Cada avance tecnológico trae consigo una serie de mejoras para la sociedad, pero también una lista de nuevos términos y conceptos ligados al mismo. Dicha terminología llega rápidamente y trata de hacerse un hueco en el día a día de las personas. Eso sí, con distintos grados de asimilación y conocimiento. De ahí que surjan nuevos diccionarios para facilitar el entendimiento de ciertos vocablos, como es el caso del diccionario sobre la administración electrónica elaborado por Miguel Solano Gadea para la Secretaría General de Administración Digital.

El «Diccionario de conceptos y términos de la administración electrónica», como así se llama este documento, es una recopilación de conceptos y términos que engloban lo estrictamente administrativo y la ‘transformación digital ampliada’ incluyendo la que da soporte a la Administración de Justicia, la sociedad de la información, los contratos públicos, la factura electrónica, el servicio de información inmediata, la firma biométrica, los pagos en diferentes modalidades, el teletrabajo y la telepresencia y hasta procesos aun no regulados como redes sociales, voto, obliteración de documentos, documentos sujetos a condiciones de lectura, etc. Además, incluye todo lo relevante de Transparencia y Buen Gobierno, Protección de Datos, Reutilización de Información del Sector Público, Accesibilidad.

Hace un año hicimos un post en el que enfatizábamos la necesidad de que en la administración pública el archivero tenía de estar presente, y quizás más activamente que en el pasado, en la redefinición de su corpus teórico y la adaptación de las técnicas que emplea, acompasando los cambios a la nueva realidad surgida por el avance inexorable de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación.

Es tal el cambio que supone esa nueva realidad en tanto a la relación de los ciudadanos con la Administración Pública que una ley, en principio tan estable, como la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (1992), necesariamente se transforma. El Consejo de Ministros, en comparecencia del 9 de enero de 2015, ha anunciado dos anteproyectos de Ley (en realidad es la misma ley desdoblada) cuyo fin es conseguir “una administración moderna, ágil, eficiente y transparente«. El Gobierno, en su presentación, ha ido tan lejos como para decir: «La administración será íntegramente electrónica, desaparecerá el papel y estará totalmente interconectada» (lo que no dice, es cuándo). A pesar de la indefinición temporal, se ponen las bases para trabajar con seguridad jurídica.

Esta noticia nos brinda una estupenda ocasión para recordar que todo lo que se tramita en electrónico, se ha de archivar en electrónico. Un archivo electrónico debe tener como objetivo la preservación, conservación y acceso de los expedientes electrónicos surgidos en la tramitación, pero de una forma segura e “interoperable”. Cabría fijar algún punto difuso en la definición de archivo digital o electrónico:

• El archivo electrónico debe estar en una plataforma independiente de las plataformas de producción.
• Debe estar basado en estándares y arquitecturas abiertas (OAIS) para asegurar su perdurabilidad.
• Deben aplicarse políticas de archivo y no de gestión de sistemas informáticos. Si ha de primar alguna especialidad, es la archivística y no la informática la debe pautar las actuaciones; la informática es el medio del que valerse.

Adaptarse a la actual realidad tecnológica por pura eficacia o por necesidad sociológica, y cumplir con la legislación vigente, obliga a las administraciones públicas a una implantación rápida y efectiva de procedimientos en electrónico, de cara a un eficaz, pero efímero, servicio a los ciudadanos y empresas que sean parte interesada en el procedimiento. No parece que se estén teniendo muy en cuenta con la misma rapidez cuestiones más de fondo a la hora de organizar, conservar y preservar la documentación que ya surge en ese entorno electrónico.

Parece claro que hay que redefinir los conceptos, técnicas y procesos relacionados con la gestión documental, pero también hay que recordar que es una obligación legal y una necesidad práctica adaptar y reinventar una metodología archivística que debe variar ciertos esquemas y revisar unos cuantos axiomas para que el servicio de archivo de las administraciones sigan teniendo un lugar preponderante en todo lo relativo a la administración electrónica y, como resultado natural, al archivo electrónico.

Se habla mucho de administración electrónica y poco de archivo electrónico. Se desarrollan programas, plataformas, sedes, etc. para la tramitación electrónica de procedimientos, para su acceso, para la interacción con los interesados, todo lo cual no solo es conveniente sino necesario, pero se sigue olvidando un tanto que la documentación producida por una organización, y más si es pública, no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que archivarla y gestionar al completo su ciclo de vida.

La administración electrónica da la oportunidad al archivo, si no lo había hecho ya antes, de adentrarse en las fases iniciales de la tramitación administrativa, ya que tanto en el registro como en las plataformas de gestión electrónica se incluyen herramientas que siempre ha utilizado el archivero: tipologías documentales, cuadros de clasificación, descripción de unidades documentales, definición de acceso, etc. Pero también cambian ciertos esquemas tradicionales, sobre todo con respecto a:

• la necesaria definición y gestión de los metadatos que se van generando a lo largo de todo el proceso;
• la redefinición del ciclo de vida documental (los plazos de transferencia son otros, incluso la misma transferencia como tal podría dejar de tener sentido);
• el encaje de los nuevos procedimientos en un nuevo calendario de conservación;
• la fiabilidad y seguridad: firma electrónica, sellado de tiempo, etc.;
• la preservación, …

Hay que resolver los problemas que están surgiendo de acceso y de conservación a largo plazo, además de asegurar la fiabilidad y autenticidad (a través de la implementación de plataformas de firma electrónica) de los documentos electrónicos. Hay que tener en cuenta la digitalización de documentos en soporte papel y su incorporación al proceso electrónico. Hay que abordar algo que seguirá existiendo durante largo tiempo, la gestión en este nuevo esquema de un expedientes híbrido que puede combinar distintos soportes y entornos de creación.