El Identificador de volumen es un campo de Absys que permite diferenciar volúmenes de un mismo título. Por ejemplo, gracias a esta funcionalidad, las bibliotecas podrán distinguir entre distintos volúmenes de una colección de cómics, episodios de series en DVD o las entregas de sagas literarias. Descubre cómo aprovechar al máximo el campo Identificador de volumen en Absys.

Es común encontrar en las bibliotecas colecciones de cómics organizadas en varios volúmenes bajo un mismo título. Esta situación se repite al adquirir todos los DVD de una serie de éxito o disponer de una saga que reúne distintos episodios. Lo mismo ocurre cuando el catálogo incluye una monografía dividida en varias partes.

En esta Cápsula, abordaremos las posibilidades que brinda el campo Identificador de volumen en el registro de ejemplares de Absys para realizar reservas, peticiones o préstamos de títulos publicados en múltiples capítulos, tomos o volúmenes. Además, examinaremos las mejoras que la última versión de Absys ha implementado para facilitar operaciones con ejemplares distinguidos.

¿Qué es y por qué es recomendable utilizar el campo Identificador de volumen en los ejemplares de Absys?

Cuando una biblioteca ofrece el servicio de préstamos de sus fondos, es frecuente que en sus parametrizaciones no se contemple la posibilidad de que el mismo lector pueda obtener prestados, a la vez, varios ejemplares iguales de una obra.

Sin embargo, esa decisión puede suponer un inconveniente cuando se intenta prestar o reservar títulos publicados en varios volúmenes. Es ahí cuando entra en juego el Identificador de volumen del registro del ejemplar, que permite poner una marca que permite diferenciar un ejemplar de otros.

Para empezar, vamos a aclarar algunos conceptos y situaciones que se pueden plantear a los usuarios del módulo de Circulación de Absys.

1. Ejemplares idénticos

Ejemplares idénticos son aquellos que están asociados al mismo título y que tienen el campo Identificador de volumen vacío o con el mismo valor.

Por eso, cuando en una biblioteca existe un título que tiene asignadas varias unidades que no corresponden a diferentes volúmenes o tipo de material, se considera que tiene ejemplares idénticos. Por ejemplo, si de una novela de éxito la biblioteca adquiere 2 copias que no se diferencian en nada, tiene 2 ejemplares idénticos.

Si se da la circunstancia de que en la biblioteca existen títulos que se componen de varias partes o han sido publicadas en varios volúmenes, es posible utilizar el campo Identificador de volumen para distinguir esos ejemplares que no son idénticos.

2. Préstamos idénticos

Para los diferentes tipos de lector que pueda tener una biblioteca, por defecto, Absys no deja prestar ni reservar ejemplares idénticos.

Con estas condiciones, un lector no podría pedir prestados los 2 ejemplares del título de Isabel Allende mostrado anteriormente. De manera que el sistema permitiría el préstamo de uno de los ejemplares, pero al intentar grabar una segunda transacción se generaría el siguiente mensaje: No se pueden prestar ejemplares iguales.

Cómo identificar volúmenes en el registro de ejemplares

Para solventar la casuística anterior, es necesario individualizar los diferentes volúmenes, completando el campo Identificador de volumen.

De esta forma, en el supuesto de que en la biblioteca exista una edición de Don Quijote de la Mancha en dos volúmenes y la biblioteca decida que el lector pueda llevarse prestados los dos al mismo tiempo o llevarse en préstamo uno y reservar otro, hay que añadir al registro bibliográfico dos ejemplares diferentes a los que se haya asignado un identificador de volumen (por ejemplo, al volumen I un 1 y al volumen II un 2).

Así los ejemplares ya están marcados como unidades diferentes y el sistema permitirá sumar el préstamo de ambos para el mismo lector.

Préstamos y reservas de ejemplares idénticos sin identificador de volumen

Por supuesto, la decisión final siempre la tomará la biblioteca pudiendo marcar el campo Préstamos idénticos para autorizar esa posibilidad. Como se ha señalado, esta posibilidad se define en el módulo de Mantenimiento, en Tipo de lector.

Si el campo Préstamos idénticos estuviera marcado, sí sería posible que un mismo lector se llevara las 2 copias que la biblioteca ha adquirido de novela del ejemplo.

Préstamos y reservas de ejemplares con identificador de volumen

Ya hemos comentado que, aunque un tipo de lector no tenga permitido el préstamo de ejemplares idénticos, si estos se han distinguido completando el campo Identificador del volumen, será posible realizar varios préstamos o reservas de unidades que están asociadas a un mismo título.

En cualquier caso, en las versiones previas de Absys estas operaciones se encuentran vinculadas al título al que pertenecen los ejemplares. De tal forma que, aunque el sistema permite reservas o peticiones de préstamo de estos títulos con ejemplares individualizados, el contador de Absys registraba solo 1 operación, pues solo es 1 título el comprometido.

Si se decidiera eliminar la reserva de uno de los ejemplares el sistema borraría la reserva del título y, por tanto, no se mantendría la del resto de ejemplares.

Con esa lógica, cuando un lector hace una reserva o una petición sobre varios ejemplares con distinto identificador de volumen, en su contador sólo figura una transacción.

En consecuencia, cuando se activa la reserva de uno de los ejemplares y se presta al lector que lo había solicitado, se mantiene la reserva del segundo ejemplar. Sin embargo, al consultar las reservas del lector no figura ninguna asociada a su persona.

Novedades en reservas y peticiones de préstamo con la nueva versión de Absys

A diferencia de lo descrito anteriormente, la nueva versión del sistema ha introducido mejoras en lo relativo a las reservas de ejemplares de un mismo título con identificadores de volumen diferentes. De tal forma que Absys contabiliza cada reserva de forma independiente.

De esta manera, cada una de ellas se tratará como reserva única permitiendo su eliminación y evitando que la activación o préstamo de uno de los ejemplares suponga que el resto de reservas asociadas al título desaparezcan.

En el mismo sentido, la nueva versión de Absys también permite que un mismo lector pueda realizar peticiones de ejemplares que estén asociados a un mismo título si tienen diferente identificador de volumen.

Por tanto, la nueva versión de Absys ofrece a las bibliotecas la posibilidad de gestionar individualmente reservas y peticiones de préstamo sobre ejemplares que previamente se hayan distinguido. Una funcionalidad que esperamos se ajuste a las características de sus catálogos, ya que de esta forma podrán satisfacer las preferencias y necesidades de las personas que deseen reservar o solicitar títulos que abarcan varios volúmenes de sagas de novelas, cómics o series de TV.

Soledad Domínguez

Técnica de formación

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