¿Cómo afecta la transformación digital a las organizaciones? ¿Cuáles son los retos presentes y los desafíos futuros a los que se enfrentan? Este artículo pretende abordar esta problemática y poner especial énfasis en aquellas organizaciones que se encuentran en el sector cultural dentro de la Administración Pública, como son las Bibliotecas, Archivos y Museos. Para ello se analizará el informe Fesabid «Las bibliotecas públicas en España: diagnóstico tras la crisis económica» y el informe de Esade «Administración 2030: Una visión transformadora. Propuestas para la próxima década».

La Administración Pública actual en España está sometida a tensiones con diferentes variables que la están afectando a las demandas por parte de los ciudadanos y también al modelo de interacción entre las mismas, debido fundamentalmente a distintas razones como pueden ser:

1. El envejecimiento progresivo de la población, y en consecuencia de los profesionales de la administración que también tienen una tasa de envejecimiento y no reposición preocupante. Entre el 2000 y el 2025 la población de más de 80 años se habrá triplicado.
2. La atomización de la cosa pública que muchas veces dificulta encontrar un camino simple y ágil para tratar al ciudadano con la administración, haciendo que todas las listas de múltiples administraciones concentren en una única voz la posibilidad de interactuar con el ciudadano.
3. La creciente demanda de los servicios públicos siendo los ciudadanos cada vez más exigentes, y también el aumento de los desequilibrios entre los ciudadanos y las administraciones que les dan servicio.

Profundizando en el sector de la Cultura, he seleccionado la parte que corresponde al mundo de las Bibliotecas, Archivos y Museos, el cual sufrió un mayor impacto a nivel de desinversión y disminución en los Presupuestos Generales del Estado entre los años 2010 y 2016. De hecho, de acuerdo al informe Fesabid sobre las Bibliotecas Públicas, varios son los datos que llaman la atención y demuestran este impacto:

1. Reducción de 251 bibliotecas públicas en este periodo.
2. Reducción de la inversión de 24,1 millones de euros en el periodo 2012-2016.
3. Casi un millón y medio de personas (1.480.453) NO pueden acceder al servicio bibliotecario en municipios pequeños de 400 hasta algunos casos 10.000 habitantes.
4. El Presupuesto de Cultura del 2008 al 2013 sufrió una caída media del 44 %, en donde la partida respecto a las bibliotecas y museos desciende aproximadamente un 22 %

Por ejemplo, un análisis del impacto del 2010-2016 entre la media de las bibliotecas públicas a nivel nacional y la mayor red de bibliotecas públicas perteneciente a la comunidad autónoma de Andalucía confirma algunos desequilibrios entre la media española y la media andaluza.

Los datos hablan por sí solos, respecto a la diferencia de la mayor red que en muchos casos no cuenta en gasto corriente, préstamos, visitas por habitante no supera un 50 % de la media nacional. Deseo apuntar que la media de valoración social en el año 2017 es similar, y eso es como consecuencia de la implicación de los bibliotecarios públicos que, a pesar de la disminución de la inversión y disminución de gasto importante en estos años, han sabido continuar motivados con una implicación admirable comprometida con la visión de las bibliotecas públicas en cuanto al fomento de la lectura pública, así como que la biblioteca pública sea un centro de cultura de acceso público y universal a la ciudadanía independiente del nivel social, cultural o económico.

Respecto al sector de los Museos, la digitalización de sus colecciones nos muestra a través de una comparativa (entre los 10 museos más importantes del mundo) cuántos registros y objetos digitales se encuentran disponibles a través de Internet para cualquier ciudadano del mundo que tenga posibilidad de acceder a la red:

Apuntar que se estima que el Museo del Prado en el año 2018 ha supuesto una inyección en la economía española de aproximadamente 745 millones de euros, de acuerdo al informe de EY presentado por el socio responsable del estudio Alberto Castilla y que supone 16 veces más que el presupuesto anual de ese mismo año.

Una aportación que, según destacó el director de la institución, Miguel Falomir, este miércoles durante la presentación del documento, es 16 veces mayor que el presupuesto total del museo, que en 2018 se situaba en los 45 millones de euros.

La tecnología en las organizaciones y en el sector cultural

Las organizaciones han cambiado gracias a la tecnología en los últimos 40 años debido a tres inventos fundamentales, y que han supuesto un cambio social, económico y cultural, como han sido:

1. El invento del ordenador personal, allá por 1975 por IBM.
2. La aparición masiva de Internet en 1991 y de la web.
3. La aparición del teléfono inteligente y poder garantizar la movilidad como un hecho para el acceso a la información: IPhone en 2007.

