El Museo Nacional Centro de Arte Reina Sofía implanta AlbaláNet para la gestión integral de la documentación administrativa que ha generado y custodia de su larga y prolifera trayectoria. AlbaláNet les ofrece un entorno de trabajo para la gestión de todo tipo de documentación de archivo altamente cualificado y apoyado en la normativa archivística nacional e internacional, abarcando los distintos procesos de descripción, clasificación, valoración, circulación, búsquedas y consultas, así como los procesos relacionados con el ciclo vital de la documentación (transferencias y expurgos).

El Museo tiene sus antecedentes en el Centro de Arte Reina Sofía, inaugurado en mayo de 1986 en el antiguo edificio del Hospital General de Madrid. Su finalidad era dar a conocer al público los movimientos artísticos del s.XX mediante la celebración de exposiciones de proyección internacional.

El Archivo Central se crea en 2008 con la finalidad de establecer el Sistema Integral de Gestión Archivística de la institución. La documentación que custodia es fundamentalmente de carácter administrativo, fruto de la gestión ordinaria del Museo y documentación de carácter técnico, generada por las actividades específicas de una institución de estas características.

Se trata fundamentalmente de documentación en soporte papel, pero también en otros formatos, maquetas, cintas de vídeo, disquetes, casetes, DVD, fotografías, planos…

Dispone de un volumen de 2766 unidades descritas, y 5475 unidades inventariadas y pendientes de describir. Además de unas 20 maquetas, y un volumen considerable de planos y fotografías todavía pendientes de identificar, inventariar y describir.

El Arxiu Municipal de Barcelona ya dispone de la nueva versión del gestor integral de centros archivísticos AlbaláNet. La actualización se ha realizado sobre la renovada versión 6.3 de AlbaláNet, y en él se han implantando algunas de las novedades tecnológicas y funcionales que ofrece el software de archivos de Baratz.

En los últimos meses, un equipo colaborativo Baratz-Arxiu Municipal de Barcelona ha llevado a cabo la actualización a la última versión, AlbaláNet 6.3. Proceso complejo y delicado en una red de centros tan amplia y que tiene que ofrecer un servicio constante e ininterrumpido tanto a la Administración Municipal como a la ciudadanía.

El Archivo Municipal de Barcelona atesora la documentación producida por los órganos de gobierno de la ciudad, desde la creación del régimen municipal de Barcelona a mediados del siglo XIII hasta a la actualidad. Además, también es el depositario de fuentes y colecciones de procedencia privada, que complementan y redescubren aspectos concretos y cotidianos de la ciudad.

Todo este patrimonio documental se conserva, clasifica, organiza y difunde con un doble objetivo. Por un lado ayudar a una mayor transparencia, eficacia y eficiencia de la propia administración municipal y, por el otro, garantizar el derecho de acceso a los documentos a todos los ciudadanos y al mismo tiempo promover el conocimiento de la historia de Barcelona y sus barrios.

Fuente: Página web del Archivo Municipal de Barcelona

Actualmente, una red de centros distribuidos por diferentes lugares de la ciudad conforma el Archivo Municipal de Barcelona: el Archivo Histórico de la Ciudad de Barcelona, el Archivo Municipal Contemporáneo de Barcelona, el Archivo Fotográfico de Barcelona, la red de archivos Municipales de distrito, y los archivos centrales de sectores y empresas.

En cuanto a la red de archivos municipales de distrito comentar que fue creada formalmente el año 1988 y que forma parte del sistema archivístico municipal. Sus centros se ocupan de gestionar, preservar y difundir el patrimonio documental de los diez distritos de la ciudad de Barcelona: Ciutat Vella, El Eixample, Sants-Montjuïc, Les Corts, Sarrià-Sant Gervasi, Gràcia, Horta-Guinardó, Nou Barris, Sant Andreu, y Sant Martí

Este patrimonio contiene más de treinta kilómetros de documentos en papel, más de dos millones de fotografías, y miles de documentos gráficos, audiovisuales, electrónicos y sonoros.

Toda esta red es gestionada con AlbalaNet 6.3, cuya arquitectura web y su lógica funcional se adapta perfectamente a un control y una administración centralizada de toda la red, mediante distintos perfiles de funciones, niveles de permisos de acceso, entornos de trabajo adaptados al personal de oficinas y del archivo central.

Cada día nos sorprenden con nuevas ideas —o nuevas versiones remozadas— para revitalizar los servicios de los centros de información en general, y de los archivos y bibliotecas en particular. La definitiva integración de Internet en nuestra vida diaria, la consolidación de la digitalización como método de conservación, difusión y distribución de contenidos —apoyada por una creciente red de repositorios y recolectores— y la expansión de la cultura colaborativa hasta alcanzar un creciente grado de cocreación, están impulsando numerosos proyectos y experiencias destinados a acercar a los ciudadanos a nuevas experiencias y enriquecer su visión de cuanto les podemos ofrecer. Si hace algún tiempo hablábamos de llegar donde se encontrasen nuestros usuarios —en su domicilio,  en su puesto de trabajo, mientras se desplazan…—, la popularización de la práctica de la segunda pantalla nos ha abierto una puerta para introducirnos en las conversaciones generadas, fundamentalmente a través de Twitter, durante la emisión de los programas de televisión con mayor audiencia. No se trata de practicar un spam impertinente, sino de aportar información a ese 60% de usuarios que utilizan Twitter para interactuar en directo sobre contenidos de televisión, un comportamiento que las marcas siguen muy de cerca.

Obviamente, por su potencial, sus herramientas y sus colecciones, los grandes centros son los que se llevan el gato al agua. Aunque el perfil de la Subdirección General de los Archivos Estatales @ArchivosEst rompió el hielo con antelación, será la Biblioteca Nacional de España la que —tras unos escarceos puntuales, como la difusión del codicilo testamentario de Isabel la Católica durante la emisión del último episodio de la serie producida para TVE sobre este personaje de nuestra historia— acaparará la atención de profesionales y público con las acciones de su perfil @BNE_Biblioteca durante la primera temporada de El Ministerio del Tiempo. Con esta práctica, que ha ido perfilando y consolidando progresivamente, la Biblioteca Nacional busca crear una experiencia narrativa que, además de difundir su fondo bibliográfico y aportar información complementaria a la trama televisiva, la sitúe en el seno de una comunidad activa en la que establecer nuevos vínculos y conexiones, como apuntó Ana Carrillo, Jefa de Servicio de Web, Intranet y Medios Sociales, en el blog oficial de la institución.

#TalDiaComoHoy de 1504 moría Isabel I de Castilla. Este codicilo con su testamento lo firmó tres días antes de morir http://t.co/2B2Gk1xK09

— Biblioteca Nacional (@BNE_biblioteca) 26 de noviembre de 2014