El Ayuntamiento de Barcelona ha dado un paso al frente en cuento a la instrumentación todo el proceso de gestión documental de su Administración municipal. Es por ello por lo que han elaborado una Política de Gestión Documental con la cual determinar los principios que rigen la gestión integral de los documentos municipales desde su creación (tanto en papel como en electrónico) y en la cual se fijan los instrumentos de gestión y la asignación de roles y responsabilidades para llevarla a cabo.

Según informa la propia página web del Arxiu Municipal de Barcelona:

De esta manera, desde nuestra administración continuamos la línea marcada por la ISO 15489 sobre gestión de documentos y también seguida por otras administraciones públicas que han optado por la creación de un marco general que permita la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de apoyar las funciones y actividades de la organización durante el tiempo que se necesite.

Sin duda que es un instrumento necesario en el cual la coexistencia del papel y lo electrónico es una realidad. Una realidad en la cual es necesaria la identificación de instrumentos para la aplicación de los principios (mencionados a continuación) y el establecimiento de responsabilidades para llevarlos a la práctica.

Principios de la gestión documental

1. Propiedad. Los documentos generados y recibidos en el transcurso de la actividad municipal son propiedad del Ayuntamiento de Barcelona.
2. Integridad y exactitud. Se tienen que crear documentos y evidencias exactas y completas que recojan de forma apropiada las decisiones y las actividades llevadas a cabo cumpliendo con todos los requisitos legales y reglamentarios.
3. Eficacia y eficiencia. Todos los documentos y evidencias se tendrán que vincular a una única clasificación corporativa (Cuadro de clasificación de documentos del Ayuntamiento de Barcelona) y de seguridad que permita su contextualización, la normalización de su nomenclatura y la aplicación de las políticas documentales.
4. Conservación, disponibilidad y sostenibilidad. Todos los documentos y evidencias municipales tendrán que ser valorados para dictaminar si se tienen que conservar o eliminar. Los documentos en papel se tendrán que conservar de forma adecuada en todas las etapas de su ciclo de vida. Los documentos electrónicos tendrán que ser conservados en soporte electrónico, de manera que se pueda asegurar su integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad y cualidad durante todo el tiempo que sea necesario conservarlos.
5. Confidencialidad y seguridad. Todos los documentos tendrán que estar seguros y protegidos de accesos no autorizados, destrucción no autorizada, o pérdida; y tendrán que ser custodiados conforme a los requisitos necesarios de recuperación, preservación y almacenamiento.
6. Transparencia y accesibilidad. Todo documento y expediente no confidencial serán de libre consulta para la ciudadanía. El Ayuntamiento facilitará la consulta de los documentos y expedientes por medios electrónicos, poniendo al alcance herramientas de consulta que no requieran de la intermediación de personal municipal. La consulta de documentos y expedientes en papel se tendrán que consultar in situ.
7. Modernización y competencia tecnológica. Se fomentará la creación de documentos y expedientes íntegramente electrónicos. Los documentos recibidos en papel tendrán que convertirse en copias electrónicas auténticas. Todos los documentos y evidencias creados y recibidos en el ejercicio de las competencias municipales, independientemente de su formato, tendrán que ser incorporados a los sistemas informáticos corporativos apropiados.
8. Independencia tecnológica. Se fomentará la neutralidad, la independencia tecnológica y la utilización de formatos abiertos.
9. Cooperación interadministrativa e interoperabilidad. Se fomentará la cooperación y la colaboración institucional en temas de gestión documental. La gestión documental se basará en los estándares y las normas internacionales más ampliamente aceptadas. Los documentos y expedientes electrónicos tendrán que cumplir con los estándares de interoperabilidad.

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