariales suelen encargarse de preparar boletines diarios con información reciente y relevante para sus usuarios. Los trabajadores de la compañía no tienen que invertir su tiempo en consultar multitud de fuentes para tener la información más novedosa, pues la biblioteca se encarga de ello llevando a cabo la preparación de boletines informativos con la información más reciente y relevante del sector en cuestión.

Además de todo lo mencionando anteriormente, contar con la figura bibliotecaria en la compañía es realmente relevante (y necesaria). Este profesional de la información puede colaborar también, además de en las tareas propias de la biblioteca, en otras tareas internas de especial interés como el archivo de la documentación generada por la organización o la gestión del conocimiento empresarial.

Y es que tener personal bibliotecario o un profesional de la información en la compañía es una clara ventaja competitiva. La productividad de las empresas se basa en invertir el menor tiempo para conseguir un objetivo junto con el menor coste, lo que define claramente la labor que haría un bibliotecario en las empresas. Aquí podemos extrapolar la frase de Henry Ward Beecher al mundo empresarial:

«A library is not a luxury but one of the necessities of life».

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