La catalogación es un proceso regulado de transferencia de los datos técnicos de un documento a un soporte documental. Su principal objetivo, entre otros, es la creación de puntos de acceso para la localización de los documentos en el catálogo y la ubicación de estos dentro de la colección. Cabe destacar que la catalogación precisa de reglas comunes que permitan tanto a profesionales la descripción normalizada de los documentos como a las personas la localización bibliográfica en los catálogos en línea y sistemas de búsqueda y descubrimiento.  

La «Declaración de principios internacionales de catalogación (PIC)» de la IFLA sirve como base para la normalización internacional en la catalogación. Dicho documento sustituye y amplía el alcance de la declaración de principios original aprobada por la Conferencia Internacional sobre Principios de Catalogación en 1961. La reciente declaración de principios para la catalogación fue publicada en 2009, revisada y actualizada en 2014 y 2015 y aprobada en 2016. Con ella se pasa de solo tener en cuenta las obras textuales a tener en cuenta todo tipo de materiales, y desde la elección y forma del encabezamiento a todos los aspectos de los datos bibliográficos y de autoridad utilizados en los catálogos de bibliotecas.

Esta edición fue finalmente publicada en julio de 2017. En ella se incluye, además de los principios y objetivos, las pautas que se deben incluir internacionalmente en los códigos de catalogación, así como orientación sobre las capacidades para la búsqueda y recuperación. Además, tiene en cuenta nuevas categorías de usuarios y su comportamiento, el entorno de acceso abierto, la interoperabilidad y accesibilidad de los datos y las características de las herramientas de descubrimiento.

¿Cuáles son los principios generales de la «Declaración de principios internacionales de catalogación»?

Los siguientes principios dirigen la creación y desarrollo de códigos de catalogación, las decisiones que toman los catalogadores y las políticas sobre el acceso e intercambio de datos. Habría que tener en cuenta que el principal principio general de la «Declaración de principios internacionales de catalogación (PIC)» es el usuario, entendido este como cualquier persona, familia, entidad corporativa o dispositivo tecnológico que busca en el catálogo y utiliza los datos bibliográficos u/o de autoridad. Además, destacar que se han introducido principios generales como interoperabilidad, apertura y accesibilidad.

1. Interés del usuario. Interés significa que se deben hacer todos los esfuerzos para mantener todos los datos comprensibles y adecuados para los usuarios. La palabra «usuario» comprende a cualquiera que busque en el catálogo y utilice los datos bibliográficos y / o de autoridad. Las decisiones referentes a la creación de las descripciones y las formas controladas de los nombres para los accesos, deben tomarse teniendo en mente al usuario.
2. Uso común. El vocabulario utilizado en las descripciones y puntos de accesos debe estar en concordancia con el de la mayoría de los usuarios.
3. Representación. Una descripción debe representar un recurso tal como aparece. Las formas controladas de los nombres de personas, entidades corporativas y familias deben basarse en la manera en que esas entidades se describen a sí mismas. Las formas controladas de títulos de obras deben basarse en la forma que aparece en la primera manifestación de la expresión original. Si esto no es posible, debe usarse la forma comúnmente utilizada en las fuentes de referencia.
4. Precisión. Los datos bibliográficos y de autoridad deben ser una representación exacta de la entidad descrita.
5. Suficiencia y necesidad. Se deberá incluir los elementos de datos requeridos para: facilitar el acceso a todos los tipos de usuarios, incluyendo aquellos con necesidades específicas; cumplir los objetivos y funciones del catálogo; y describir o identificar entidades.
6. Significación. Los elementos de datos deben ser relevantes para la descripción, dignos de mención, y permitir la distinción entre entidades.
7. Economía. Cuando existan diferentes vías para conseguir un objetivo, se deberá dar preferencia al medio que mejor favorezca a la total conveniencia y sentido práctico (esto es, el menor coste o el planteamiento más simple).
8. Coherencia y Normalización. Se deben normalizar las descripciones y la creación de puntos de acceso hasta el punto que sea posible para posibilitar la coherencia.
9. Integración. Las descripciones para todo tipo de recursos y formas controladas de los nombres de todo tipo de entidades deberán basarse lo más posible en un conjunto de reglas común.
10. Interoperabilidad. Se deberán hacer todos los esfuerzos posibles para asegurar el intercambio y la reutilización de datos bibliográficos y de autoridad dentro y fuera de la comunidad bibliotecaria. Es muy recomendable el uso de vocabularios que faciliten la traducción automática y la desambiguación, para el intercambio de datos y herramientas de descubrimiento.
11. Apertura. Las restricciones a los datos deben ser mínimas a fin de fomentar la transparencia y cumplir con los principios de acceso abierto, como se declara también en la Declaración de la IFLA sobre el acceso abierto. Cualquier restricción de acceso a los datos debe ser declarada explícitamente.
12. Accesibilidad. El acceso a los datos bibliográficos y de autoridad, así como las funcionalidades de los dispositivos de búsqueda, deben cumplir con las normas internacionales de accesibilidad, como se recomienda en el Código de ética para bibliotecarios y otros trabajadores de la información de IFLA.
13. Racionalidad. Las reglas en un código de catalogación deberán ser defendibles y no arbitrarias. Si, en situaciones específicas, no es posible respetar todos los principios, entonces se deberá tomar una solución práctica y defendible y se deberán explicar las razones.

Otras fuentes: Pregunte: Las bibliotecas responden | Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico | Shutterstock |