El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es un reglamento europeo relativo a la protección de datos de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. Una de las novedades más destacadas de la versión 2.3 de AbsysNet es la incorporación de la gestión del RGPD desde el propio Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria, funcionalidad bastante deseada por parte de las bibliotecas y del personal bibliotecario.

Con la implementación de esta funcionalidad por parte de la biblioteca, los lectores tienen que aceptar de manera explícita la política de tratamiento de datos. Hacerlo, o no, va a influir en su relación con la biblioteca, puesto que de otra manera no podrían hacer un uso completo de los recursos de la misma. Así que, si una biblioteca tiene activada la opción de la política del RGPD y el lector no la acepta, este no podrá realizar peticiones, préstamos, reservas, recursos o añadir desideratas. El personal bibliotecario sabrá que un lector no ha aceptado la política RGPD a través de un aviso cuando vaya a realizar las siguientes gestiones: modificación del lector, peticiones, préstamos, devoluciones, reservas, recursos, añadir desideratas y realizar pagos/cobros.

¿Cómo y quién acepta la política RGPD?

Lo puede hacer el propio lector desde el opac o bien cuando acuda al mostrador de la biblioteca y se le da de alta. También puede aceptarla cuando vaya a realizar un préstamo, y no la haya aceptado aún. Ahí el propio personal bibliotecario le facilitará la información pertinente y en ese momento, desde el interfaz profesional, aceptar la política RGPD.

Para que el personal bibliotecario pueda gestionar temas relacionados con RGPD debe tener activado el permiso correspondiente dentro de los lectores:

Una vez implementado el uso del RGPD por parte de la biblioteca y cuando un lector trata de acceder al espacio de Mi biblioteca y no ha aceptado las normas, saltará el siguiente mensaje:

Una vez que pulsa en «Revisar» deberá completar un formulario similar a este:

Haciendo clic en «Revisar política de protección de datos personales» podrá leer todos los detalles del Reglamento General de Protección de Datos aplicado por la biblioteca.

Una vez completados los campos puede acceder como usuario identificado y realizar las acciones permitidas a los usuarios registrados. En caso de no aceptar, cuando se vaya a identificar, se mostrará el siguiente mensaje:

Si el usuario bibliotecario tiene activada la opción de Aceptación de RGPD, ¿qué otras acciones puede realizar?

Trabajar con el RGPD permite también llevar a cabo otras labores relacionadas con los lectores que hasta ahora no se podían realizar. Por un lado, se pueden exportar los datos de los lectores en formato csv (préstamos, peticiones, desideratas…) y, por otro, se pueden eliminar esas relaciones y el propio lector.

1. Exportación de datos de lectores en formato .csv

Para ello existe una entrada nueva en Lectores > Información del Lector > Gestión de datos:

A través del icono que aparece junto a algunas de las relaciones, así como el general del módulo de gestión de datos de lectores, se podrá exportar la información asociada al lector.

Al hacer clic en ese icono se generará un fichero .zip que contiene los ficheros .csv con la información específica de cada relación asociada al lector. Si queremos todos los datos del lector utilizaremos el icono general de la barra de herramientas. Y si queremos un dato concreto de su ficha, utilizaremos el icono situado junto al dato que queremos. En nuestro ejemplo, las desideratas.

2. Eliminación de lectores y sus relaciones

Hasta ahora no era posible eliminar lectores de la aplicación. Había que dejarlos como caducados y poner notas informando del estado del lector. Ahora, si trabajamos con el RGPD se podrán borrar los datos del lector y sus relaciones, y así atender a una petición reiterada de nuestros usuarios.

Aunque se eliminen los datos del lector dentro de la aplicación, se van a guardar de manera anónima, de manera que las estadísticas no se vean afectadas. No todos los bibliotecarios van a poder eliminar lectores, solo aquellos que tengan marcada la opción «eliminar lector» en los permisos de usuarios.

Al eliminar las relaciones del lector se eliminarán los siguientes datos: Reservas, Reservas de recursos, Desideratas, DSI, Listas de distribución, Sugerencias, Opiniones, Enlaces, Listas almacenadas, Objetos multimedia, Cartas, Pagos.

La eliminación del lector hay que llevarla a cabo desde este nuevo apartado de los Lectores > Información del Lector > Gestión de datos, no desde Gestión de lectores. Además, si el lector tiene préstamos y peticiones en curso y/o multas pendientes de pagar, aparecerá un mensaje avisando que no se puede eliminar.

Como muchas otras opciones de AbsysNet (activación del histórico de préstamo, carrusel de portadas en el opac) todo es parametrizable. Es decir, la propia biblioteca puede decidir si utiliza AbsysNet para la gestión de las normas RGPD o bien sigue trabajando con los lectores como hasta ahora y lo gestiona desde fuera de la aplicación.

Almudena Gil Fernández

Técnico de Soporte de Bibliotecas

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