Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este conocimiento.

Y es que los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información…

¿Se puede pedir algo más? Sí, pero no a los archivos, sino a los gobiernos… y es que les tengan mayor consideración. Mayor consideración que el Consejo Internacional de Archivos (ICA) busca a través de La Declaración Universal sobre los Archivos. Declaración que elaboró en septiembre de 2010 y que fue adoptada por la UNESCO en noviembre de 2011.

La Declaración es un paso importante para mejorar la comprensión y el conocimiento de los archivos entre el público en general y los principales tomadores de decisiones.

En el pasado aniversario de la Declaración, el Presidente del ICA (David Fricker) animó a que todo el mundo firmase online dicha Declaración para mostrar su preocupación por los derechos civiles y el patrimonio documental, además de para apoyar a los archiveros de todo el mundo que trabajan incansablemente para proteger y preservar los archivos para que sean accesibles a las generaciones venideras.

Dicho documento aboga por la preservación y la accesibilidad universal del patrimonio documental mundial. Los archivos protegen los derechos humanos, establecen una memoria colectiva y sostienen gobiernos responsables y transparentes.

La Declaración Universal sobre los Archivos

Cada una de las tres partes con las que cuenta dicha Declaración está formada por seis puntos. La primera parte muestra la importancia de los archivos en la sociedad, la segunda parte muestra el reconocimiento de lo que es (o debe ser) un archivo, y la tercera parte muestra el compromiso que el ICA da a los archivos para trabajar conjuntamente para dotarles de la importancia que se merecen.

La importancia de los archivos en la sociedad

1. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.
2. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación.
3. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.
4. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas.
5. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.
6. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.

La necesidad de reconocimiento de los archivos

1. El carácter único de los archivos como fieles testimonios de las actividades administrativas, culturales e intelectuales y como reflejo de la evolución de las sociedades.
2. El carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz, responsable y transparente, para proteger los derechos de los ciudadanos, asegurar la memoria individual y colectiva y para comprender el pasado, documentar el presente para preparar el futuro.
3. La diversidad de los archivos para dejar constancia del conjunto de actividades de la humanidad.
4. La multiplicidad de soportes en los que los documentos son creados y conservados: papel, audiovisual, digital y otros de cualquier naturaleza.
5. El papel de los archiveros, profesionales cualificados, con formación inicial y continuada, sirven a la sociedad garantizando el proceso de producción de los documentos, su selección y su conservación para facilitar su uso.
6. La responsabilidad de todos – ciudadanos, gestores y responsables públicos, propietarios y/o custodios de archivos públicos y privados, archiveros y otros profesionales del campo de la información – en la gestión de los archivos.

El compromiso conjunto de trabajo en los archivos

1. Se adopten y se apliquen políticas y normas legales en materia de archivos.
2. Todos los organismos públicos o privados que producen y utilizan documentos en el ejercicio de sus actividades valoren y ejerzan eficazmente la gestión de sus archivos.
3. Se doten los recursos adecuados para asegurar la correcta gestión de los archivos, incluyendo profesionales debidamente cualificados.
4. Los archivos sean gestionados y conservados en condiciones que aseguren su autenticidad, fiabilidad, integridad y uso.
5. Los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes sobre esta materia y las relativas a los derechos de las personas, de los creadores, de los propietarios y de los usuarios.
6. Los archivos sean utilizados para contribuir al desarrollo de la responsabilidad de los ciudadanos.

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