Es una necesidad de las instituciones públicas que los archivos, tanto de trámite/oficina como de concentración/intermedios e históricos, trabajen de forma coherente a lo largo del ciclo vital de la información documental. Los archivos deben funcionar como un sistema integrado y no como unidades aisladas y desvinculadas, para una mejor y eficaz gestión y de administración de documentos de archivos.

Los archivos de una institución deben compartir en forma estandarizada sistemas, métodos e instrumentos formales para la gestión de los documentos. Por ello, el disponer de un software para la realización de las tareas archivísticas de descripción, clasificación, ordenación, y valoración es una herramienta imprescindible en esa labor de de crear un Sistema de Archivos.

Es por ello, que entre las principales ventajas de disponer de un software de gestión integral 100% web de Archivos se encuentra el poder conformar y gestionar toda la red de centros de archivos que conforman el Sistema de Archivos de una institución u organismo.

Un excelente ejemplo que podemos citar, es el uso que hace el Instituto Nacional de Bellas Artes de México (INBA) del potencial de AlbaláNet. El INBA es una institución nacional, con centros distribuidos por todo México. Las actividades desarrolladas por el INBA abarcan las diferentes manifestaciones en los campos de la música, la danza, las artes plásticas, la arquitectura, la literatura y el teatro, para lo cual cuenta con centros como: Museos, Compañías Artísticas Nacionales, Orquesta Sinfónica Nacional, Escuelas de educación artística, Conservatorios, etc, etc. Junto a estos centros, la red está conformada también por las unidades internas administrativas de la institución: Dirección General, Dirección Jurídica, Recursos Humanos,…

Toda esta variedad de centros y áreas genera un extraordinario volumen de documentación integrándose en su fase activa en AlbaláNet, gestionando así los archivos de trámite (oficina) de 84 centros. De esta forma, se conforma el sistema de archivos de la institución llevando a cabo una gestión automatizada de los procesos de descripción, clasificación y ordenación de los fondos documentales, integrando la documentación generada por los productores de las distintas unidades dentro del ciclo de vida documental.

El Sistema Integrado de Archivos, es gestionado y coordinado de forma centralizada por la Unidad de Gestión Documental, encargada de aportar los criterios de gestión documental, de disponer de los instrumentos adecuados así como de los manuales operativos. En relación a su trabajo como administradores del software AlbaláNET, se encarga de:

• Mantenimiento del cuadro de clasificación y del sistema
• Desarrollo de un programa de capacitación.
• Asistencia a los usuarios en dudas y problemas.
• Proponer mejores prácticas y usos

De esta forma, los archivos de trámite operan de forma estandarizada y uniforme, disponiendo de herramientas y métodos comunes a través de AlbaláNET como:

• cuadro de clasificación estandarizado para todos los centros
• descripción homogénea con metadatos descriptivos requeridos y heredables
• vocabulario controlado en descriptores y campos.
• instrumentos de control automatizados: cuadro, guía, catálogo de disposición documental, inventarios,…
• portadas de expedientes

Otro factor que fortalece la integración de los archivos de trámite en una misma red y sistema es la web de acceso que disponen los usuarios a modo de Portal. En ella, la Unidad Coordinadora de Archivos, habilita avisos y  documentación interna de interés para los usuarios del sistema, y mantiene un canal de comunicación con los mismos.

AlbaláNet ofrece como ventaja pues, el contar con una herramienta que estandariza el funcionamiento de los archivos para posibilitar su homogeneidad operativa, y el contar con métodos e instrumentos de trabajo automatizados comunes en materia de clasificación, descripción y valoración, y que éstos sean auditados  y centralizados.

Los archivos no son entidades aisladas. Deben funcionar de manera coordinada, conforme a un modelo de organización que los vincule como sistema institucional, fundamentándose en el ciclo vital de los documentos.

Fran Dodero Broullón

Jefe de productos de Archivos de Baratz

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