En la Universidad Nebrija llevamos mucho tiempo catalogando la producción científica y académica propia de nuestros investigadores, profesores y alumnos. En el año 2008 abandonamos nuestro viejo SIGB (Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria) para abrazar las oportunidades de un nuevo software –AbsysNet– cuyos servicios y posibilidades nos abrían un panorama distinto y prometedor. Además de integrar en él todas las bases de datos complementarias y dispersas de que disponíamos, junto al contenido del sistema, comenzamos a incluir la producción propia que, ya por entonces, despuntaba en cantidad y diversidad, y precisaba de un tratamiento documental. Al provenir de una situación centrífuga de soluciones para las tareas y retos documentales de nuestro servicio, nos resistíamos a una solución tecnológica y documental adicional para este fondo que, con el tiempo, fue haciéndose más digital y menos analógico.

Cuando, en conversaciones con el Vicerrectorado de Investigación, se trató la necesidad de dar más énfasis a la visibilidad de estos trabajos, y de caminar hacia las posibilidades de los modernos repositorios institucionales y de investigación, contemplamos a duras penas la opción de adquirir un software de gestión de repositorios al uso. Esto implicaba una nueva selección de software, un proceso de migración de registros desde AbsysNet y, por supuesto, volver al camino centrífugo de la dispersión de datos en distintas soluciones. Algo en eso no encajaba.

Con la nueva versión 2.2 de AbsysNet, a la que nos actualizamos en el último trimestre de 2017, se abría, sin embargo, la posibilidad de utilizar el protocolo de comunicaciones OAI-PMH (Open Archive Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) que, por medio del procedimiento de recolección de datos, permitiría hacer de AbsysNet un repositorio abierto e integrable en distintos recolectores: un elemento clave para confirmar la naturaleza, en sentido estricto, del Repositorio Nebrija.

Y en ese reto, en ese proyecto, nos hemos metido de la mano de los compañeros de Baratz –propietaria de AbsysNet– durante más de un año de trabajo infinito, que ha consistido no solo en determinar los objetivos –entre ellos y fundamentalmente, dotar a la Universidad de un repositorio de investigación a partir del sistema de gestión bibliotecaria AbsysNet–, sino en depurar los datos y registros bibliográficos existentes, ajustar su estructura, asegurar las condiciones mínimas de calibración documental para garantizar la recolección de registros por parte de recolectores externos, ajustar y configurar el servidor OAI –que trabaja con el protocolo referido– y, finalmente, diseñar una nueva interfaz gráfica –un nuevo OPAC (Online Public Access Catalog)– totalmente configurada para la consulta exclusiva y personalizada de los registros que han de formar parte del repositorio, y que conforman la producción científica y académica propia de la Universidad Nebrija accesible al 100 % desde el propio repositorio, siguiendo el concepto open access.

Las razones por las que seguir usando AbsysNet como repositorio institucional

Además de evitar un contexto centrífugo, ¿qué otras razones nos convencieron para seguir usando un solo software y, por supuesto, continuar adelante nuestra labor de gestión documental con AbsysNet? Por un lado, el convencimiento de que un solo software debía –y de hecho lo hacía– cubrir todas nuestras necesidades al respecto; tampoco precisábamos, de esta forma, migración alguna de datos –con todos sus inconvenientes asociados– y se mantenía la continuidad; los procesos de formación del personal bibliotecario se limitaban a pequeños cambios y ajustes, sin conllevar, en modo alguno, la necesaria adaptación a una nueva realidad en cuanto a procedimientos de trabajo y un nuevo know-how; dispondríamos de un nuevo pero a la vez familiar, en muchos aspectos, OPAC, lo que disminuía también los problemas inherentes a una nueva interfaz gráfica para usuarios finales; la rentabilidad económica de esta opción resultaba más interesante que la perspectiva de invertir en un nuevo software, y sus partidas asociadas de mantenimiento, formación externa, etc.; la necesidad de adaptación al trabajo con el software cliente –interfaz de trabajo de AbsysNet– era nula, pues el sistema no cambiaba en absoluto para el usuario profesional; finalmente, al seguir trabajando con una única solución, no era necesario pensar en integraciones de ningún tipo en cuanto a la presentación o visibilidad de resultados e interfaces para el usuario final, procesos de exportación de datos desde dos soluciones distintas, etc.

¿Qué hemos conseguido, pues, con la consecución de este proyecto y cuáles son las prestaciones alcanzadas? Lo que tenemos a día de hoy es una nueva interfaz gráfica (OPAC) adaptada a las necesidades del repositorio como concepto; una estructura de campos MARC conceptual y funcionalmente adaptada a la naturaleza de datos propios de un repositorio recolectable; la posibilidad operativa y funcional de exportaciones y/o recolecciones en formato tanto MARC como Dublin Core; el uso operativo del protocolo de comunicaciones OAI-PMH para recolecciones, funcional con cualquier repositorio o sistema externo capaz de usarlo y entenderlo; y la integración de registros según su naturaleza en el catálogo convencional (OPAC bibliotecario) y el nuevo catálogo (OPAC repositorio).

Se ha trabajado mucho, mano a mano y entre todos, para definir una organización de la información que facilitara una presentación estructurada automatizable, basada en campos y descriptores unívocos, así como en adaptar los datos y contenidos ya introducidos previamente y desde el año 2008, y presentarlos de una forma específica y ajustada para su disposición en el servidor OAI. Con el nuevo OPAC, se ha posibilitado la navegación concreta por áreas y grupos de contenido, partiendo de la estructuración de campos y datos ya referida, y se han incluido elementos y servicios como la exportación mediante formato RIS (Research Information Systems), formato DC (Dublin Core), Google Scholar, la descarga y visualización instantánea de documentos finales, la presencia de rutas a los registros como el permalink o el código QR (Quick Response) para dispositivos móviles, etc.

Sería imposible dejar de agradecer la sintonía y el clima de trabajo tan favorable, la connivencia entre los equipos de trabajo de Baratz y del Servicio de Biblioteca de la Universidad, y debemos reconocer, especialmente, la labor de Carlos Martínez (Baratz) y Rafael Montoro (Baratz) en los aspectos conceptuales, de diseño, configuración y depuración de los que se han hecho cargo (que son muchos). Tampoco podríamos dejar de reconocer el apoyo de nuestro Vicerrectorado de Investigación, y en especial de Alvaro Bustinduy –Vicerrector de Investigación– firmemente convencido del proyecto, ni de nuestros compañeros de Sistemas, empleados junto a Baratz en la configuración de servidores, o del Departamento de Marketing (Web) implicados en revisar y confirmar la adecuación del nuevo OPAC a las pautas y directrices de estilo fijadas para la Universidad Nebrija y alineadas con su marca.

Y aún esperamos, de manos de todos ellos, la colaboración para caminar hacia la evolución del proyecto y mejorar y asentar los logros conseguidos –para ambas soluciones gráficas de AbsysNet, nuestro OPAC tradicional y el nuevo OPAC del repositorio– como una interfaz todavía más gráfica, un diseño responsive para la navegación en todo tipo de dispositivos, la autogeneración de cubiertas, la visualización mejorada de la información extendida de registros de autoridad, el ensayo de distintas y nuevas formas de visualización, y soluciones específicas en ruta hacia un experimental proceso de autoarchivo. Como se ve, el reto y el proyecto, no han acabado, sino que, prácticamente, acaban de comenzar.

Olga Alvarez y Rafael Jiménez

Servicio de Biblioteca

Universidad Nebrija

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