La adaptación continua es una necesidad en los archivos. Adaptación, transformación, tecnología, transparencia, preservación digital e innovación son palabras que en los últimos años están sonando con fuerza dentro del mundo de los archivos.

Adaptación a un nuevo mundo digital con nuevas reglas y normas en el cual no hay tratar de copiar el mundo físico del archivo. Transformación en los procesos de trabajo y disposición de la información y la documentación. Tecnología como medio y difusión. Transparencia como necesidad ante la sociedad. Preservación digital como uno de los mayores retos de futuro de los archivos. Innovación como método de mejora continua.

Sin duda alguna que el 7º Congreso de Archivos de Castilla y León fue un evento que trató de poner a los archivos en su sitio ante las administraciones y la sociedad. Un evento que trató de mostrar la necesidad de los archivos en los procesos de transformación digital y acceso a la información de la ciudadanía. Un evento que enseño la necesidad de los archivos en cuanto a los procesos de transparencia. Un evento que animó a los archivos a estar preparados ante los nuevos retos de futuro.

La transparencia como necesidad real para administración y ciudadanía

La transparencia no es una moda pasajera, es una necesidad que ha venido para quedarse dentro de las administraciones y de las organizaciones. Tampoco es un problema tecnológico su no aplicación, sino más bien es un problema de organización. Y tampoco debe ser un mero trámite, tiene que ser un proceso en el cual se ponga a disposición de los ciudadanos la información que realmente les importa y cuando más les importa.

En el proceso de transparencia organizativa se debe contar con la implicación del personal y, además, ofrecer la información en el lenguaje de la ciudadanía. Porque el derecho a la información (entendible) es un derecho fundamental. Debe haber compromiso por la transparencia, entendido como: tener el conocimiento necesario, las habilidades tecnológicas que se requieren, tener actitud y liderazgo en su puesta en marcha.

Y es que no es posible ser transparentes si no hay una buena gestión documental de archivo. Sin duda que sin archivos y sin gestión documental no habrá nunca transparencia.

La Ley de Transparencia, los archivos y los archiveros/as y la innovación

Para implantar la Ley de Transparencia y de acceso a la información hace falta el archivo electrónico. Un archivo electrónico que facilite el derecho al acceso y dé legalidad a la información. Un archivo electrónico que dé a la información y a la documentación identidad, integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación. Sin duda que los archivos se han situado en primera línea con la Ley de Transparencia.

Las herramientas tecnológicas tienen que facilitar la tarea de difusión del archivo… y es que cuanta más información sea pública, menos reclamaciones de acceso a la información tendrán los archivos. Ahora bien, hay que tener en cuenta que la transparencia no es publicar mucha información ya que se corre el riesgo de ahogar (infoxicar) al ciudadano.

Sin duda que los archivos y archiveros/as (motores para el cambio) están en su medio natural con la transparencia y deben (tienen) que estar en el inicio de la transformación digital.

Cambio que debe llegar a través de la innovación… y es que liderar una idea innovadora es la mayor oportunidad de éxito… y es que todo el mundo quiere innovar, aunque cada persona, administración u organización tiene su manera de ver lo que es innovación. Por ejemplo, para innovar en el sector público las ideas tienen que ser nuevas, tenidas en cuenta y, por supuesto, útiles. Quizás fácil de decir, pero difícil de trabajar y conseguir.

La innovación va de personas, comunicación, comprensión, entendimiento, obtención de resultados, pasión, conocimiento, trabajo (mucho trabajo), disrupción.

«La innovación va de personas, de comunicación, de comprensión y de entendimiento» by @sergio_biable #cacyl ??? pic.twitter.com/zPK1fxkAcV

— Baratz (@grupobaratz) 26 de mayo de 2016

La transformación de los archivos y el archivo único

Hay que simplificar la administración activa con productos eficientes, seguros y que den respuesta a una exigencia de la ciudadanía. Se necesita una reingeniería documental y una hoja de ruta para ello, además del reciclaje profesional.

Una reingeniería documental y transformación digital que diferencie lo esencial de lo superfluo, que automatice proceso, que redocumente y que busque la compatibilidad de sistemas y formatos.

En lo que respecta al archivo electrónico único, este debe ser flexible, adaptarse y admitir toda la variedad de formatos existentes. El archivo electrónico único tiene que ser el archivo de la sociedad. Un archivo electrónico único para el cual es necesario el trabajo en equipo entre archiveros e informáticos (los unos dependen de los otros)

Archivos, tecnología y difusión desde la óptica de Baratz

La situación actual de los archivos va hacia un modelo híbrido de archivo físico y archivo electrónico, y en los cuales son de suma importancia la interoperabilidad, la preservación, la difusión y la normativa.

Desde Baratz ofrecemos una suite de productos para la gestión integral de archivos y que está compuesto por Albalá, ARCE y MediaSearch.

No os perdáis el vídeo de nuestra intervención y en la cual quisimos destacar algunos casos de éxito en cuanto a la difusión de los archivos a través de la tecnología. Casos de éxito como el Archivo Municipal de Burgos, el Arxiu Municipal de Barcelona, Arabadok, el Archivo Municipal de Málaga, el Archivo y Biblioteca de la Real Maestranza de Caballería de Ronda, el Instituto Nacional de Bellas Artes de México…

Sin duda que fue un placer poder participar y patrocinar dicho evento.

Un placer poder estar rodeados de tan buenos profesionales y compañeros del sector. También queremos dar la enhorabuena a la organización (ACAL) y a Luis Hernández Olivera (Presidente de ACAL y que comentó que iba a ser ya su último congreso). Nos vemos en el siguiente #cacyl.

Nos vemos en el siguiente #cacyl.

Imagen superior cortesía de Shutterstock