Estos cambios en la tecnología han hecho que la sociedad cambie sus hábitos, sus maneras de comunicarse y también la manera de acceder y tratar la información, así como procesos, documentos, y todo lo que nos relaciona en nuestra vida personal y laboral.

Por otro lado, las organizaciones, y gracias a estos cambios en la tecnología, han podido mejorar la eficiencia de una manera exponencial en cuanto a procesos, interacción entre los trabajadores y la relaciones entre los clientes y los proveedores.

En el caso del sector de la Cultura, estos cambios en la tecnología han hecho que la información que estaba concentrada en los museos como son las colecciones y las obras de arte, o los libros o documentos que están en las bibliotecas, o también la documentación pública que se encuentra en los archivos pueda ser buscada y descargada a través de Internet en los últimos 20 años de manera espectacular.

Con la aparición del teléfono inteligente y tablets el concepto de movilidad sumado al de acceso universal a la información hace que a través de las aplicaciones informáticas podamos acceder desde cualquier dispositivo no solo a cualquier información publicada, sino que los trabajadores de las organizaciones podamos trabajar desde cualquier lugar con las aplicaciones corporativas desde cualquier lugar como si estuviéramos en nuestro puesto de trabajo (descripción de fondos documentales, descripción de obras de arte, introducción de datos de libros físicos o electrónicos, descarga de copias de documentos históricos,….).

Esto también beneficia a los trabajadores del sector de la Cultura, y especialmente los que trabajan en bibliotecas, archivos y museos. Un ejemplo importante es el catálogo colectivo de la Red Española de Bibliotecas universitarias (REBIUN) que permite importar cualquier registro bibliográfico que se encuentre en el catálogo e introducirlo al sistema particular de la biblioteca evitando tener que escribirlo manualmente con una ventaja en eficiencia y tiempo.

Reto de la Cultura para beneficiarse de la tecnología

El sector de la Cultura puede beneficiarse a través de la tecnología para mejorar las demandas de los ciudadanos, así como de los trabajadores de las instituciones con distintas funciones.

1. Mayor acceso a la información y trámites, haciendo más sencillo, ágil y con un retorno de la inversión respecto a la inversión realizada.
2. Digitalización de documentos que tienen que garantizarse su preservación por la importancia documental y por su valor histórico.
3. Mejora de procesos ágiles que disminuyen la burocratización y mejoren la tramitación de determinados procesos:
   • Profesionales: Trámites electrónicos (creación registros bibliográficos, descripción automática de fondos…)
   • Ciudadanos: descarga de libros electrónicos, acceder a los documentos críticos.

La administración pública y el sector de la Cultura tienen la oportunidad de afrontar los siguientes retos y desafíos de aquí hasta el 2030:

1. Visibilidad y comunicación ajustada a los retos actuales de los ciudadanos.
2. Nivel de servicio excelente y sostenibilidad de los servicios públicos prestados.
3. Cercanía y lenguaje segmentado a toda la ciudadanía, qué se puede ofrecer y para qué.

Para ello la Administración requiere que trate al sector de la Cultura como un sector que tiene un retorno respecto a la inversión realizada, así como el establecimiento de unos indicadores a largo plazo que permiten comparar este sector con unos ratios que puedan contribuir a establecer unos objetivos, visión y misión acordes a una estrategia de políticas culturales.

Los factores de inversión, sostenibilidad y racionalización son variables que tienen que estar dentro del sector de la cultura, así como transparencia y rendición de cuentas respecto a la inversión realizada, retorno de la inversión y beneficios sociales obtenidos tras estas inversiones. Algunas recomendaciones para mejorar estos indicadores pueden venir de colaboraciones entre las empresas y la administración pública, a través de una mejora respecto a la actual ley de mecenazgo que puede ser poco ambiciosa respecto al alcance definido. Puedo sugerir indicadores relacionados con:

1. Indicadores de cohesión social respecto a la localización.
2. Indicadores de fomento de la lectura segmentado en lectores, usuarios físicos y virtuales.
3. Creación de catálogos de contenidos educativos junto a los colegios y universidades públicas próximas para poder acceder desde los catálogos colectivos de las bibliotecas a mayor número de contenidos.

Otra recomendación puede ser como con los compromisos de los Objetivos de Desarrollo Sostenibles 2030 que públicamente han sido asumidos por el actual gobierno y que tiene como reto reducir la brecha del acceso a los servicios de las bibliotecas en núcleos pequeños, pues más de un millón y medio de población puede no tener garantizado este derecho básico universal.

Juan Repiso Arteche

Director General de Baratz

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